Dica GP - Linha de Base

Logo após concluído o planejamento do projeto deve ser criado a linha de base ou Baseline. A linha de base nada mais é do que congelar as infromações no momento que foi finalizado o planejamento e antes de iniciar a execução do projeto,

Deve ser congelado todas as informações relevantes ao projeto e que podem ser utilizadas para acompanhar e detectar eventuais distorções durante a execução. A linha de base jamais deve ser alterada, salvo em caso da necessidade de novo planejamento ou inclusão de novas atividades ao projeto, devendo ser congelado apenas a parte afetada.

As atividades finalizadas também não devem ter suas linhas de base alteradas.

Ferramentas como o MS-Project e o Openproj permitem criar linhas de base do cronograma permitindo assim melhor acompanhamento

Lembre-se, saber a evolução do projeto é apenas um ferramenta para saber o quanto você avançou no projeto, mas sem ter os marcos da linha de base você sabe apenas que andou, mas não consegue medir se esta dentro ou não do que tinha planejado.

Conte sua experiência com linhas de base nos comentários.

Abraços e até a próxima.

Folgas do Projeto no MS-Project

Planejar um projeto vai muito além de colocar atividades sequenciadas dentro de um cronograma com seus respectivos recursos. Consiste em analisar e criar cenários procurando uma melhor estratégia para o projeto. Um dos recursos que temos é o calculo da folga entre atividades, onde podemos identificar momentos ociosos dos recursos, permitindo assim até uma melhor realocação.

No MS-Project temos este recurso, apesar de ser desconhecido de muitos. Vamos criar um projeto exemplo, conforme mostrado abaixo.

Diante deste cenário proposto, podemos obter a folga do projeto adicionando uma coluna. Para que não sabe, clique sobre o título da coluna onde deseja-se adicionar e clique com o botão direito e em seguida escolha a opção a inserir coluna. Escolha a coluna Margem de Atraso Permitida. Será incluindo esta coluna contendo informações sobre a folga entre as atividades do projeto. Veja o exemplo a seguir.

Lembrando que as atividades com folga zero é onde devemos garantir que sejam realizadas dentro do prazo estabelecido, não comprometendo a finalização do projeto. Normalmente fazem parte do caminho critico.  As demais atividades possuem uma folga que permite que o seu atraso não interfira com o projeto.

Outra informação que precisamos é a Folga Total do projeto, ou seja, o quanto uma atividade pode atrasar sem comprometer as demais atividades. Seguindo o procedimento anterior, adicione o campo Margem de Atraso Total. Veja o exemplo a seguir.

Sem estas informações um gerente de projeto não sabe onde deve concentrar seu esforço para garantir que as atividades sejam concluídas dentro do prazo estabelecido e consequentemente não atrase a entrega do projeto.

Abraços e até a próxima.

Dicas para montar um Home Office

O home office ou escritório domestico surgiu da necessidade das grandes corporações em acomodar seus funcionários e ao mesmo tempo reduzir os custos com o escritório. A ideia é acomodar o funcionário na própria residência de modo que possa realizar suas funções, da mesma forma que estaria fazendo na empresa, graças ao advento da tecnologia.

Esse tipo de trabalho pode ser realizado pelos mais diversos segmentos como vendedores, telemarketing, profissionais da área de TI entre muitos outros. Devido a facilidade e redução de custos, muitos profissionais liberais também tem aderido a esta prática, como é o caso de médicos, advogados, engenheiros e outros.

A principal vantagem de se ter um home office é uma melhoria da qualidade de vida, pois não precisamos nos deslocar, fator importante para as grandes cidades. Para montar um home office é preciso definir alguns critérios, até para garantir o sucesso do empreendimento. Alguns deles são:

Ambiente do Home Office

Apesar do seu local de trabalho estar dentro de casa, é preciso criar um espaço separado, como uma sala ou até mesmo parte da casa. Também é importante que tenha um acesso separado para que os clientes possam utilizar, sem ter que passar pela casa para chegar no seu escritório. Procure também ter uma linha telefônica e fax separado, pois o cliente não gostaria de ser atendido por uma criança ou pessoa despreparada. O mesmo vale para a internet, se o seu negócio necessitar de disponibilidade de banda.

Outro fator importante é isolar seu escritório da casa, evitando que crianças ou outras pessoas da família entrem e saiam toda hora, interrompendo o trabalho. Um bom isolamento acústico pode ser necessário. Também é preciso informar aos membros da família sobre a restrição do acesso ao local e contar com a compreensão de todos.

Não esqueça de utilizar móveis de boa qualidade e com ergonomia. Lembre-se que apesar de estar dentro de sua casa, você também deve ter o conforto necessário para trabalhar. O mesmo vale para os itens necessários para o trabalho, como grampeador, computador, telefones e outros, que devem ser utilizados apenas para esta finalidade e não estendido para sua residência.

Horários

Ao montar um home office, a primeira coisa que vem a mente é a flexibilidade de horário, certo? Errado. É preciso criar uma disciplina de horário da mesma forma que teria com uma empresa localizada em outro local. É preciso ter hora para iniciar e terminar o seu expediente, principalmente se envolver atendimento com cliente. Isso não quer dizer que você tenha que cumprir às 8 horas diárias, simplesmente crie um horário e divulgue para seus clientes e cumpra. Ao terminar o horário de expediente, utilize uma secretária eletrônica para receber os recados e evite divulgar a linha telefônica da residência, evitando que o cliente utilize desta alta disponibilidade para ligar em horários inconvenientes.

Despesas

Ao utilizar o mesmo espaço para trabalhar e residir é importante dividir as contas, ou seja, o que será pago pela empresa e o que será pago por você. Isso ajuda na contabilidade da empresa e nos resultados obtidos por ela. Por exemplo vamos utilizar a conta de energia. Ao chegar, deve ser calculado um percentual onde será colocado na contabilidade da empresa e a parte que será pago por você. O mesmo vale para tudo, alimentação, telefone, internet e outros itens utilizados pelo home office. Caso você utilize o seu carro para trabalhos e passeio, também faça um rateio dos gastos, que pode ser proporcional a sua utilização.

Espero que estas dicas ajudem na montagem de seu home office e sucesso com o seu empreendimento.

Até a próxima

Sete Falácias

Recebi este artigo da minha amiga Jusimara,  que foi escrito por Harold Kerzner (Ph.D, MS, Engenharia;MBA) é Diretor Executivo no International Instute for Learning, Inc., e Professor de Gerenciamento de Sistemas no Baldwin-Wallace Colloge. Especialista em nas áreas de gerenciamento de projetos, gerenciamento total da qualidade e planejamento estratégico e que gostaria de compartilhar com você leitor

SETE FALÁCIAS

Que atrasam a Maturidade do Gerenciamento de Projetos

“Diz-se que freqüentemente que tomar a decisão de fazer alguma coisa é muito mais fácil do que fazer aquilo acontecer de fato.Isso é especialmente verdadeiro no gerenciamento de projetos.Se é fácil para os executivos tomarem a decisão de tornarem-se maduros, ao mesmos tomadores de decisão falta o conhecimento sobre como fazer isso acontecer, pelo menos de forma simples.O resultado com freqüência é o caos, resultando tanto no alongamento do processo de maturidade, quanto na decisão de renunciar à esperança de que aquilo irá acontecer num futuro próximo.Lições aprendidas a partir de outras empresas podem certamente tornar a vida mais fácil, especialmente se o erros não forem repetidos”.

                                                                                                                  Kerzner, Harold

Muitas vezes as empresas embarcam numa jornada a fim de implementar o gerenciamento de projetos e descobrem que o caminho que elas pensavam ser livre e direto é mesmo cheio de obstáculos e falácias.Sem compreender suficientemente os obstáculos que normalmente surgirão no percurso e muito menos como ultrapassá-los, uma organização corre o risco de jamais alcançar um alto nível de maturidade no gerenciamento de projetos. Por outro lado, seus concorrentes podem precisar de apenas uns poucos anos para implementar uma estratégia de amplo impacto organizacional que torne as entregas dos projetos previsíveis e consistentes.

Um obstáculo crucial a maturidade de projetos é que as atividades de implementação são freqüentemente lideradas por pessoas que já conquistaram autoridade dentro da organização, muitas vezes devido ao seu longo tempo de trabalho dedicado a organização. Essa pessoa geralmente tem uma compreensão superficial sobre área de gerenciamento de projetos como um todo e não se dispõe a assistir programas de treinamento, nem mesmo os mais curtos, a fim de auferir um entendimento mais detalhado sobre o que é necessário para tornar bem sucedida a maturidade e implementação do gerenciamento de projetos. Um segundo grande obstáculo é que essas mesmas pessoas, com freqüência, tomam decisões para implementação baseadas em seus interesses pessoais ou em pautas escusas. Ambos os tipos de obstáculos dificultam a correta implementação do gerenciamento de projetos.

As falácias ou erros de interpretação que afetam a maturidade no gerenciamento de projetos não necessariamente inviabilizam a sua implementação. Ao invés disso, essas crenças que nos engana, alonga o tempo de implementação e gera frustrações significativas às categorias de gerenciamento de projetos.Neste artigo são apresentados de comentados os sete erros/falácias mais comuns em gerenciamento de projetos que atrapalham sua maturidade.

Erro N° 1: Nosso objetivo final é implementar  o gerenciamento de projetos.

            Objetivo errado!

      O objetivo supremo deve ser o desenvolvimento de sistemas e processos de gerenciamento de projetos que resultem de modo previsível e consistente em um fluxo contínuo de projetos bem sucedidos.

     Uma implementação bem sucedida se dá no menor tempo possível e não causa interrupções no fluxo de trabalho existente. Qualquer um pode comprar um software e implementar um gerenciamento de projeto gradativamente. Mas daí, não resultarão, necessariamente, em sistemas e processos efetivos de gerenciamento de projetos, e concluir um ou dois projetos com êxito não quer dizer que somente projetos bem sucedidos virão na seqüência.Mais ainda: adquirir o melhor software de gerenciamento de projetos do mundo não pode e não irá substituir a necessidade de pessoas que devam trabalhar em equipe num ambiente de gerenciamento de projetos.Um software de gerenciamento de projeto não é:  

• Uma panacéia ou uma solução rápida para temas de gerenciamento de projetos.
• Uma alternativa para o lado pessoal do gerenciamento de projetos.
• Uma substituição para os conhecimentos, habilidades e experiências necessárias para gerenciar projetos.
• Um substituto da tomada pessoal e julgamento de decisões.
• Uma substituição para a atenção gerencial, quando necessária.

Estabelecer o objetivo certo é essencial para atingir a maturidade do gerenciamento de projetos no menor tempo possível.

Erro N° 2: Precisamos estabelecer um número mínimo de formulários, templates, normas, checklists para cada momento.

Critérios errados!

          A maturidade do gerenciamento de projetos somente pode ser avaliada  estabelecendo-se níveis de maturidade baseados em tempo e empregando-se instrumentos de avaliação para cada medição.Ainda que seja verdade que os formulários, normas/procedimentos, template e checklists sejam necessários, maximizar suas quantidades ou colocá-los em operação não garante maturidade no gerenciamento de projetos acreditam que a maturidade no gerenciamento de projetos pode ser acelerada se o foco estiver no desenvolvimento de uma metodologia de amplo espectro organizacional na qual cada um acredite e dê suporte. As metodologias deveriam ser desenhadas/projetadas para aperfeiçoar o fluxo de trabalho, ou seja, o modo como as empresas conduzem seus projetos.Por exemplo, quando um projeto é concluído, o time deveria ser instigado a elaborar um relatório para extrair as lições aprendidas e as melhores práticas. A sessão para elaborar o relatório freqüentemente revela formas de minimizar ou combinar processos para melhorar a eficiência e a efetividade sem aumentar os custos.

Erro N° 3: Precisamos comprar um software de gerenciamento de projetos a fim de acelerar  o processo de maturidade

Abordagem errada!

        Adquirir um software somente com a finalidade de ter um software de gerenciamento de projetos é uma má idéia. Com muita freqüência os tomadores de decisão compram um software com base nos acessórios que o acompanham, acreditando que um grande pacote de software de gerenciamento de projetos pode acelerar a maturidade.

       Pode ser que um pacote de US 200.000 seja benéfico para uma empresa que esteja construindo plantar para uma companhia de energia nuclear, mas qual percentual do projeto demanda características tão elaboradas? Gerentes de projetos admitem com facilidade que usam menos de 20% da capacidade de seus softwares de gerenciamento de projetos. Parece que eles o vêem muito mais como ferramentas para cronograma do que uma forma  pró-ativa de gerenciar um projeto. Considere o exemplo seguinte que representa a média anual de uma empresa médio porte.

• Número de reunião por projeto:60
• Número de pessoas participantes de cada reunião:10
• Duração de cada reunião:1,5 horas
• Custo do homem –hora: US $125
• Número de projeto por ano: 20

       Utilizando essa informação, calculamos que uma organização gasta uma média de US$ 2.25 milhões para que as pessoas participem de reuniões de equipe durante um ano!Bem o que você acharia se comprarmos um pacote se software que ajudasse a reduzir o número de reuniões de projeto em 10%? Poderíamos economizar US$ 225.000 por ano para a empresa!

Os objetivos da escolha de um software para gerenciamento de projetos devem ser baseados nos benefícios que ele vai proporcionar ao projeto da empresa, tais como reduções de custo pela eficiência, efetividade, padronização e consistência.Um pacote de software de US$ 500 pode reduzir custos de projeto mais eficiente o que um de US$ 200.000 com mais freqüência do que se imagina. A maturidade no gerenciamento de projetos somente vai ser apoiada pela aquisição do software se as pessoas  que o escolheram focarem no volume de dinheiro que será economizado empregando o software e não pelas funcionalidades listadas na embalagem.

Erro N° 4: Precisamos implementar o gerenciamento de projetos em pequenos passos através de pequenos projetos inovadores, de modo que todos possam acompanhar.

Método errado!

        Isso funciona se o prazo não for uma restrição. A melhor forma de vencer isso é utilizar os métodos de gerenciamento de projetos para um grande e importante projeto de organização, um projeto que seja visto como inovador.Quando um projeto grande é gerenciado com sucesso ele vira referência para outros menores, ou seja, implica em dizer que os processos utilizados nele deverão funcionar para dos demais projetos, enquanto que o  de inverso não necessariamente passa essa credibilidade de verdadeiro. Se a implantação desses métodos for feita a partir de pequenos projetos de inovação/melhoria, algumas pessoas irão argumentar contra o uso dos mesmos métodos/processos para gerenciar projetos de grande porte e vão encontrar inúmeros exemplos porque isso não funciona.

Empregar esses métodos num grande e importante projeto para a organização geralmente fazem deles serem acompanhados de menos resistência ao uso pelos demais projetos, especialmente se a execução do projeto acontecer visivelmente de forma incremental.

Erro N° 5: Precisamos acompanhar e divulgar os resultados dos projetos inovadores.

Maneira de incentivar errada!

      Expor os resultados de um projeto bem sucedido beneficia somente aquele projeto.Explicar como as práticas de gerenciamento de projetos  resultaram num projeto bem sucedido beneficia toda a organização, pois as pessoas compreendem como a maturidade em gerenciamento de projetos pode auxiliar no sucesso de diversos projetos.

Erro: N° 6: Precisamos de apoio do executivo-sênior

Quase verdadeiro!

      Precisamos de um apoio visível do executivo. As pessoas diferenciam facilmente o apoio genuíno e verdadeiro daquele que apenas existe para manter a aparência.Os executivos devem fazer o que falam, realizar reuniões para demonstrar seu apoio  ao gerenciamento do projeto e participar de várias reuniões com o time de projetos.Devem também manter uma política de portas abertas para os problemas que ocorrem durante a implementação do gerenciamento de projetos.

Erro: N° 7: Precisamos de um direcionamento em gerenciamento de projetos para, então, nossos funcionários se tornarem Project Management  Professionals (PMPs).

     Mais uma vez, quase verdadeiro!

              O que precisamos mesmo é de permanente capacitação em gerenciamento de projetos.Tornar-se um PMP é somente um ponto de partida. Há vida após o guia PMBOK®. Proporcionar treinamento contínuo em gerenciamento de projetos para grande parte das equipes de organização é o método mais rápido de acelerar a maturidade em gerenciamento de projetos.

              Considerações finais

              Obviamente não é preciso dizer que é há muito mais falácias do que as que foram discutidas neste artigo, prontas para criarem barreiras na implementação de boas práticas de gerenciamento de projetos e retardarem sua maturidade. O mais importante é que sua organização implemente o gerenciamento de projetos através de planos bem pensados e que conte com a aceitação e o amplo apoio organizacional.

             Todas as falácias discutidas neste artigo de alguma forma geram atrasos desnecessários à implementação de melhorias nos métodos de gerenciamento de projetos. Identificar e superar uma falácia, ou seja, uma interpretação equivocada, pode agilizar em muito a sua organização a encontrar um caminho para a maturidade em gerenciamento de projetos.

Abraços e até a próxima

Fazer o que precisa ser feito

Entre os anos de 1508 e 1512, Michelangelo pintou o teto da Capela Sistena, ofuscando assim a obra de diversos outros pintores da empresa. Mas será que no mundo moderno podemos esperar tanto tempo para concluir nossos trabalhos? Estamos vivendo em mundo cada vez mais competitivo e veloz, onde a satisfação de nosso cliente é basicamente fazer aquilo que ele necessita.
Existe uma diferença entre fazer bem feito e fazer o que realmente precisa ser feito e dentro de um valor previamente acertado. O que acaba acontecendo com algumas pessoas é a buscam pela perfeição e isso pode acabar gerando um custo adicional que não estava previamente dentro da proposta inicial. Para resolver este problema, é preciso ter um escopo bem definido do produto que será entregue.
Vamos imaginar que você foi contratado desenvolver uma pequena aplicação onde deve ser informado o valor do salário e calcular o valor a ser descontado do INSS e do IRRF, bem como o salário liquido. Caso o cliente não informe se é para ambiente WEB, apenas desktop ou até mesmo para celular, você pode fazer utilizando qualquer tecnologia, pois não possui nenhum tipo de restrição de ambiente. Agora, o cliente disse que será utilizado no desktop da mesa de trabalho dele, ai temos agora uma restrição de ambiente.
Você decide que vai ser feito utilizando a linguagem Java, mas que vai criar um ambiente super bonito para o programa, utilizando efeitos de menus, janelas explodindo entre outras coisas e resolve cobrar de seu cliente por isso. O que pode acontecer é que seu programa fique caro e ele resolva contratar outra pessoa que acaba ficando dentro que ele tinha planejado.
Onde foi o erro neste caso? Simples, você acabou fazendo o mais do que ele tinha necessidade, onerando assim o seu trabalho. Outro erro comum é o contrário, o programador passa um valor baixo e acaba adicionando funcionalidades ou recursos, diminuindo assim o seu lucro e até mesmo deixando o projeto no vermelho.
Saber compor o custo de um projeto é muito importante, pois assim você consegue cobrar um preço justo por um serviço justo e não se esqueça que tudo que foi colocada a mais do que é pedido acaba gerando despesa para algum dos lados.
Apenas para motivar o pensamente, o que eu faria com este pequeno aplicativo para calcular salário seria criar uma planilha com o Excel ou OpenOffice personalizada para atender esta necessidade do cliente.
Abraços e até a próxima.

Áreas de Conhecimento

Desde o começo deste Blog tenho procurado alguns temas relacionados a Gerencia de Projetos, buscando utilizar uma linguagem principalmente para aqueles que estão iniciando ou com algum tempo trabalhando de forma direta ou indireta com projetos.
Percebo que muitos tem um preocupação com prazos (cronograma) e algumas outras áreas e acabam esquecendo de outras importantes, talvez até por não conhecer. Desta forma, neste artigo estarei mostrando as áreas de conhecimento, porém não estarei entrando em detalhes em cada uma, deixando para outros artigos.
O PMBoK define 9 áreas de conhecimento, conforme a figura abaixo.

1. Escopo
Um dos primeiros passos para um projeto é a definição do escopo, ou seja, o produto ou serviço resultado do projeto, lembrando que o mesmo deve ser único. Normalmente o escopo é um documento escrito pelo cliente ou idealizado do projeto, contendo todas as informações necessárias para o desenvolvimento. Além de definir um escopo, é importante também elencar o escopo negativo ou limites do projeto, onde estaremos definindo que pontos o projeto não irá cobrir, evitando assim que durante a execução apareçam pontos importante que não estavam devidamente explícitos. Sabe o que iremos fazer e principalmente o que não iremos fazer é o primeiro passo para o seu projeto.

2. Tempo
Tão importante quanto definir o escopo do nosso projeto é termos conhecimento do tempo necessário para que o mesmo seja concluído. Existem diversas técnicas para o sequenciamento das atividades, como o PERT/CPM. O tempo necessário pode ser um fator de restrição para o nosso projeto, onde teremos que realizar os ajustes necessários para o cumprimento de nossas metas, como diminuição do escopo inicial ou aumentar a quantidade de recursos alocados ao projeto.

3. Custo
Assim como o Escopo e o Tempo, o custo para o nosso projeto se torne realidade é um fator bastante importante, principalmente em momentos de crises como o que estamos passando. Nenhum investidor que ver o seu suado dinheiro indo embora sem saber quando e quanto terá de resultado. Normalmente o projeto inicia com um orçamento definido e devemos tentar alocar nossos gastos dentro desse valor. Existe uma diferença entre custo do projeto e orçamento disponível. O custo é quanto efetivamente iremos gastar para executar o projeto, enquanto que o orçamento é quanto o investidor possui para que o projeto seja executado. É fundamental que seja criado uma balança entre estes dois valores. O Custo encontra-se diretamente ligado ao Escopo e ao Tempo, criando assim a Tripla Restrição dos projetos.

4. Recursos Humanos
Apesar de muitos ligarem os Recursos Humanos apenas a folha de pagamento e questões legais para contratação, este setor é responsável por identificar as pessoas que poderiam estar alocadas ao projeto, treinamentos necessários, bem como capacitações se for o caso. O Setor de Recursos Humanos também deve atuar nos projetos como um setor de psicologia, criando motivação para os envolvidos nos projetos, além de resolver os conflitos que possam ocorrer.

5. Comunicação
Segundo pesquisas, muitos projeto falham ou atrasam seu andamento por problemas decorrentes da comunicação. Por outro lado, essas é uma das áreas que os gerentes de projetos menos se preocupam no momento da elaboração de seu planejamento. Comunicar vai além de simplesmente manter as pessoas chaves do projetos e deve ser muito elaborado, tanto para os envolvidos externos, como sociedade por exemplo, partes interessadas como os investidores do projetos, bem como para os integrantes do projetos, comunicação interna. É necessário dimensionar a comunicação para que não fique sobrecarregada, nem insuficiente.

6. Aquisição
Sempre que o projeto necessitar adquirir um produto ou serviço de terceiro, é necessário fazer um planejamento do que deve ser adquirido, custo, bem quando deve estar disponível para o projeto. As aquisições encontram-se diretamente relacionados com os prazos e custos dos projetos. Se for necessário, também deve ser incluído treinamentos para os envolvidos que iram utilizar os equipamentos.

7. Riscos
A única certeza que temos ao iniciar um projeto é de que alguma coisa vai dar errado. Saber mapear os risco, por menos que seja, bem como definir o impacto que pode causar ao seu projeto é fundamental para um bom planejamento. Não basta apenas mapear, mas saber como evitar ou até mesmo o que fazer caso venha a acontecer é fundamental. Lembre que os riscos podem ter impacto direto com o prazo e custos do projeto, onde devemos deixar sempre uma contingência.

8. Qualidade
Como podemos saber se o projeto encontra-se sendo desenvolvimento dentro dos padrões de qualidade exigidos pelo cliente ou investidor? Devemos ter um planejamento do processo de qualidade que será utilizado pelo projeto. Quando existe uma legislação fica mais fácil de acompanhar, mas caso contrario deve ser criado. Também devemos nos preocupar com o processo de medição que será utilizado em nosso projeto para o acompanhamento de sua evolução.

9. Integração
Por fim, nas não menos importante é a área de integração. Como pudemos observar no texto acima, todas as áreas encontram-se interligadas forma direta ou indireta. Dependendo do tamanho do nosso projeto, devemos planejar como essas áreas devem se comunicar entre si, até porque podem e devem estar nas mãos de várias pessoas.

Espero que este pequeno resumo sobre as áreas de conhecimento do PMBoK possa tê-lo ajudado a conhecer um pouco mais sobre a gerência de projetos.

Abraços e até a próxima.

Livros para Gerente de Projetos

Hoje vou deixar algumas sugestões para leitura de quem esta pensando em iniciar nesta área de gerência de projeto ou preparação para o PMP.

O primeiro é o Project Managment Body of Kwonledge - PMBOK. Este livre possui as técnicas que devem ser utilizadas para a Gestão de Projetos, independente de sua natureza. Encontra-se na 3ª Edição, mas estamos aguardando a chegada da 4ª Edição e suas mudanças. Com esta edição também vai ser alterado o processo de avaliação PMP.

Outro livro que recomendo é o Manual Prático do Plano de Projeto de Ricardo Viana Vargas. A grande dificuldade quando estamos começando nesta área é encontrar modelos dos documentos que iremos utilizar. O próprio autor permite a utilizada dos documento, que vem em um CD, inclusive permitindo alterar, adaptando assim para a sua realidade.

A autora Rica Mulcahy possui diversas publicações voltadas para prepara do PMP.  É um material bastante conceituado entre os gerentes de projetos, MBA e cursos preparatórios.

Caso você tenha algum sugestão de livro, mande um e-mail para brenomachado.aju@gmail.com para que seja publicado aqui.

Até a próxima

Por que fazer um projeto?

Costumo dizer que grande parte das ações que temos no nosso dia podem e devem ser encarados como um projeto. Muitos pensam que projeto é sempre algo grandioso a ser feito, o que não é verdade. Sempre temos boas ideias mas na hora de colocar em prática acabamos nos deparando com uma quantidade grande de obstáculos, dificultando assim sua realização e chegando a desistência da ideia.

Aproveitando diversos e-mails que tenho recebido perguntando como fazer um projeto para determinada ideia ou objetivo que deseja atingir, resolvi criar um tipo de banco de projeto para atividades cotidianos, aproveitando para mostrar que projeto pode ser desde uma simples festa até a construção de bomba atômica (esta última não mostrarei como projetar, obviamente).

Mas afinal, porque é preciso fazer um projeto para que possa dar certo? Primeiro, criar um projeto não quer dizer que sua ideia vai ter 100% de chance de dar certo, mas serve como um exercício para compreender melhor o que você deseja, onde quer chegar, como você vai chegar e quanto vai custar. Dentro do cenário montado do projeto, podemos fazer os ajustes necessários, afinal esta no papel ainda, ou até mesmo abandonar o projeto por torna-se inviável, reduzindo assim as perdas que teríamos caso a ideias fosse colocadas em prática.

Você costuma fazer este exercício quando coloca em prática suas ideias? Se a sua resposta for não, você não precisa ficar desapontado, pois faz parte da grande maioria da população. E agora você deve estar se perguntando, como faço o projeto? Não existe uma formula para isto, nem receita de bolo. Existem algumas técnicas que estarei mostrando nos próximos posts desta série para você possa utilizar.

Outra pergunta, o que posso transformar em projeto? Praticamente tudo que tenha um período definido (começo, meio e fim) e que resulte em um produto ou serviço único (depois explico melhor este resultado único). Dentro deste conceito, podemos exemplificar com uma festa de aniversário, um churrasco com amigo, passeio por trilhas, uma dieta, procura de um emprego, abertura de um negócio, revitalização de um produto entre tantas outras coisas.

O projeto normalmente encontra-se dividido da seguinte forma:

• Iniciação: Momento de concepção da ideia. Normalmente possui alguns registros (anotações ou documentos) onde explica o que é o projeto.

• Planejamento: Elaboração do projeto propriamente dito. Normalmente resulta em documento contendo as informações do projeto, plano de ação,cronograma, custo e uma analise de viabilidade, se for o caso. Pode ser composto por outros documento dependendo do tipo de projeto.

• Execução: Neste momento, o projeto é executado, fazendo o devido acompanhamento e ajuste necessários.

• Encerramento: Após o projeto ter sido finalizado, é a hora da prestação de contas e fazer os últimos ajustes nos documentos para que sejam arquivados servindo como referência para os próximos projeto similares.

Todo projeto já nasce no seu DNA com a certeza de vai dar errado, e cabe ao gerente de projeto fazer com que dê certo, segundo Ricardo Viana Vargas.

No próximo post da série falarei sobre como organizar uma festa de criança. Caso tenha alguma sugestão de projeto, envie para brenomachado.aju@gmail.com e até a próxima.

Feliz 2009 atingindo suas metas

Com a aproximação do final do ano é o momento de elaborar a nossa "famosa" lista de metas para o ano que se aproxima, muito comum entre as pessoas e que dificilmente conseguimos cumprir.

Dentre os itens mais comuns temos o início de atividade física ou dieta, um cursinho que estamos com vontade de fazer dentre tantas outras coisas.

Que tal esse ano fazer uma lista diferente das dezenas que fizemos nos anos que se passaram. Vamos criar o nosso Projeto 2009.

Objetivos e Metas

Primeiro precisamos definir quais os objetivos e metas que queremos atingir. Podemos citar como exemplo:

• Início de uma dieta para perder 20Kg.

• Iniciar um curso de inglês até o meio do ano.

• Continuar o curso de informática concluindo o avançado

• Mudar de emprego procurando um cargo de gerente com salário superior a R$ 4.000,00

Observe que ao definir nossos objetivos e metas, devemos ter uma situação palpável. Cuidado ao definir seus objetivos. Se por acaso você disser que o seu objetivo é qualidade de vida, o que você espera obter com isso? Talvez seus reais objetivos sejam justamente a resposta para essa pergunta, que no nosso exemplo seria: perder peso, mudar de emprego para ganhar mais. Também não adianta sabe apenas o que queremos, mas como podemos medir para saber se estamos atingindo nossos objetivos, que nesse caso são as nossas metas. No nosso exemplo, pode ser observado que temos que perder 20Kg e mudar de emprego para ganhar R$ 4.000,00 estamos criando um indicador que podemos utilizar para medir.

Agora que temos nossos objetivos e meta definidos, vamos dar continuidade ao nosso planejamento criando assim o nosso plano de ação. Em artigos anteriores expliquei de forma mais detalhado.

Plano de Ação

Para cada objetivo definido vamos criar um plano de ação que pode deve conter quais os passos necessários para que o nosso objetivo seja atingido. Não existe um modelo para a criação desse plano, que pode ser um texto descritivo ou utilizando a tabela abaixo:

Objetivo: Perder 20Kg.

O que?	Como?	Quando?
Exames de saúde	Marcar ida ao médico para solicitar os exames necessários para glicemia, colesterol e outros	Até o mês de fevereiro/2009
Dieta balanceada	Marcar ida ao endocrinologista para um dieta balanceada	Maio/2009
Atividade física	Academia três vezes por semana acompanhamento de um profissional qualificado	Maio/2009

Podemos incluir as seguintes colunas se for necessário em nosso plano de ação: Quem? (no caso da ação de uma intervenção externa como uma secretária por exemplo), Onde? (caso deseje indicar onde vai ser realizado a ação como o nome da clínica ou médico por exemplo) e Quanto? (para um controle financeiro onde você pode dizer quanto vai custar cada ação, conseguindo visualizar o quanto vai ser necessário para que se torne realidade). Repita o mesmo para os demais objetivos que determinamos.

Antes de iniciar a execução de nosso Projeto 2009 devemos registrar o que iremos acompanhar. No exemplo da dieta podemos definir o nosso peso e algumas medidas do corpo para acompanhar a evolução e determinar a periodicidade que iremos atualizar estas informações e como. Uma boa ferramenta para auxiliar nosso trabalho são as planilhas de cálculos, mas na ausência pode ser um caderno ou bloco de anotação

Acompanhamento

É justamente nesta etapa onde o nosso planejamento falha. Não adianta apenas definir e planejar, temos que acompanhar de forma periódica a evolução do nosso projeto.

Vamos retorna para o nosso exemplo da dieta, e levando em consideração que iremos coletar as informações mensalmente sobre a evolução de nosso esforço e anotando em nossa planilha de calculo. Após a coleta da informação é necessário fazer uma avaliação da evolução e verificando se iremos atingir nossa meta. Uma boa prática e criar uma tabela de referência que irá nos ajudar nesse trabalho.

Como todo planejamento, a grande maioria, é sujeito a falha, caso seja identificado que estamos desviando de nossas metas, seja do plano de ação ou da evolução planejada, devemos re-planejar, gerando assim novas ação.

Ações de Re-planejamento

Quando identificamos que nossas ações planejadas não estão sendo suficientes para que possamos atingir nossos objetivos, devemos criar novas ações complementando ou corrigindo o planejamento atual. Da mesma forma que as ações iniciais, devem ser planejadas e acompanhadas, avaliando assim seu impacto sobre a evolução do projeto.

Aproveito para lembrar que sempre que fazemos mudança no projeto original, podemos ocasionar algum tipo de impacto no projeto como um todo. Avalie com cuidado todas as mudanças evitando surpresas no momento que sejam incluído na evolução.

Riscos

Como todo projeto, nosso Projeto 2009 deve possuir uma série de riscos. Neste artigo expliquei como mapear e cuidas dos risco do seu projeto.

Não deixe que um risco não mapeado estrague seus projetos para 2009.

Sei que ao ler este artigo, você possa imaginar o trabalho que dá manter todos esses controles para garantir que sua simples dieta para emagrecer ou simplesmente mudar de emprego. Procure ao criar o planejamento deixar o mais simples possível, mas de forma a não deixar nenhuma ação essencial de fora. Caso você sinta a necessidade de incluir mais controles sobre a evolução do projeto, você pode ir incluindo sempre que necessário, sendo que a remoção de um controle também pode ser realizado, se necessário.

Antes de finalizar, lembre de fazer uma avaliação periódica do projeto e uma no final, criando assim um banco de conhecimento contendo informações para seus próximos projetos dos anos seguintes.

Espero que tenham gostado, um feliz 2009 antecipadamente e até a próxima.

O que fazer com os riscos do projeto

Quando iniciamos o planejamento de um projeto, devemos verificar os riscos que podem comprometer a evolução do projeto e até mesmo torna-lo inviável. Um erro muito comum é subestimar os risco que envolvem o projeto, normalmente por acreditar que não irá acontecer conosco.

Ao elaborar o “Plano de Gerenciamento de Risco”, devemos levar em consideração:

• Probabilidade: qual a chance do risco acontecer? Devemos identificar o risco e criar uma escala. Eu utilizo o tabela abaixo para mapear a probabilidade do risco. 

  

• Impacto: O que pode acontecer ao meu projeto se esse risco acontecer? Assim como a probabilidade devemos identificar e criar uma escala. Veja a tabela abaixo que utilizo para mapear o impacto do risco.

Após o levantamento inicial podemos definir uma escala para este risco. Veja a tabela abaixo que utilizo.

Desta forma podemos identificar mais facilmente quais os riscos que devemos priorizar. Lembre que os riscos podem acontecer em uma determinada fase, minimizando assim o esforço no decorrer do projeto. Para isso podemos criar uma tabela contendo os riscos identificados e as fases do projeto e assim fazer um mapeamento.

Tão importante quanto mapear os riscos é saber o que fazer com eles. Então podemos classificar os riscos da seguinte forma:

• Aceitação passiva: estamos preparado para o risco e não podemos fazer nada, é o exemplo de uma enchente na região onde estamos trabalhando.

• Aceitação ativa: estamos preparados para o risco e prontos para agir, normalmente através de planos preventivos e de contingência, é o exemplo de um atraso na entrega de uma determinada aquisição do projeto.

• Transferir: conhecemos os risco e não queremos assumir caso aconteça, é o exemplo de uma aquisição que deve ter um transporte marítimo com o risco de afundar, então podemos fazer um seguro. Caso aconteça, não teremos um prejuízo financeiro, apenas no cronograma.

• Evitar: normalmente o risco possui um grande impacto no projeto e com uma probabilidade muito alto, que pode inviabilizar o projeto, desta forma devemos evitar este caminho, sendo necessário replanejar o projeto e seu for o caso cancelar.

Antes de finalizar este artigo, lembre que devemos ter para cada risco um plano preventivo, onde iremos planejar o que devemos fazer para o risco não aconteça e um plano de contingência, contendo as informação de como proceder para minimizar o risco no projeto, caso ele venha a acontecer.

Espero que tenha gosta, e até a próxima.