Cálculo do Valor Agregado

Uma das técnicas para monitoramento e acompanhamento de projetos é a utilização de valor agregado, que com algumas poucas informações podemos avaliar a situação do projeto.

Já tinha publicado aqui um exemplo que utiliza valor agregado para calcular o custo final de um projeto de construção de uma casa, bem com as estimativas de prazos. Confira aqui.

A cálculo do valor agregado é feito basicamente com as informações financeiras de custos planejados e realizados, conforme mostrado na imagem abaixo.

Para facilitar os cálculos, criei uma planilha para auxiliar e estou compartilhando com os leitores do blog.

Caso tenha interesse nesse arquivo, basta solicitar pelo e-mail brenomachado.aju@gmail.com que envio a última versão. Pretendo também criar uma lista de e-mails para enviar a versão atualizada, sempre tiver alguma melhoria.

Caso tenha alguma contribuição, a vontade para colaborar.

Abraços e até a próxima.

Disciplina no Gerenciamento de Projetos

Estava lendo no Blog Voices on Project Management do PMI um artigo sobre disciplina no gerenciamento de projetos e gostaria de compartilhar aqui.

Procure seguir os itens abaixo e garanta o sucesso na gestão de seus projetos:

• Planeje as atividades das próximas semanas de trabalho, de 1 a 2 a frente.
• Verifique as atividades do dia anterior
• Realizar revisões diárias de o que você fez ou deixou de cumprir
• Acompanhe através de seus apontamentos
• Evite perder tempo, tais como conversas não relacionadas
• Prática de permanecer dentro do prazo estipulado para as reuniões, tarefas e atividades
• Mantenha-se responsável por suas próprias entregas usando um documento de Daily Tracker
• Comunique-se com as partes interessadas e patrocinadores regularmente, independentemente dos resultados

Sucesso nos projetos.

Abraços e até a próxima.

Dica GP - Linha de Base

Logo após concluído o planejamento do projeto deve ser criado a linha de base ou Baseline. A linha de base nada mais é do que congelar as infromações no momento que foi finalizado o planejamento e antes de iniciar a execução do projeto,

Deve ser congelado todas as informações relevantes ao projeto e que podem ser utilizadas para acompanhar e detectar eventuais distorções durante a execução. A linha de base jamais deve ser alterada, salvo em caso da necessidade de novo planejamento ou inclusão de novas atividades ao projeto, devendo ser congelado apenas a parte afetada.

As atividades finalizadas também não devem ter suas linhas de base alteradas.

Ferramentas como o MS-Project e o Openproj permitem criar linhas de base do cronograma permitindo assim melhor acompanhamento

Lembre-se, saber a evolução do projeto é apenas um ferramenta para saber o quanto você avançou no projeto, mas sem ter os marcos da linha de base você sabe apenas que andou, mas não consegue medir se esta dentro ou não do que tinha planejado.

Conte sua experiência com linhas de base nos comentários.

Abraços e até a próxima.

Openproj. Será que vale a pena?

Uma das principais ferramentas no planejamento da gestão do projeto é a criação do cronograma. Para os que não são da área, o cronograma é o resultado de um série de atividades começando pela criação da Estrutura Analitica do Projeto, EAP ou WSB. Após isso é definido as atividades, suas estimativas de esforços e por fim seu sequenciamento. Simples.

Quando falamos em criar cronograma, pensamos logo em uma ferramente que podemos utilizar e nos vem a mente o MS-Project. Sempre utilizei essa ferramenta, mas recentemente tive a oportunidade de testar outras existentes no mercado, dando preferencia aos softwares livres. O meu escolhido foi o OpenProj, desenvolvido pela empresa Serena. A versão testada foi a gratuita, mas a empresa também possui versões mais robustas pagas.

Vamos lá. Na criação das atividades, o processo é igual ao utilizado pelo MS-Project. Faltou apenas algumas teclas de atalhos para facilitar o trabalho, como o avanço ou recuo da atividade, devendo ser feito utilizando a barra de ferramenta ou com o mouse. Também não é possível subir ou descer as tarefas com facilidade. Outro ponto que senti falta, foi a possibilidade de ajustar o percentual de alocação do recurso, baseado na duração e esforço.

Um dos ponto que me chamou a atenção na ferramente é visualização do diagrama de rede, EAP e RBS (Estrutura analitica de Recursos). O MS-Project possui a capacidade de visualizar o Diagrama de Rede, mas ou outros dois são necessários softwares de terceiros. O grande diferencial é a possibilidade de modificar o cronograma atravéś dos diagramas. Um exemplo seria criar um sequenciamente de atividades usando o diagrama de redes, sendo refletido na planilha de entrada. Essa possibilidade compensa a falta de alguns recursos, como subir ou desder uma tarefa na planilha de atividades.

Em relação aos relatórios, ele possui apenas os essencias, mas fazem bem seu trabalho, permitindo ordenar, agrupar ou filtras. Não existe a possibilidade de criar ou modificar novos relatórios.

Deixei para o final desse artigo o recurso que mais me chamou atenção que é a possibilidade de utilizar gráficos para o acompanhamento do projeto, entre eles a famosa Curva S. No MS-Project isso é possivel apenas utilizando em conjunto com o Excel, e mesmo assim não achei tão fácil de utilizar.

O grande ponto fraco do Openproj é a falta de documentação para quem esta começando, sendo que a maioria das funcionalidades acabei descobrindo por conta própria.

Muitos artigos pela frente essa ferramenta que acabei adotando para trabalhar com projetos.

Abraços e até a próxima.

Ganhe tempo ao realizar suas atividades

Após ter falado sobre o aprendizado que tive enquanto trocava uma peça do carro, comecei a anotar as diversas lições que temos em nosso dia a dia, e resolvi escrever aqui no blog as lições aprendidas.

Essa história já tem alguns meses e não pretendo entrar em detalhes de local ou pessoas envolvidas. Tudo começou quando resolvi instalar uma câmera de ré no carro. Já tinha trocado o som do carro para um modelo que possuia as conexões apropriadas. Resolvi então comprar a câmera em um loja via internet devido ao preço de oportunidade que encontrei.

Ao chegar o equipamento procurei um loja especializado no assunto para a devida instalação. Levei a câmera para mostrar ao técnico e ver o equipamento adicional e, claro o preço.

De forma bastante rápida, fui informado do valor e combinei o horário para que o serviço fosse executado. No horário combinado levei o carro e começamos o serviço. A primeiro pérola foi quando fui indagado pelo técnico onde estava a broca. Como assim broca? Resultado, após ter que armengar para fazer o furo para instalar a pequena câmera, e antes que perguntem, o acabamento ficou bom, veio a segunda pérola. Agora é a vez do cabo e conectores, onde mais uma vez informei que não veio. Pense num profissional que reclamou, pois quem já viu vender um equipamento desta forma e que esses produtos comprados via essa tal de internet não eram confiáveis.

Após essa segunda pérola, veio também a novidade que o valor que tinha sido passado não contemplava esse material, e que teria que comprar por fora. Resultado, paguei mais uma quantia na aquisição desse material.

Devido a essas pequenas pérolas, acabou dilatando, e bem, o tempo necessário para realizar o serviço, além de atrasar outros que ainda estavam na fila.

Essa história que contei, muito de vocês também podem estar se vendo em situações parecidas, pois não foi um fato isolado, e sim parte do cotidiano de muitos trabalhadores.

Antes de começar uma atividade planeje o que vai fazer, como fazer e o que vai precisar. O tempo que você vai gastar para fazer deve ser o resultado deste planejamento acima, inclusive no caso de não ser possível realizar neste intervalo, podendo assim fazer os ajustes necessários. Caso seja possível, utilize um cronometro com intervalos definidos para ir acompanhando o progresso do trabalho. Outra sugestão para manter o foco no tempo é a utilização de um time conhecido como egg time.

Planeje antes de executar e realize suas atividades dentro do prazo. Fazendo isso você vai perceber que o dia vai render e junto uma sensação de bem estar, pelo dever cumprido.

Você possui alguma história parecida ou quer compartilhar como você planeja suas ativdades, fique a vontade para deixar nos comentários abaixo.

Abraços e até a próxima.

Folgas do Projeto no MS-Project

Planejar um projeto vai muito além de colocar atividades sequenciadas dentro de um cronograma com seus respectivos recursos. Consiste em analisar e criar cenários procurando uma melhor estratégia para o projeto. Um dos recursos que temos é o calculo da folga entre atividades, onde podemos identificar momentos ociosos dos recursos, permitindo assim até uma melhor realocação.

No MS-Project temos este recurso, apesar de ser desconhecido de muitos. Vamos criar um projeto exemplo, conforme mostrado abaixo.

Diante deste cenário proposto, podemos obter a folga do projeto adicionando uma coluna. Para que não sabe, clique sobre o título da coluna onde deseja-se adicionar e clique com o botão direito e em seguida escolha a opção a inserir coluna. Escolha a coluna Margem de Atraso Permitida. Será incluindo esta coluna contendo informações sobre a folga entre as atividades do projeto. Veja o exemplo a seguir.

Lembrando que as atividades com folga zero é onde devemos garantir que sejam realizadas dentro do prazo estabelecido, não comprometendo a finalização do projeto. Normalmente fazem parte do caminho critico.  As demais atividades possuem uma folga que permite que o seu atraso não interfira com o projeto.

Outra informação que precisamos é a Folga Total do projeto, ou seja, o quanto uma atividade pode atrasar sem comprometer as demais atividades. Seguindo o procedimento anterior, adicione o campo Margem de Atraso Total. Veja o exemplo a seguir.

Sem estas informações um gerente de projeto não sabe onde deve concentrar seu esforço para garantir que as atividades sejam concluídas dentro do prazo estabelecido e consequentemente não atrase a entrega do projeto.

Abraços e até a próxima.

BrOffice e Gerencia de Projetos

Para que não conhece, deixo a dica como um substituto ao Microsoft Office a ferramenta BrOffice. Em um breve resumo, é uma suite que contém:

• Editor de Texto compatível com o Word
• Planilha de Cálculo compatível com o Excel
• Apresentação compatível com o Power Point
• Desenho vetorizdo
• Gerenciador de Banco de Dados que utiliza driver JDBC ou ODBC integrado com os demais módulos
• entre outros

Mantido pelos colaboradores do BrOffice.org no Brasil, sendo que o mesmo é baseado no OpenOffice.org. A equipe brasileira mantém um conjunto de documentos chamado de Escritório Aberto para que as empresas, profissionais liberais ou pessoas físicas possam utilizar como início de seus trabalhos.

Encontrei dentro do Escritório Aberto alguns documentos que podem ser utilizados por gerentes de projetos para o planejamento e acompanhamento de seus projetos, alguns chegando a substituir algumas ferramentas de cronograma como MS-Projeto, de forma básica. Veja algumas delas abaixo.

Cronograma

Ferramenta simples, mas permite o controle de horário e feriados durante o planejamento das atividades

Diagrama de Gantt

Um pouco mais elaborado, permitindo a visualização do Gráfico de Gantt, utilização de cores de acordo com o percentual de execução entre outros recursos.

Gerenciador de Projetos Gantt

Outra ferramenta que pode ser utilizado em diversos tipos de projetos desde uma reforma no escritório até o desenvolvimento de softwares ou implantação de planta industrial. 

As imagens são do próprio site do BrOffice.org, mas já tive a oportunidade de utilizar alguns destes documentos para pequenos projetos, atendendo sem nenhum tipo de restrição e por ser um documento aberto, pode ser modificado para atender de forma especifica sua necessidade.

Confira as demais clicando aqui.

Abraços e até a próxima.

E se programadores construissem aviões?

Neste vídeo da EDS, empresa líder mundial na área de terceirização, mostra como seria se programadores construissem aviões.


Procurando, encontrei este curioso vídeo que mostra como realmente são construídos os aviões.

Uma arte em planejamento e execução de projeto, pois a construção de cada avião é um grande projeto.

Espero que tenha gostado e até a próxima

Fazer o que precisa ser feito

Entre os anos de 1508 e 1512, Michelangelo pintou o teto da Capela Sistena, ofuscando assim a obra de diversos outros pintores da empresa. Mas será que no mundo moderno podemos esperar tanto tempo para concluir nossos trabalhos? Estamos vivendo em mundo cada vez mais competitivo e veloz, onde a satisfação de nosso cliente é basicamente fazer aquilo que ele necessita.
Existe uma diferença entre fazer bem feito e fazer o que realmente precisa ser feito e dentro de um valor previamente acertado. O que acaba acontecendo com algumas pessoas é a buscam pela perfeição e isso pode acabar gerando um custo adicional que não estava previamente dentro da proposta inicial. Para resolver este problema, é preciso ter um escopo bem definido do produto que será entregue.
Vamos imaginar que você foi contratado desenvolver uma pequena aplicação onde deve ser informado o valor do salário e calcular o valor a ser descontado do INSS e do IRRF, bem como o salário liquido. Caso o cliente não informe se é para ambiente WEB, apenas desktop ou até mesmo para celular, você pode fazer utilizando qualquer tecnologia, pois não possui nenhum tipo de restrição de ambiente. Agora, o cliente disse que será utilizado no desktop da mesa de trabalho dele, ai temos agora uma restrição de ambiente.
Você decide que vai ser feito utilizando a linguagem Java, mas que vai criar um ambiente super bonito para o programa, utilizando efeitos de menus, janelas explodindo entre outras coisas e resolve cobrar de seu cliente por isso. O que pode acontecer é que seu programa fique caro e ele resolva contratar outra pessoa que acaba ficando dentro que ele tinha planejado.
Onde foi o erro neste caso? Simples, você acabou fazendo o mais do que ele tinha necessidade, onerando assim o seu trabalho. Outro erro comum é o contrário, o programador passa um valor baixo e acaba adicionando funcionalidades ou recursos, diminuindo assim o seu lucro e até mesmo deixando o projeto no vermelho.
Saber compor o custo de um projeto é muito importante, pois assim você consegue cobrar um preço justo por um serviço justo e não se esqueça que tudo que foi colocada a mais do que é pedido acaba gerando despesa para algum dos lados.
Apenas para motivar o pensamente, o que eu faria com este pequeno aplicativo para calcular salário seria criar uma planilha com o Excel ou OpenOffice personalizada para atender esta necessidade do cliente.
Abraços e até a próxima.

Áreas de Conhecimento

Desde o começo deste Blog tenho procurado alguns temas relacionados a Gerencia de Projetos, buscando utilizar uma linguagem principalmente para aqueles que estão iniciando ou com algum tempo trabalhando de forma direta ou indireta com projetos.
Percebo que muitos tem um preocupação com prazos (cronograma) e algumas outras áreas e acabam esquecendo de outras importantes, talvez até por não conhecer. Desta forma, neste artigo estarei mostrando as áreas de conhecimento, porém não estarei entrando em detalhes em cada uma, deixando para outros artigos.
O PMBoK define 9 áreas de conhecimento, conforme a figura abaixo.

1. Escopo
Um dos primeiros passos para um projeto é a definição do escopo, ou seja, o produto ou serviço resultado do projeto, lembrando que o mesmo deve ser único. Normalmente o escopo é um documento escrito pelo cliente ou idealizado do projeto, contendo todas as informações necessárias para o desenvolvimento. Além de definir um escopo, é importante também elencar o escopo negativo ou limites do projeto, onde estaremos definindo que pontos o projeto não irá cobrir, evitando assim que durante a execução apareçam pontos importante que não estavam devidamente explícitos. Sabe o que iremos fazer e principalmente o que não iremos fazer é o primeiro passo para o seu projeto.

2. Tempo
Tão importante quanto definir o escopo do nosso projeto é termos conhecimento do tempo necessário para que o mesmo seja concluído. Existem diversas técnicas para o sequenciamento das atividades, como o PERT/CPM. O tempo necessário pode ser um fator de restrição para o nosso projeto, onde teremos que realizar os ajustes necessários para o cumprimento de nossas metas, como diminuição do escopo inicial ou aumentar a quantidade de recursos alocados ao projeto.

3. Custo
Assim como o Escopo e o Tempo, o custo para o nosso projeto se torne realidade é um fator bastante importante, principalmente em momentos de crises como o que estamos passando. Nenhum investidor que ver o seu suado dinheiro indo embora sem saber quando e quanto terá de resultado. Normalmente o projeto inicia com um orçamento definido e devemos tentar alocar nossos gastos dentro desse valor. Existe uma diferença entre custo do projeto e orçamento disponível. O custo é quanto efetivamente iremos gastar para executar o projeto, enquanto que o orçamento é quanto o investidor possui para que o projeto seja executado. É fundamental que seja criado uma balança entre estes dois valores. O Custo encontra-se diretamente ligado ao Escopo e ao Tempo, criando assim a Tripla Restrição dos projetos.

4. Recursos Humanos
Apesar de muitos ligarem os Recursos Humanos apenas a folha de pagamento e questões legais para contratação, este setor é responsável por identificar as pessoas que poderiam estar alocadas ao projeto, treinamentos necessários, bem como capacitações se for o caso. O Setor de Recursos Humanos também deve atuar nos projetos como um setor de psicologia, criando motivação para os envolvidos nos projetos, além de resolver os conflitos que possam ocorrer.

5. Comunicação
Segundo pesquisas, muitos projeto falham ou atrasam seu andamento por problemas decorrentes da comunicação. Por outro lado, essas é uma das áreas que os gerentes de projetos menos se preocupam no momento da elaboração de seu planejamento. Comunicar vai além de simplesmente manter as pessoas chaves do projetos e deve ser muito elaborado, tanto para os envolvidos externos, como sociedade por exemplo, partes interessadas como os investidores do projetos, bem como para os integrantes do projetos, comunicação interna. É necessário dimensionar a comunicação para que não fique sobrecarregada, nem insuficiente.

6. Aquisição
Sempre que o projeto necessitar adquirir um produto ou serviço de terceiro, é necessário fazer um planejamento do que deve ser adquirido, custo, bem quando deve estar disponível para o projeto. As aquisições encontram-se diretamente relacionados com os prazos e custos dos projetos. Se for necessário, também deve ser incluído treinamentos para os envolvidos que iram utilizar os equipamentos.

7. Riscos
A única certeza que temos ao iniciar um projeto é de que alguma coisa vai dar errado. Saber mapear os risco, por menos que seja, bem como definir o impacto que pode causar ao seu projeto é fundamental para um bom planejamento. Não basta apenas mapear, mas saber como evitar ou até mesmo o que fazer caso venha a acontecer é fundamental. Lembre que os riscos podem ter impacto direto com o prazo e custos do projeto, onde devemos deixar sempre uma contingência.

8. Qualidade
Como podemos saber se o projeto encontra-se sendo desenvolvimento dentro dos padrões de qualidade exigidos pelo cliente ou investidor? Devemos ter um planejamento do processo de qualidade que será utilizado pelo projeto. Quando existe uma legislação fica mais fácil de acompanhar, mas caso contrario deve ser criado. Também devemos nos preocupar com o processo de medição que será utilizado em nosso projeto para o acompanhamento de sua evolução.

9. Integração
Por fim, nas não menos importante é a área de integração. Como pudemos observar no texto acima, todas as áreas encontram-se interligadas forma direta ou indireta. Dependendo do tamanho do nosso projeto, devemos planejar como essas áreas devem se comunicar entre si, até porque podem e devem estar nas mãos de várias pessoas.

Espero que este pequeno resumo sobre as áreas de conhecimento do PMBoK possa tê-lo ajudado a conhecer um pouco mais sobre a gerência de projetos.

Abraços e até a próxima.

Livros para Gerente de Projetos

Hoje vou deixar algumas sugestões para leitura de quem esta pensando em iniciar nesta área de gerência de projeto ou preparação para o PMP.

O primeiro é o Project Managment Body of Kwonledge - PMBOK. Este livre possui as técnicas que devem ser utilizadas para a Gestão de Projetos, independente de sua natureza. Encontra-se na 3ª Edição, mas estamos aguardando a chegada da 4ª Edição e suas mudanças. Com esta edição também vai ser alterado o processo de avaliação PMP.

Outro livro que recomendo é o Manual Prático do Plano de Projeto de Ricardo Viana Vargas. A grande dificuldade quando estamos começando nesta área é encontrar modelos dos documentos que iremos utilizar. O próprio autor permite a utilizada dos documento, que vem em um CD, inclusive permitindo alterar, adaptando assim para a sua realidade.

A autora Rica Mulcahy possui diversas publicações voltadas para prepara do PMP.  É um material bastante conceituado entre os gerentes de projetos, MBA e cursos preparatórios.

Caso você tenha algum sugestão de livro, mande um e-mail para brenomachado.aju@gmail.com para que seja publicado aqui.

Até a próxima

Modo Off-Line

Está semana estive envolvido com um treinamentos para um cliente, onde observei que algumas pessoas não conseguem ficar desconectado de suas atividades. Sei que temos atribuições que demandam cada vez mais do nosso escasso tempo.

A tecnologia tem avançado muito nos últimos anos possibilitando levar o nosso trabalho praticamente no bolso, graças aos nossos potentes smart phones.

Sei que a necessidade de levar o trabalho para casa é antiga, porém hoje estamos integrando em nossas vidas. Recentemente publiquei aqui no blog um artigo sobre computação nas nuvens onde apresentei algumas soluções para montar nosso escritório móvel, o que possibilita que continuemos a ler nossos e-mail independente de nossa localização ou editar um documento ou planilha em qualquer computador.

Algumas empresas procuram incentivar seus funcionários a deixarem suas atribuições na empresa ao irem para suas casas, seja para diminuir o excesso de trabalho melhorando assim a saúde da sua equipe ou procurando criar uma rotina de trabalho melhor optimizada, reduzindo assim as distrações.

Afinal, quais os motivos que levam a transforma nossas vidas em uma extensão do trabalho?

Algumas pessoas procuram optimizar seu dia, de forma a distribuir melhor seus atividades. Um exemplo seria um gerente que utiliza parte do dia conversando com suas equipes, fazendo um acompanhamento mas próximo das pessoas e utiliza o período fora da empresa para realizar o trabalho burocrata.

Outros procuram um momento do dia onde encontra-se mais apto para determinados tipo de atividade o que pode acabar sendo de noite ou para alguns madrugada adentro.

Porém existe pessoas que desperdiçam seu tempo com distrações como Orkut ou salas de bate papo, tendo que depois correr conseguir atingir suas metas. Acredito que esses acabam sendo cobrados pelos atraso ou pela qualidade do material produzido.

Veja como você gasta o seu tempo. Se necessário utilize um time sheet para uma melhor análise. Saiba como transformar a tecnologia móvel em um grande aliado. Caso deseje saber mais, existe diversos sites falando sobre computação móvel. Vou disponibilizar em breve uma lista contendo algumas sugestões.

Procure aqui no blog por artigos sobre gestão do tempo.

Até a próxima.

PS.: Este post foi escrito utilizando um smart phone dentro de um táxi enquanto voltava de um cliente para o hotel

Workaholic eu?

Recentemente estava refletindo sobre o tempo gasto do meu dia com atividades relacionadas a trabalho e fique me questionando se realmente seria necessário todo este esforço, chegando a conclusão que estou conseguindo gerenciar de maneira satisfatória e que pretendo aperfeiçoar em 2009.

Antes de continuar, gostaria de explicar que tenho que dividir o tempo para as seguintes atividades: Gerenciamento de Projetos onde trabalho, Consultoria para empresas na área de gestão, Palestras, Projetos Pessoais entre outras atividades incluindo um MBA.

Então, como consigo organizar o tempo para conseguir cumprir? Veja abaixo algumas sugestões:

• Aprenda a dizer não - Sei que para muitos isso é muito difícil, apesar de não parecer essa característica é bastante comum nas pessoas. Quando surgir alguma atividade para ser feita, pense de forma clara se você consegue cumprir dentro do tempo solicitado, não esquecendo as demais tarefa. Caso comprometa comunique que não é possível e se for realmente necessário planeje como vai fazer e realoque as demais atividades. Lembre-se, nunca prometa aquilo que você não vai conseguir fazer.

• Priorize - Sempre que faço o planejamento das atividades levo em consideração quais são as atividades mais importante, seja por prazo ou por qualquer outro motivo. Estas atividades procuro alocar logo no início da semana. Dependendo da atividade, procuro também reservar um horário do dia compatível com o tipo de atividade, por exemplo, se tenho uma atividade que envolve muito raciocínio, reservo a noite e se for o caso me isolo para por concluir dentro do prazo.

• Método - Existem atualmente algumas centenas de metodologias para gestão de tempo. No meu caso não adotei nenhum, mas estudei o que é útil e necessário em alguns modelos e acabei criando um modelo adequado ao meu ritmo de trabalho. Conheço pessoas que utilizam um modelo, como o GTD, e conseguem adaptar a sua rotina.

• Planeje - Tire uma hora da sua semana para fazer um planejamento das atividades. Normalmente reservo o domingo ou o sábado para isso. Primeiro aloco as atividades que possuem hora agendada. Depois relaciono em listas as atividades seguindo o modelo de gestão de tempo que desenvolvi. Crio lista com atividades que devem ser realizadas nas próximas semana, fazendo a devida referencia ao prazos, e o que fica para os próximos meses. O limite do planejamento fica livre. Procuro trabalhar com prazos não superiores a 30 dias, e não deixando de registras as atividades para o período futuro.

• Revise - A única certeza que temos de todo planejamento e de que vai mudar. Por isso é importante revisar o andamento do planejado, fazendo com que seja ajustado de acordo com a evolução do planejamento. Esteja também preparado para os riscos que podem acontecer como o reagendamento de uma reunião ou cancelamento de uma atividade que comprometa o seu planejamento.

• Seja mono tarefa - Vivemos em um mundo dominado por máquinas capazes de fazer várias coisas ao mesmo, como e-mail, instant messenger entre outros, mas lembre-se que somos mono tarefa, ou seja, só fazemos uma coisa de cada vez. Estudos mostram que perdemos 20 minutos quando mudamos o foco de nossa atividade para que o cérebro retorne ao ponto que estava. Dependendo do que estou fazendo, chego a ficar off-line e retiro o telefone do gancho. Com isso você ganha agilidade no trabalho.

• Registre suas atividades – Uma boa técnica para acompanhar seu desempenho é a utilização de um timesheet, que nada mais é do que uma planilha contendo anotações dos tempos gastos com as atividade. Este procedimento pode ser manual utilizado-se de um caderno de anotação, ou informatizado com o uso de uma planilha de calculo ou até mesmo um programa especifico para esta finalidade.

Estas dicas costumo utilizar na minha rotina de trabalho para conciliar as atividades. Antes de encerrar vou deixar mais algumas dicas:

• Planeje dentro de sua realidade - Ao definir suas atividades, um erro bastante comum é criar uma agenda lotada de compromissos, criando assim uma ilusão de que estamos redendo. Lembre-se quantidade não é qualidade e caso realmente sua agenda esteja lotada de compromissos, acredito que é a hora de rever suas atribuições

• Reserve sua hora - Dentro da correria, acabamos esquecendo a atividade mais importante, VOCÊ. Reserve uma hora para ficar com a família, assistir um filme, passear no parque. Tire uma hora para você e lembre de reservar na agenda, da mesma forma que fária com um compromisso profissional.

• Seja objetivo - Analise as atividades que você esta fazendo e veja se realmente precisam ser feitas. Se elas não tiverem um objetivo definido, ou seja, você faz apenas por fazer, não faça. Pode parecer brincadeira, mas perdemos nosso tempo montando um relatorio ou fazendo uma atividade sem nenhuma finalidade, então não faça.

• e a minha melhor dica, as vezes as melhores atividades surgem do nada, sem nenhum tipo de planejamento. São momentos que por algum motivo realizamos algo fora da rotina, como por exemplo, um café com amigos após visita a um cliente que acabou antes do programado, uma ligação de quem você gosta no meio da tarde com um convite para um jantar logo mais, ou seja, não seja tão rígido com as sua atividades planejadas, sempre deixe espaço para os imprevistos.

Assim eu tento controlar um pouco das atividades que tenho durante a minha semana.

Espero que tenha gostado e até a próxima.