Disciplina no Gerenciamento de Projetos

Estava lendo no Blog Voices on Project Management do PMI um artigo sobre disciplina no gerenciamento de projetos e gostaria de compartilhar aqui.

Procure seguir os itens abaixo e garanta o sucesso na gestão de seus projetos:

• Planeje as atividades das próximas semanas de trabalho, de 1 a 2 a frente.
• Verifique as atividades do dia anterior
• Realizar revisões diárias de o que você fez ou deixou de cumprir
• Acompanhe através de seus apontamentos
• Evite perder tempo, tais como conversas não relacionadas
• Prática de permanecer dentro do prazo estipulado para as reuniões, tarefas e atividades
• Mantenha-se responsável por suas próprias entregas usando um documento de Daily Tracker
• Comunique-se com as partes interessadas e patrocinadores regularmente, independentemente dos resultados

Sucesso nos projetos.

Abraços e até a próxima.

Tags nos e-mails

Todo gerente de projetos sabe que comunicação é um dos principais fatores de sucesso ou fracasso de um projeto. E com o crescimento da comunicação utilizado ferramentas eletrônicas, principalmente o e-mail e o constante aumento da quantidade de mensagens indesejadas e entre outras, podem prejudicar seu desempenho.

Uma solução simples que pode ajuda-lo é a adoção de tags nos assuntos das mensagens. Uma tag nada mais é do que uma marcação seguindo uma padronização. Essa técnica já amplamente difundida.

O primeiro passo é identificar seus princpais marcadores. Vamos supor que nosso projeto precisa destacar as mensagens de algumas áreas ou etapas do projeto, como por examplo no caso de um projeto para lançamento de um novo produto, podemos ter:

• Marketing
  
• Design
  
• Comercial
  
• Logistica
  
• entre outros
  

O próximo passo e criar um simbologia que permite criar um identificador personalizado para nossas mensagens. Normalmente é utilizado os colchetes [ e ] para isso. Desta forma poderiamos ter [Marketing], [Design] e por ai vai. Lembre que os espaços antes e após os fazem diferença na tag, principalmente quando for automatizar sua catalogação.

Após a definição, e preciso ser documentado no Plano de Comunicação do projeto, devendo ser divulgado aos membros da equipe, aumentando assim sua eficiência.

Para organizar sua caixa de entrada, procure criar filtro no seu programa de e-mail, movendo as mensagens para caixas especificas sobre o assunto relacionado.

Antes de finalizar lembro que mais que exista um processo definido e automatizado, erros podem acontecer. Por isso faça uma verificação periódica para garantir que nenhuma mensagem tenha sido perdida.

Abraços, sucesso nos projetos e até a próxima.

Dicas para Comunicação em Projetos

Comunicar é preciso. Certamente este é dos pontos mais importantes, não apenas para os projetos, mas para a nossa própria vida. Grande parte do tempo gasto por um gerente de projeto não é utilizado em planejamento, acompanhamento de projeto, projeção dos prazos e custo, mas sim para comunicação, pelo menos deveria ser.

Pelo fato de muitos gerentes de projetos, principalmente em empresas de softwares, costumam vir do corpo técnico da empresa, não possuem as habilidades necessárias para esta rotina e acabam provocando uma comunicação ineficiente ou com ruído, não sendo facilmente compreendida por todas as partes interessadas.

Normalmente quando montamos nosso plano de comunicação, focamos nos métodos tradicionais como a utilização de e-mail, reuniões, envios de relatórios, mas esquecendo da comunicação mais tradicional, que envolve em manter todos devidamente informado sobre o andamento do projeto e não apenas parte do projeto, que é o que acaba acontecendo.

Outro fator que pode comprometer a comunicação são as atividades que acontecem enquanto o nosso projeto evolui, como a liberação de documentos, planejamento de novas fases entre muitos outros. Acredito que para o sucesso do trabalho da equipe, é importante que todos os envolvidos na equipe saibam o que esta acontecendo, valorizando assim o trabalho dos envolvidos.

Afinal, o que normalmente tenho procurado comunicar a minha equipe. Primeiro gostaria de salientar que estou falando de um projeto onde devemos ter aproximadamente 30 pessoas alocadas em diferentes setores, agora imagine em projeto com uma quantidade maior ainda de envolvidos. Bem procuro comunicar reuniões ou ações que temos junto ao cliente, diminuindo assim conversas paralelas (ou telefone sem fio) que podem criar um ruído negativo para o projeto. Sempre o que projeto é citado em evento ou notícia para que todos saibam e valorizem o projeto, entre muitas outras atividades. Também comunico início e termino de fases de projetos, bem como algumas atividades que estão finalizando ou começando.

Para estas atividades podemos utilizar diversas ferramentas, sendo que procuro utilizar as que possam deixar histórico, para que novos integrantes do projeto também possam ler as notícias mais antigas.

Dentre essas ferramentas posso citar:

• Sistema de Notícias – Diversas ferramentas web disponibilizam este recurso, que pode ser integrado a intranet da empresa. Gosto de utilizar estas ferramentas, principalmente por permitir que seja controlado seu acesso, liberando apenas para os integrantes da equipe, ou para todos da empresa.
• Blogger – Outra ferramenta que pode ser utilizado é um sistema de Blogger onde são publicados as informações do projeto, apesar de não permitir restringir as informações apenas para os membros de uma equipe
• Twitter – Ferramenta de Rede Social que permite ao gerente de projeto manter sua equipe informado praticamente em tempo real sobre o que esta acontecendo com o projeto. Recomendo criar um perfil protegido afastando assim curiosos.

O ideal para um projeto é que seja utilizado mais de uma ferramenta, como o Sistema de Notícias para publicações mais extensas e Twitter para ações que estão acontecendo no momento.

Estas foram apenas alguns exemplos de ferramentas que podemos utilizar. Procure conhecer estas e outras e sucesso na utilização em seu projeto.

Abraços e até a próxima.

Perfil e Habilidades do Gerente de Projetos

Sempre estou ministrando cursos internos na empresa que trabalho sobre gerenciamento de projetos, procurando sempre mostrar a importância dentro dos projetos.
Vou compartilhar com vocês um pedaço da apresentação onde falo um pouco sobre as habilidades e perfis necessários para este profissional.
Para evitar confundir o gerente de projeto com um gerente da empresa, chamamos o gerente de projeto de gestor de projetos.

Em breve volto a publicar mais alguns pedaços desta apresentação.

Abraços e até a próxima.

Ferramentas de Comunicação

O ambiente corporativo procura mecanismos para bloquear o acesso a sites ou ferramentas que podem diminuir a produtividade de suas equipes de trabalho, como o Orkut, Youtube, Twitter, MSN entre outros. Sei que alguns lugares, realmente precisam implantar essas medidas por questão de segurança, porém muitas empresas bloqueiam simplesmente devido ao mal uso destas ferramentas, onde os colaboradores passam a maior parte do tempo em bate papo ou sites sociais, deixando de fazer suas atividades ou não prestando atenção, podendo levar ao erro.

Recentemente vi o quanto estas ferramentas podem ser importante para a comunicação entre as equipes e talvez até com o relacionamento com os clientes e fornecedores. Tive uma atividade em que a equipe de desenvolvimento estava em um estado e eu em outro, onde a velocidade com que a comunicação deveria acontecer era a chave para o sucesso do trabalho. Para esta atividade utilizei de um telefone com acesso a e-mail e ao GTalk para poder ficar com contato em tempo integral com a equipe, onde cheguei a mais de 8 horas de atividades com o GTalk em apenas um dia e uma boa quantidade de e-mails trocados. Depois fiquei pensando em como teria conseguido trabalhar se tivesse apenas um telefone ou até mesmo o e-mail, onde conclui que não teria conseguido finalizar o trabalho dentro do tempo.

A utilização de ferramentas como o MSN, GTalk, Skype ou até mesmo o Jabber dentro das empresas podem contribuir de forma bastante significativa para comunicação entre as pessoas. O fato de não ser invasivo como o telefone, agrada na forma de trabalhar, onde posso enviar uma mensagem sem precisar atrapalhar o raciocínio de quem esta do outro lado, o que provavelmente aconteceria com o telefone. Outro exemplo poder ser um pequeno ou médio comerciante que fica em contato com sua empresa durante o dia, sem a necessidade de permanecer na empresa. O uso destas ferramentas também ajudam na redução das despesas com telefone, pois se utilizam basicamente dos pacotes de dados.

Algumas dicas para ajudar na utilização da ferramenta, sem que ela atrapalhe seu trabalho:

• Separe sua vida pessoal da profissional - O ideal é que você tenha uma conta para usar dentro da empresa, apenas contendo as pessoas que realmente precisam entrar em contato com você e outra para o bate papo com seus amigos. Caso não queria ter duas contas, pode informar para as pessoas que esta em horário de trabalho e que entra em contato em um momento mais apropriado;
• Apesar de ser uma ferramentas de comunicação, deixe fechado sempre que precisar se concentrar em alguma atividade, evitando assim interrupções desnecessárias;
• Procure colocar uma identificação profissional durante o uso da ferramenta, pois gatinho87 ou gatamanhosa não ficam legal para a sua apresentação. O mesmo vale para as frases de pensamentos, pois podem ofender ou ser mal interpretado.
• A utilização em dispositivos móveis permitem que você possa ser contactado em qualquer, ou entrar em contato com os membros da equipe, não importando onde você esteja

Com simples ações, podemos transformar estas ferramentas em poderosos recursos para auxiliar nossas tarefas. O mesmo podemos fazer com o uso de sites como Twitter, YouTube e até mesmo Blogs, para a comunicação entre os membros da equipe.

Lembrem-se que manter uma equipe informada do que esta acontecendo dentro da empresa pode ser uma chave para o sucesso do seu negócio.

Abraços e até a próxima.

Captando sua equipe

Saber formar sua equipe é tão importante quanto fazer um bom planejamento de seu projeto. Quando estamos em uma empresa de certo porte podemos contar com o auxilio do setor de RH para nos auxiliar na captação das pessoas que irão formar a equipe do projeto, porém quando a empresa não possui este setor, cabe ao gerente do projeto, ou uma pessoa designada por ele, para realizar esta tarefa.
Selecionar as pessoas para compor nossa equipe de trabalho requer um certo planejamento, permitindo assim que possamos identificar as melhores opções. Este procedimento deve fazer parte do planejamento do projeto, ou se necessário, um projeto a parte. Alguns podem ficar se perguntando porque tanto trabalho, quando seria necessário apenas pedir que as pessoas enviassem o currículo e em seguida realizar uma entrevista com os candidatos. Este pensamento não esta errado, porem pode gerar custos desnecessários ou até compor uma equipe que não seja apropriada, comprometendo seu projeto e até mesmo torna-lo inviável.

Planejamento
Primeiro vamos criar um planejamento para o nosso processo de captação, onde devemos descrever quais os cargos que iremos contratar, bem como as habilidade e competências que estamos procurando. Algumas empresa já possuem essas informações dentro de sua organização. Finalizado este planejamento, devemos criar um cronograma contendo as data para a realização de cada etapa do processo, bem como as pessoas que ficaram responsáveis.

Anunciando
A elaboração do anúncio deve ser em locais ou meios onde teremos mais chances de encontrar do perfil. Lembre que normalmente existe um custo de veiculação do anuncio. Outro ponto importante é que o anuncio deve conter informações importante para quem esta lendo. Um erro comum em projeto é não colocar as habilidades e competências procuradas, o período e forma de contratação entre outras informações. Isso pode ocasionar um aumento de interessados, sendo que no momento da entrevista acabam desistindo por algum não se enquadrarem dentro das expectativas, por exemplo, uma contratação temporária quando o candidato esta procurando um trabalho fixo. Melhor ter 10 pessoas para entrevista com chance de conseguir fechar a equipe do que ter algumas dezenas de candidatos que não satisfazem as expectativas.
Outro ponto importante por parte do candidato é a elaboração de um currículo que incentive o entrevistador a querer chamar você. Se a vaga é para analista de sistema por exemplo, não adianta enviar um currículo com diversas atividades de suporte ou certificação voltadas para sistema operacional. Caso não tenha experiência, mas mesmo assim deseje concorrer, pode ser enviado um carta falando sobre sua formação acadêmica e trabalhos desenvolvidos, podendo anexar uma carta de referência dada por algum professor ou profissional que conhece seu potencial.

A entrevista
Primeiro é preciso organizar uma agenda para que possa ser alocado os candidatos, evitando assim que fique amontoado de pessoas esperando sua vez, parecendo uma sala de espero de médico. Planeje um tempo especifico, tipo 30 minutos ou 1 hora para candidato. Isso permite estabelecer os horários que cada candidato deve comparecer. Reserve um local onde tenha uma pessoa para recepcionar o candidato e um lugar reservado para a entrevista. O ideal é que se evite interrupções como telefone ou baterem na porta, por exemplo. Procure controlar o tempo de forma a não tomar o tempo do próximo candidato, e se for necessário um tempo maior para algum candidato agende um outro horário para uma nova conversa.
Procure criar um roteiro de perguntas e deixe registrado de forma claro as respostas dada pelo candidato. Este procedimento vai ajudar na tomada da decisão das pessoas que serão contratadas.

Encerramento
Após concluir as entrevistas e decidir pelo candidato é a hora de entrar em contato para iniciar o processo de contratação. Muitas empresas acabam esquecendo dos demais participantes do processo de seleção. Entre em contato com os candidatos, eliminando assim as expectativas que possuem em relação a vaga.

Antes de concluir, lembre-se que um processo de captação de pessoas para seus projetos acabam gerando um custo onde devemos ter cuidado para que os resultados de um processo falho acabem comprometendo a evolução do projeto como um todo, sendo necessário novo processos para captar substitutos.
Espero que tenham gostado e até a próxima.

Gerenciando seus e-mails

Hoje em dia o e-mail se tornou um ferramenta fundamental para nossas atividades diárias, seja pela velocidade da comunicação, cada vez mais veloz com o auxilio dos dispositivos móveis existentes.
Por outro lado, a grande quantidade de e-mail que recebemos, acrescidos por correntes e spans, acabam enchendo nossas caixas de entradas, dificultando o gerenciamento dos e-mail.
Diante desta situação procurei diversas formas para gerenciar os e-mails que tenho recebido, principalmente pela quantidade de mensagens diárias, sendo copiado por diversas conversas que acontecem nos projetos. Tenho adotado a algum tempo as técnicas do folder zero onde devemos manter a caixa de entrada sempre zerada e crio pastas onde classifico os e-mail por ações que preciso fazer, como responder, ler depois, acompanhar entre outras. Este procedimento tem me ajudado muito nas atividades cotidianas, porém ainda ficavam muitos e-mails na caixa de entrada aguardado o momento da classificação.
Após um tempo, resolvi criar um filtro para as mensagens, separando a mensagens que venho no campo do para, onde permanecem na caixa de entrada, das mensagens onde venho no campo CC, que guardo na pasta de copiado.
Para os que não conhecem este campo CC, significa Com Cópia, ou seja, o remetente não faz parte do assunto principal, mas que deve ter conhecimento.
Utilizando este simples filtro, consegui separar os e-mails que vem diretamente para mim dos que recebo de conversas entre outras pessoas do projeto mas que preciso ser informado. Estou sempre olhando para a minha caixa de entrada e reservo algumas horas do dia para acompanhar a pasta dos e-mails onde sou apenas copiado.
Apenas um detalhe antes de terminar. Cuidado, pois algum e-mail importante sempre acaba caindo na pasta errada, por falta de atenção, e até mesmo desconhecer a utilidade destes campos.
Abraços e até a próxima.

Áreas de Conhecimento

Desde o começo deste Blog tenho procurado alguns temas relacionados a Gerencia de Projetos, buscando utilizar uma linguagem principalmente para aqueles que estão iniciando ou com algum tempo trabalhando de forma direta ou indireta com projetos.
Percebo que muitos tem um preocupação com prazos (cronograma) e algumas outras áreas e acabam esquecendo de outras importantes, talvez até por não conhecer. Desta forma, neste artigo estarei mostrando as áreas de conhecimento, porém não estarei entrando em detalhes em cada uma, deixando para outros artigos.
O PMBoK define 9 áreas de conhecimento, conforme a figura abaixo.

1. Escopo
Um dos primeiros passos para um projeto é a definição do escopo, ou seja, o produto ou serviço resultado do projeto, lembrando que o mesmo deve ser único. Normalmente o escopo é um documento escrito pelo cliente ou idealizado do projeto, contendo todas as informações necessárias para o desenvolvimento. Além de definir um escopo, é importante também elencar o escopo negativo ou limites do projeto, onde estaremos definindo que pontos o projeto não irá cobrir, evitando assim que durante a execução apareçam pontos importante que não estavam devidamente explícitos. Sabe o que iremos fazer e principalmente o que não iremos fazer é o primeiro passo para o seu projeto.

2. Tempo
Tão importante quanto definir o escopo do nosso projeto é termos conhecimento do tempo necessário para que o mesmo seja concluído. Existem diversas técnicas para o sequenciamento das atividades, como o PERT/CPM. O tempo necessário pode ser um fator de restrição para o nosso projeto, onde teremos que realizar os ajustes necessários para o cumprimento de nossas metas, como diminuição do escopo inicial ou aumentar a quantidade de recursos alocados ao projeto.

3. Custo
Assim como o Escopo e o Tempo, o custo para o nosso projeto se torne realidade é um fator bastante importante, principalmente em momentos de crises como o que estamos passando. Nenhum investidor que ver o seu suado dinheiro indo embora sem saber quando e quanto terá de resultado. Normalmente o projeto inicia com um orçamento definido e devemos tentar alocar nossos gastos dentro desse valor. Existe uma diferença entre custo do projeto e orçamento disponível. O custo é quanto efetivamente iremos gastar para executar o projeto, enquanto que o orçamento é quanto o investidor possui para que o projeto seja executado. É fundamental que seja criado uma balança entre estes dois valores. O Custo encontra-se diretamente ligado ao Escopo e ao Tempo, criando assim a Tripla Restrição dos projetos.

4. Recursos Humanos
Apesar de muitos ligarem os Recursos Humanos apenas a folha de pagamento e questões legais para contratação, este setor é responsável por identificar as pessoas que poderiam estar alocadas ao projeto, treinamentos necessários, bem como capacitações se for o caso. O Setor de Recursos Humanos também deve atuar nos projetos como um setor de psicologia, criando motivação para os envolvidos nos projetos, além de resolver os conflitos que possam ocorrer.

5. Comunicação
Segundo pesquisas, muitos projeto falham ou atrasam seu andamento por problemas decorrentes da comunicação. Por outro lado, essas é uma das áreas que os gerentes de projetos menos se preocupam no momento da elaboração de seu planejamento. Comunicar vai além de simplesmente manter as pessoas chaves do projetos e deve ser muito elaborado, tanto para os envolvidos externos, como sociedade por exemplo, partes interessadas como os investidores do projetos, bem como para os integrantes do projetos, comunicação interna. É necessário dimensionar a comunicação para que não fique sobrecarregada, nem insuficiente.

6. Aquisição
Sempre que o projeto necessitar adquirir um produto ou serviço de terceiro, é necessário fazer um planejamento do que deve ser adquirido, custo, bem quando deve estar disponível para o projeto. As aquisições encontram-se diretamente relacionados com os prazos e custos dos projetos. Se for necessário, também deve ser incluído treinamentos para os envolvidos que iram utilizar os equipamentos.

7. Riscos
A única certeza que temos ao iniciar um projeto é de que alguma coisa vai dar errado. Saber mapear os risco, por menos que seja, bem como definir o impacto que pode causar ao seu projeto é fundamental para um bom planejamento. Não basta apenas mapear, mas saber como evitar ou até mesmo o que fazer caso venha a acontecer é fundamental. Lembre que os riscos podem ter impacto direto com o prazo e custos do projeto, onde devemos deixar sempre uma contingência.

8. Qualidade
Como podemos saber se o projeto encontra-se sendo desenvolvimento dentro dos padrões de qualidade exigidos pelo cliente ou investidor? Devemos ter um planejamento do processo de qualidade que será utilizado pelo projeto. Quando existe uma legislação fica mais fácil de acompanhar, mas caso contrario deve ser criado. Também devemos nos preocupar com o processo de medição que será utilizado em nosso projeto para o acompanhamento de sua evolução.

9. Integração
Por fim, nas não menos importante é a área de integração. Como pudemos observar no texto acima, todas as áreas encontram-se interligadas forma direta ou indireta. Dependendo do tamanho do nosso projeto, devemos planejar como essas áreas devem se comunicar entre si, até porque podem e devem estar nas mãos de várias pessoas.

Espero que este pequeno resumo sobre as áreas de conhecimento do PMBoK possa tê-lo ajudado a conhecer um pouco mais sobre a gerência de projetos.

Abraços e até a próxima.

Twitter como ferramenta para comunicação de projetos

Segundo o PMI do Rio de Janeiro, um dos principais fatores de fracasso para um projeto é decorrente de falha na comunicação entre as partes interessadas e ironicamente, o plano de comunicação não é levado em consideração durante a elaboração do plano de projeto. Elaborar um plano de comunicação é tão importante quanto um cronograma ou custo do projeto e deve envolver todas as partes interessadas. O plano deve prever também a comunicação vertical, ou seja, entre a empresa e o cliente por exemplo, quanto a horizontal, membros do mesmo setor da equipe. É comum ver em projetos, preocupação de comunicar com o cliente, mas acabamos esquecendo de envolver os membros da equipe. Este tipo de comunicação chama-se endomarket e normalmente é utilizado por profissionais de marketing.

Recentemente a rede social Twitter tornou-se bastante popular após sua aparição na TV Globo e por ser utilizada por alguns famosos, como o pessoal do Casseta e Planeta e o Vesgo. O serviço existe a pouco mais de dois anos e funciona como um micro blog onde devemos escrever em até 140 caracteres o que estamos fazendo no momento. Atualmente é utilizado de diversas formas, como cobertura de eventos em tempo real, notícias como o acidente de avião que teve em Nova York ou o terremoto de Roma. A NASA também utiliza este serviço para manter informações sobre o astronauta Mike Massinino Também é bastante utilizado para comunicação entre pessoas, onde podemos lanças uma pergunta para os nossos seguidores e aguardar por uma resposta.

Por ser uma ferramenta de comunicação bastante versátil e facilmente adaptada para a nossa necessidade, podemos utiliza-la como um dos canais de comunicação para o nosso projeto, tanto para as partes interessadas externas a nossa equipe como para a própria equipe. Claro que existem restrições por parte do serviço, mas para rápidos informativos sobre a evolução, marcos, reuniões entre outros pontos do projeto ela pode ser utilizada atendendo de forma satisfatória. O serviço permite a inclusão de links para páginas externas, onde podemos obter maiores informações sobre o assunto.

No momento da criação da conta do Twitter, que deve ser especifica para projeto, afinal não queremos misturar a vida pessoal do gerente de projeto com a comunicação do projeto, lembrando que esta deve ser planejada no plano de comunicação, devemos atentar para Updates fechados, evitando que pessoas externas ao projeto, acabem lendo informações que podem ser confidências. O serviço pode ser acessado tanto pela WEB, como por programas específicos, bem como através de SMS do celular, tornando assim um importante aliado na comunicação.

Espero que tenha gostado deste post e até a próxima.

Você acredita no que faz?

Você acredita no que faz? Veja mais nesta ótima palestra de Mario Persona.

Espero que tenha gostado e até a próxima

Você conhece o twitter?

Recentemente foi tema da revista Época o serviço de MicroBlog chamado Twitter. Encontrei este vídeo que retrata o funcionamento do serviço.

Em breve estarei falando mais sobre o twitter, uma ferramenta interessante e que pode ser utilizada na comunicação do seu projeto.

Enquanto isso espero você no meu twitter.

Abraços e até a próxima

Livros para Gerente de Projetos

Hoje vou deixar algumas sugestões para leitura de quem esta pensando em iniciar nesta área de gerência de projeto ou preparação para o PMP.

O primeiro é o Project Managment Body of Kwonledge - PMBOK. Este livre possui as técnicas que devem ser utilizadas para a Gestão de Projetos, independente de sua natureza. Encontra-se na 3ª Edição, mas estamos aguardando a chegada da 4ª Edição e suas mudanças. Com esta edição também vai ser alterado o processo de avaliação PMP.

Outro livro que recomendo é o Manual Prático do Plano de Projeto de Ricardo Viana Vargas. A grande dificuldade quando estamos começando nesta área é encontrar modelos dos documentos que iremos utilizar. O próprio autor permite a utilizada dos documento, que vem em um CD, inclusive permitindo alterar, adaptando assim para a sua realidade.

A autora Rica Mulcahy possui diversas publicações voltadas para prepara do PMP.  É um material bastante conceituado entre os gerentes de projetos, MBA e cursos preparatórios.

Caso você tenha algum sugestão de livro, mande um e-mail para brenomachado.aju@gmail.com para que seja publicado aqui.

Até a próxima

Cartão de Visita criando Network

Um dos pilares do empreendedorismo é o relacionamento, ou network como é conhecido mundialmente. Um simples almoço com amigos, festas, sites de rede social, enfim, estamos sempre praticando network e em determinando momento pode nascer a sua grande oportunidade de começar a empreender. Um aliado que temos para o network é o cartão de visita, que apesar de barato, sabendo ser utilizado pode ser muito poderoso.

Não se sabe ao certo a origem do cartão de visita. Uma das possibilidade foi que surgiu durante o século XIX e era utilizado pelas senhoras da sociedade vitoriana em suas visitas, sendo utilizado pelos condutores das carruagens anunciando a sua chegada. Estas senhoras esperavam dentro da carruagem e caso não fosse desejado a visita, iriam embora sem se sentirem constrangidas.

Existem algumas regras que devemos utilizar sempre que se for fazer uso do cartão de visita. A primeira regra é que ele deve ser entregue sempre na apresentação, independente das demais pessoas se manifestarem. Você pode pedir o cartão de visita a qualquer momento, não existe nenhum problema. Devemos guardar o cartões dentro de porta cartão apropriado, o mesmo deve ser feito ao receber o cartão, devendo ser classificado ou guardado em local apropriado. Nunca guarde dentro de carteira ou entregue um cartão amassado ou sujo. Antigamente se dobrava o canto do cartão, mas atualmente também não deve ser feito.

Antes de sair distribuindo seus cartões, vale algumas regras para a elaboração do mesmo. Lembre-se que é a sua imagem e que vai ser levada para outras pessoas, ou seja, você tem que passar a imagem de profissionalismo. Evite colocar clipart no lugar da logo. Contrate um profissional para elaborar a logomarca do seu negócio e até o mesmo o layout do seu cartão. Existem bons profissionais que fazem este trabalhando. Coloque seus dados para contato e cuidado com o e-mail e o site, afinal não fica legal você colocar garanhão@.... ou sarado29@..... O mesmo vale para o site. Crie um e-mail sério e utilize para o seu negócio. Responder o e-mail em tempo hábil também é muito importante.

Além de colecionar é importante gerenciar as informações que estão contidas neles. Pode ser utilizada uma simples planilha no Excel ou BrOffice ou um aplicativo especifico para esta finalidade. Registre informações sobre a pessoa do cartão como o que gosta, hobby, última vez que teve contato, áreas de interesse entre outras informações que você possa considerar importante. Procure também informações como data de aniversário e familiares.

Antes de finalizar, gostaria de lembrar que o network deve ser realizado diariamente e que não é apenas coletar as informações, mas praticar. Tem quanto tempo que você não vê uma determinada pessoa que pode te ajudar no futuro. Que tal marcar um almoço com ele ao invés de simplesmente apenas lembrar quando você estiver precisando.

Utilize os comentários para dizer como você pratica network. Até a próxima.

Festa Infantil

No último artigo desta série, tinha prometido falar sobre o planejamento de uma festa infantil, o que não impede de ser utilizado em outros tipos de eventos similares.

Festa infantil sempre é um momento importante para o familiares e principalmente para a criança, dependendo da idade. Independente da festa, os organizadores, normalmente os pais, de que festa ocorra de forma tranquila e que não deixe faltar nada para os convidados, bastando que para isso seja feito o projeto da festa ou um simples planejamento.

O primeiro passo a ser feito é definir o escopo da festa, contendo informações sobre a quantidade de convidados, o custo da festa e outras informações que sejam relevantes. Neste momento é importante lembra que o custo encontra-se diretamente relacionado a quantidade de pessoas.

É preciso definir a data da festa, e um suposto número de convidado, o local da festa, se os doces e salgados vão ser feitos pelos familiares ou uma empresa especializada, fornecimento da bebida entre outro itens que fazem parte do planejamento. Concluído o planejamento hora de iniciar os trabalhos. Então vamos começar pelos convidados.

Definido a lista de convidados hora de enviar os convites, lembrando que cada um pode levar acompanhantes. Se for necessário podemos pedir uma confirmação para a lista ou limitando por convites individuais. Após confirmado os convidados, é importante verificar com o planejado, fazendo os ajustes necessários ao nosso planejamento, como o local da festa e quantidade de alimentos e bebidas.

Ao confirmar os convidados, lembre de reservar o local da festa, em caso de ser realizado fora de sua casa, bem como o que encontra-se incluso como cadeiras, mesas ,banheiro e suporte para os garçons trabalharem. Não se esqueça dos freezeres para as bebidas e da limpeza do ambiente no dia seguinte da festa no dia seguinte.

Uma sugestão que deixo para o leitor é utilizar um cronograma contendo os marcos do planejamento, evitando que seja esquecido alguma etapa. Lembre de incluir o pessoal que vai fazer a parte de entrededimento como animadores e palhaços, afinal é uma festa infantil, contratação dos serviços necessários como mesa, cadeiras, piscina de bolinhas e tudo mais que tinha sido planejado. Inclua também a entrega e recolhimento deste itens. Estas informações são importantes para evitar surpresa como se preocupar quem vai cuidar de uma piscina de bola localizado na rua após a festa. O ideal é deixar estas informações no contrato ou por escrito pelo menos.

Outro ponto importante é o acompanhamento financeiro. Uma prática comum é dividir a festa entre alguns membros da família. O correto seria fazer o rateio durante a fase de planejamento, de forma que cada parte interessada saiba sua participação financeira e quando será utilizado. Também é recomendado que seja criado um fluxo de caixa. Não se esqueça de realizar a prestação de contas periodicamente e de realizar os ajustes no planejamento, sempre que necessário.

Para finalizar este artigo, gostaria de falar sobre um ponto que considero importante e dentro do mundo dos projetos definitivamente o que leva muitos projetos a cometerem falhas que a comunicação. Quando falo em comunicação, primeiro devemos identificar todas as pessoas que estão direto ou indiretamente relacionados com a festa de aniversário, incluindo desde os parentes mais próximos até porteiros. Vamos imaginar que estamos aguardando a entrega dos salgadinhos para a festa e o rapaz da entrega chega no exato momento que foi necessário se ausentar. Como a empregada não estava sabendo acabou não recebendo a encomenda, ocasionando assim um atraso no planejamento e quem sabe deixar alguns convidados sem o que comer dependendo do horário. Este exemplo, que a principio pode parecer um tanto como fantasioso, ocorreu uma festa de aniversário que fui convidado. Recomendo também criar uma lista contendo todos os telefones necessários, desde as empresas que vão fornecer cadeira, comida e bebida até familiares e pessoas que estão envolvidos, facilitando assim entrar em contato sempre que necessário.

Espero que com estas dicas possa te ajudar no planejamento de suas festas ou eventos. Até a próxima.

Virtualização de Documentos

A primeira vez que tive contato com o termo GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos (maiores informações aqui) foi por volta do ano 2000 em algumas revistas especializadas da época. Se formos recordar os equipamentos que tínhamos naquela época, vamos nos deparar com o seguinte cenário: Computadores pessoais ainda com preço elevado e alto custo de armazenamento (disco rígido), tornando assim inviável sua utilização nas empresas.

Com as facilidade de aquisição das máquinas (computadores, scanners entre outros) e o aumento da capacidade de processamento, juntamente com diminuição do custo de armazenamento (Mb/R$) possibilitou o crescimento deste segmento de software no mercado brasileiro. Atualmente possuem diversas soluções para os diferentes segmentos do mercado.

A virtualização de documentos pode ser utilizada, por exemplo, para:

• Arquivar os documentos dos funcionários da empresa

• Arquivar os documentos de um escritório de contabilidade

• Processos judiciais de um Tribunal

• Processos Administrativos

• Solicitações internas

• Notas de reuniões ou projetos

• entre muitos outros

Após a virtualização dos documentos, começam a aparecer as vantagens, como:

• Facilidade de busca dos documentos, incluindo busca dentro do conteúdo do arquivo

• Redução do espaço físico para armazenamento dos documentos não virtuais

• Qualidade para as pessoas que manipulam os documentos (redução de poeira e doenças)

• Redução do risco de perda do documento

• O documento não se deteriora com o tempo (principalmente extratos bancários e fax)

• e não para por ai.

Os Juizados Especiais da Justiça Federal da 5ª Região possui todo o tramite dos processos virtualizados no Sistema Creta. A justiça Federal realizou o seguinte estudo sobre os processos virtuais (estou apresentando os dados referente apenas aos documentos, não fazendo referencia ao tramite virtual).

Quantidade de Processos	600000
Quantidade de Documentos	9,7 milhões
Tamanho da Base	1,8Tb
Economia em Papel	R$ 8,4 milhões (360 toneladas de papel)

Ao virtualizar os documentos, devemos tomar cuidado com a nossa infra estrutura para armazenamento e manutenção das informações. Veja abaixo alguns cuidados:

• Backup – Sei que você já deve estar cansado de escutar esta palavra. Então elabore um procedimento de backup periódico para garantir que suas informações não fiquem muito tempo desprotegido. Um ponto de falha do backup normalmente é falha na mídia, então faça testes recuperando as informações em outra máquina para garantir que funcionou. Guarde seu backup em local seguro (cofre a prova de fogo) ou até mesmo fora da empresa.

• Segurança da Máquina – Proteja sua máquina e rede dos famosos e indesejáveis vírus, que pode comprometer todas as suas informações. O ideal é que os documentos fiquem em um servidor isolado e em local seguro. Também recomendo o uso de um no-break para evitar problemas com a rede elétrica.

• Segurança Física – Não adianta fazer backup, proteger a máquina se ela fica em um local de fácil acesso na empresa. Procure um lugar mais protegido, porém sem prejudicar a ventilação necessária da máquina, afinal não queremos que durante um sinistro sua máquina contendo todas as suas preciosas informações seja levada pelo sócio.

Espero que tenha gostado e até a próxima.

Planejamento Estratégico - Parte 3/3

Nesta terceira e última parte deste artigo iremos falar sobre plano de ação.

Para a elaboração de um plano de ação, é fundamental saber:

• Quem vai fazer
  
• O que
  
• Quando
  
• e Como
  

Realizado este levantamento precisamos saber se o nosso plano foi bem elaborado. Isso pode ser feito realizado alguns questionamentos.

1. Os objetivos do plano esta claro?
   
2. São específicos?
   
3. São mensuráveis?
   
4. São desafiadores, porém alcançáveis?
   

É possível que você crie seus próprios questionamentos, de acordo com o tipo de plano que você esta elaborando.

Uma vez concluído o plano de ação, não se esqueça de realizar o acompanhamento periódico fazendo os ajustes necessários. Também não se esqueça de comunica o andamento das ações definidas e eventuais mudanças que possam acontecer para todos os interessados, garantindo assim que todos possam colaborar, direta ou indiretamente, para o sucesso de seu planejamento.

Espero que tenha gostado e até a próxima.

Planejamento Estratégico - Parte 2/3

Na continuação de nosso artigo vamos ver algumas técnicas que podemos utilizar para auxiliar em nosso planejamento.

• Analise SWOT
  
• Analise Competitiva - Porter
• Matriz BCG
  

Analise SWOT

História

Dentre essas técnicas vamos fazer uma analise mais aprofundada na Analise SWOT. Não se sabe exatamente quando e por quem ela foi criada. Segundo HINDLE & LAWRENCE (1994) a análise SWOT foi criada por dois professores da Harvard Business School: Kenneth Andrews e Roland Christensen. Por outro lado, TARAPANOFF (2001:209) indica que a idéia da análise SWOT já era utilizada há mais de três mil anos quando cita em uma epígrafe um conselho de Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU, 500 a.C.) Apesar de bastante divulgada e citada por autores, é difícil encontrar uma literatura que aborde diretamente esse tema.

Utilizando a Analise SWOT

Esta analise consiste em dividir o cenário a ser estuda em ambiente externo (oportunidades e ameaças) e interno (forças e fraquezas). Esse cenário é representado pela matriz SWOT, conforme a figura abaixo.

As forças e fraquezas se relacionam entre se e determinam a situação atual do projeto ou negócio, quase sempre, fatores internos, enquanto que as oportunidades e ameaças são antecipação do futuro e estão relacionados a fatores externos.

O ambiente interno é resultado de planejamentos estratégicos de atuação definidos pelos gestores , sendo assim, quando for percebido um ponto forte, ele deve ser ressaltado ao máximo e quando for percebido um ponto fraco, deve-se agir para controla-lo, ou minimizar seus efeitos.

No ambiente externo é totalmente fora do controle de seus gestores, mesmo assim é importante conhecer e monitorar com frequencia de forma a aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças, o que nem sempre é possível, porém pode ser feito um planejamento para minimizar seus efeitos.

A Matriz SWOT deve ser utilizada entre o diagnóstico e a formulação estratégica propriamente dita.

Feito essa analise, estamos prontos para darmos inicio ao planejamento estratégico. Confira este artigo para que você possa entender um pouco sobre plano de ação.

Espero que tenha gostado e até a próxima parte deste artigo.

Planejamento Estratégico - Parte 1/3

Uma das principais ferramentas utilizadas para gerenciamento, seja de projeto ou de um negócio, é o planejamento estratégico. O que é planejamento estratégico? Podemos definir como:

• Ninguém começa uma guerra sem antes definir o que pretende atingir através dela e como pretende conduzi-la nos mínimos detalhes (Carl Von Clausewitz, Da Guerra, 1832)
  
• A arte de vencer o inimigo (Karl Von Clausewitz, 1832)
  
• A arte de vencer o inimigo sem lutar (Sun Tzu, Filósofo e General, China, há 2500 anos atrás)
  
• Estratégia é quando você está sem munição, mas continua atirando para que seu inimigo não saiba (Autor Desconhecido)
  

Para uma definição mais técnica seria:

A orientação para o futuro, visando a interação com o ambiente competitivo da empresa e a otimização dos lucros (Pearce e Robson, 1985)

Podemos notar que o planejamento estratégico esta diretamente ligado a batalhas e que alguns conceitos foram criados por generais. Algumas empresas definem suas reuniões de planejamento como se fosse para uma batalha. A FedEx, por exemplo, utiliza a War Room para definir as próximas estrategias que estarão tomando.

Por ser uma das principais ferramentas para a administração moderna, deve ser elaborado sempre procurando refletir ao máximo as necessidades e limitações, conhecido como cenário. O planejamento estratégico deve ser elaborado para um objetivo definido e o período onde deve ser executado. Como todo planejamento deve possuir um acompanhamento e devidamente comunicado as partes interessados sobre sua evolução.

Alguns exemplos de planejamento estratégico:

• Trilha com amigos
  
• Campanha promocional para uma data comemorativa
  
• Aquisição de uma máquina para uma empresa
  
• Reforma de uma casa
  
• Pescaria no final de semana
  
• além de muitos outros que poderíamos citar
  

Na próxima parte estaremos vendo as técnicas utilizadas para elaboração de um planejamento estratégico.

Espero que tenha gostado, fique a vontade para deixar seus comentários. Até a próxima.

Quem não se comunica se trumbica!

Um dos grande problemas que existe na administração moderna, seja a nível de negócio ou de projeto, é a comunicação entre as partes interessadas. O Velho Guerreiro já dizia que quem não se comunica se trumbica.

Em recente estudo realizado pelo PMI Rio em 2007, 64% das organizações informaram que o principal problema consiste em comunicar. Em 2005 apenas 37% das empresas consideram a comunicação no momento do planejamento, subindo para 67% em 2007.

Para o mundo moderno a informação é o grande diferencial que envolve o sucesso ou fracasso, seja de seu projeto ou negócio. Não basta apenas dispor da informação, mas a velocidade com que recebemos é fundamental nos dias de hoje, porém devemos tomar o cuidado para que o excesso de informação não dificulte o nosso trabalho.

Afinal, o que devemos comunicar e como fazer isso. O primeiro passo é criar um plano de comunicação que deve conter:

1. O que: É importante definir o que queremos comunicar. Caso não consiga descrever é porque provavelmente não é preciso. Um exemplo de comunicação poderia ser: Alteração no escopo do projeto.
   
2. Como: Iremos agora explica como essa comunicação pode deve ser realizada. Ela pode ser através de e-mail, reunião, lembrando de registrar em ata ou memória, comunicados internos dentre muitas formas. Para o nosso exemplo poderia ser: A comunicação deve ser realizada em reunião com as partes interessadas.
   
3. Responsável: Toda comunicação deve ter uma pessoa responsável por esta ação. Poderíamos citar no nosso exemplo:Gerente de Projeto.
   
4. Para Quem: E conseqüentemente possui uma pessoa ou grupo interessado em receber a informação. Exemplo: Alta direção, Gestor do Projeto.
   
5. Periodicidade: Aqui iremos definir o que ira estimular a comunicação. Este pode ser diário, quinzenal, mensal, anual, em uma data definida ou como para o nosso exemplo: Sempre que necessário, uma vez que o evento vai ser ocasionado sempre que for modificado o escopo do projeto.
   

O plano de comunicação uma vez definido deve ser monitorado periodicamente de forma a garantir que esta sendo executado e melhorado, caso seja necessário. Para um melhor gerenciamento da comunicação, organize em pastas, seja físicas no armário ou no seu programa de correio eletrônico. Tão importante quanto comunicar em tempo hábil é conseguir localizar essa informação em nossos arquivos. Não esqueça também de manter cópia dos seus principais documentos, evitando sua perda. No caso de documentos eletrônicos mantenha um processo de backup e recuperação definido e sendo executado diariamente. A perda de uma informação pode comprometer seu negócio.

Para que a comunicação possa ser considerada bem considerada e atingir seu objetivo, é necessário que fique registrada. Evite utilizar comunicações informais, como telefonemas, que apesar de ser intrusivo a pessoa pode não estar totalmente disponível para se concentrar no assunto.

Desejo sucesso nos seus projeto e fique atendo para que suas mensagens cheguem a todos que possam interessar.

Espero que tenha gostado e convido que deixe nos comentários as técnicas de comunicação que você utiliza. Até a próxima.