Visão 360 graus de Eike Batista - Entenda o que é e como funciona

Recentemente assistindo a entrevista de Eike Batista na televisão fiquei curioso sobre o método de 360 graus de gestão utilizado por ele. Pesquisando encontrei esse vídeo que compartilho com vocês.

Abaixo você pode ver melhor o esquema descrito na visão de 360 graus.

Caso deseje baixar a imagem com uma resolução melhor, clique aqui (1MB aproximadamente).

Abraços e até a próxima.

Balanced Scorecard

Assistir recentemente esses videos sobre BSC - Balanced Scorecard e gostaria de compartilhar com vocês. Já tinha falado em outros momentos aqui sobre esse assunto, mas sempre temos algo novo para aprender.

O áudio esta em inglês, porem de fácil compreensão.

Planejamento Estratégico com BSC

Como desenvolvedor seu plano de ações para atingir suas metas

Aprenda a criar metas que podem ser atingidas

Espero que gostem, abraços e até a próxima.

Cálculo do Valor Agregado

Uma das técnicas para monitoramento e acompanhamento de projetos é a utilização de valor agregado, que com algumas poucas informações podemos avaliar a situação do projeto.

Já tinha publicado aqui um exemplo que utiliza valor agregado para calcular o custo final de um projeto de construção de uma casa, bem com as estimativas de prazos. Confira aqui.

A cálculo do valor agregado é feito basicamente com as informações financeiras de custos planejados e realizados, conforme mostrado na imagem abaixo.

Para facilitar os cálculos, criei uma planilha para auxiliar e estou compartilhando com os leitores do blog.

Caso tenha interesse nesse arquivo, basta solicitar pelo e-mail brenomachado.aju@gmail.com que envio a última versão. Pretendo também criar uma lista de e-mails para enviar a versão atualizada, sempre tiver alguma melhoria.

Caso tenha alguma contribuição, a vontade para colaborar.

Abraços e até a próxima.

Disciplina no Gerenciamento de Projetos

Estava lendo no Blog Voices on Project Management do PMI um artigo sobre disciplina no gerenciamento de projetos e gostaria de compartilhar aqui.

Procure seguir os itens abaixo e garanta o sucesso na gestão de seus projetos:

• Planeje as atividades das próximas semanas de trabalho, de 1 a 2 a frente.
• Verifique as atividades do dia anterior
• Realizar revisões diárias de o que você fez ou deixou de cumprir
• Acompanhe através de seus apontamentos
• Evite perder tempo, tais como conversas não relacionadas
• Prática de permanecer dentro do prazo estipulado para as reuniões, tarefas e atividades
• Mantenha-se responsável por suas próprias entregas usando um documento de Daily Tracker
• Comunique-se com as partes interessadas e patrocinadores regularmente, independentemente dos resultados

Sucesso nos projetos.

Abraços e até a próxima.

Dica GP - Linha de Base

Logo após concluído o planejamento do projeto deve ser criado a linha de base ou Baseline. A linha de base nada mais é do que congelar as infromações no momento que foi finalizado o planejamento e antes de iniciar a execução do projeto,

Deve ser congelado todas as informações relevantes ao projeto e que podem ser utilizadas para acompanhar e detectar eventuais distorções durante a execução. A linha de base jamais deve ser alterada, salvo em caso da necessidade de novo planejamento ou inclusão de novas atividades ao projeto, devendo ser congelado apenas a parte afetada.

As atividades finalizadas também não devem ter suas linhas de base alteradas.

Ferramentas como o MS-Project e o Openproj permitem criar linhas de base do cronograma permitindo assim melhor acompanhamento

Lembre-se, saber a evolução do projeto é apenas um ferramenta para saber o quanto você avançou no projeto, mas sem ter os marcos da linha de base você sabe apenas que andou, mas não consegue medir se esta dentro ou não do que tinha planejado.

Conte sua experiência com linhas de base nos comentários.

Abraços e até a próxima.

Como você trata seus cliente?

Gostaria de compartilhar com você leitor mais um "causo" que tive em relação a qualidade no atendimento ao seus cliente por parte de uma empresa. Como de costume, não irei citar nomes de empresas ou envolvidos aqui, apenas o fato.

Tudo começou quando resolvi colocar internet em minha casa. Como não me interessava ter uma linha de telefone residencial, descartei o Velox, buscando assim alternativas. Percebi que tinha duas a principio: Internet via rádio ou 3G. Devida a quantidade de reclamação que vejo em relação a qualidade do sinal 3G optei pelo via rádio.

Próximo a minha casa possui uma empresa onde procurei informações sobre o procedimento e valores. Até esse momento tratamento digno de qualquer cliente. Fui informando que seria necessário fazer um teste de visada antes de me passarem uma proposta. Agendei com eles e no momento acordado o técnico estava lá. Primeiro problema, como tinha informado que seria em um prédio de 4 andares imaginei que pela experiência deles não teria problema e seria rápido. Engano meu, o técnico não trouxe a escada, apesar de ter informando na empresa que poderia precisar, mas estava em uso em outro local, sendo necessário minha intervenção e a boa vontade do pessoal do prédio em disponibilizar a escada.

Após um tempo o técnico retorna dizendo que estou muito bem localizado e com várias, falei várias, antenas ao meu redor, inclusive a torre deles. Que ótimo. Agora seria apenas aguardar a proposta para poder autorizar o serviço Passado alguns dias, recebo a proposta e autorizo a instalação do equipamento.

No dia agendado, aguardo a equipe que tinha agendado como a primeira do dia, evitando assim atrasos no início do trabalho. Após 2 horas aguardando finalmente chegam, esquecendo mais uma vez a escada e como a do condomínio estava em uso, foram na empresa pegar uma. Subiram e após 1 hora de trabalho me informaram da dificuldade de conseguirem uma antena para receber o sinal. Lembrando que na primeira analise eu estava cercado de antenas, para onde foram parar todas elas? Bom, passado mais um tempo o técnico vem me informar que o modelo vendido estava errado e que a ÚNICA antena com visada para o meu prédio era de outr modelo.

Ficaram de enviar uma nova proposta comercial para este novo material, mas me informaram que seria mais cara. Passado 2 meses desde o ocorrido, ainda espero a ligação da empresa com essa nova prosposta. Resultado, neste tempo tenho usado a internet do celular de uma promoção de poucos centavos o dia que utilizo e estou bastante satisfeito.

E você, como trata seus clientes atuais e futuros?

Possui alguma história ou causo parecido, utilize os comentários para contar.

Abraços e até a próxima.

Você sabe quanto vai custar seu projeto?

Sempre escutamos que os projetos estão atrasados e por conta disso vai custar mais caro. Afinal, como é possível prever o custo no final de um projeto. Para isso existem diversas técnicos, onde irei abordar uma das mais utilizadas, conhecida como Valor Agregrado.

O cálculo do Valor Agregrado para serve fazer o acompanhamento do projeto, permitindo saber se encontra-se ou não no prazo. Lembro que um projeto no prazo é aquele que encontra-se dentro do planejado, nem adiantado ou atrasado. Para isso os cálculos são feitos baseados em valores financeiros do projeto. O maior erro de um gerente de projetos é fazer o acompanhamento utilizado os percentuais de conclusão das atividades, pois pode descobrir tarde que vai precisar fazer hora extra ou levar a equipe a exautão para concluir no prazo.

Neste post, vou focar apenas na estimativa final do custo do projeto, sem me preocupar se encontra-se ou não no prazo.

Vamos supor que você contratou um gerente de projetos para planejar e acompanhar a construção da casa de praia.

O projeto da casa foi estimado em R$ 150.000,00 e em dado momento do projeto, o gerente do projeto foi indagado se o custo no final seria esse mesmo, pois o dono da casa tivera alguns gastos excessivos com o projeto.

Após um levantamento dos custos e com o auxilio do Valor Agregado o gerente de projetos informou que seria necessário adiconar mais valor ao projeto, pois o novo custo seria de quase R$ 160.000,00. Afinal, como conseguiu fazer essa previsão. Vamos aos cálculos.

O orçamento planejado do projeto foi de R$ 150.000,00.
Até o momento foi gasto no projeto R$ 87.000,00, mas segundo o cronograma deveria ter sido gasto R$ 82.000,00.

Calculando o Indice de Desenvolvimento do Custo (IDC) temos:

IDC = 82.000 / 87.000,00 = 0,943.

O IDC indica que para cada R$ 1,00 investido no projeto esta resultando apenas em R$ 0,943, ou seja, o projeto esta gastando mais que o esperado.

Agora vamos calcular a projeção de custo de custo do projeto.

ENT = 150.000 / 0,943 = 159.066,81.

Pronto, como o gerente de projeto tinha informado, o custo estimado no termino do projeto será de R$ 159.066,81.

Existem algumas variações deste calculo, mas esta é a forma mais utilizada.

Abraços e até a próxima.

10 Maiores Projetos do Mundo

Você sabe quais são os 10 maiores projetos em andamento no mundo? Fiquei com essa curiosidade e fui procurar essa informação. Confira abaixo.

1 - High Speed 2, Inglaterra: US$ 45.6 bilhões.
O Reino Unido planeja criar uma ferróvia de alta velocidade ligando Londres e o West Midlands, e ligando Londres ao Norte da Inglaterra e Escocia.

2 - Gordon Liquefied Natural Gas, Australia: US$ 37 bilhões
O megaprojeto irá prover gás e gás liquefeito na criação de uma série de gasodutos e instalação doméstica de gás

3 - South Stream Pipeline, Russia: US$ 20 bilhões
O gasoduto ao redor da Russia, indo do Mar Negro até a costa da Bulgária, suprindo a região com gás natural

4 - London Crossrail, Inglaterra: US$ 25.5 bilhões
Um sistema de ferróvias no centro de Londres que irá conectar rotas existentes e proverá transporte adicional para a comuntação de trens.

5 - GCC Rail, Emirados Arabés, US$ 25 bilhões
Este sistema de trens de alta velocidade da Gulf Coorperation Concil irá do Kuwait até Omam passando por seis nações.

6 - Masdar City, Emirados Arabés, US$ 22 bilhões
O projeto de Abu Dhabi é criar uma cidade com energia renovável com foco nas tecnologias limpas.

7 - NextGen Air Traffic Control System, USA: US$ 20 bilhões
Um sistema para o controle de tráfego áereo nacional, incluindo redução de impacto ambiental e aumetar a segurança nacional.

8 - Rio - São Paulo - Campinas High Speed Rail, Brasil: US$ 20 bilhões
Planejamento de construir uma ferróvia de alta velocidade conectando São Paulo e Rio de Janeiro.

9 - Round 3 Wind Farm Zone, Inglaterra: US$ 18 bilhões
O Reino Unido iniciou com entusiasmo o uso de energia eólica para a geração de eletricidade que deve suprir 1/4 do país.

10 - Port of Qingdao, China: US$ 15 bilhões
Localizado no Mar Amarelo, este porto é o segundo maior da China. Este mega projeto envolve uma nova doca e reforma no porto.

O que me chamou atenção foi a quantidade de projetos sendo realizados na Inglaterra, bem como o quantidade de projetos envolvendo energia alternativa, como gás natural e eólica.

O Brasil também aparece na lista dos projetos com o trem bala ligando São Paulo e Rio de Janeiro e na posição 12 com o projeto da Olimpiadas de 2016, no valor de US$ 14 bilhões.

Fonte: Top 100 Global Infrastructure Projects, CG/LA Infrastructure, November 2010

Abraços e até a próxima.

Ganhe tempo ao realizar suas atividades

Após ter falado sobre o aprendizado que tive enquanto trocava uma peça do carro, comecei a anotar as diversas lições que temos em nosso dia a dia, e resolvi escrever aqui no blog as lições aprendidas.

Essa história já tem alguns meses e não pretendo entrar em detalhes de local ou pessoas envolvidas. Tudo começou quando resolvi instalar uma câmera de ré no carro. Já tinha trocado o som do carro para um modelo que possuia as conexões apropriadas. Resolvi então comprar a câmera em um loja via internet devido ao preço de oportunidade que encontrei.

Ao chegar o equipamento procurei um loja especializado no assunto para a devida instalação. Levei a câmera para mostrar ao técnico e ver o equipamento adicional e, claro o preço.

De forma bastante rápida, fui informado do valor e combinei o horário para que o serviço fosse executado. No horário combinado levei o carro e começamos o serviço. A primeiro pérola foi quando fui indagado pelo técnico onde estava a broca. Como assim broca? Resultado, após ter que armengar para fazer o furo para instalar a pequena câmera, e antes que perguntem, o acabamento ficou bom, veio a segunda pérola. Agora é a vez do cabo e conectores, onde mais uma vez informei que não veio. Pense num profissional que reclamou, pois quem já viu vender um equipamento desta forma e que esses produtos comprados via essa tal de internet não eram confiáveis.

Após essa segunda pérola, veio também a novidade que o valor que tinha sido passado não contemplava esse material, e que teria que comprar por fora. Resultado, paguei mais uma quantia na aquisição desse material.

Devido a essas pequenas pérolas, acabou dilatando, e bem, o tempo necessário para realizar o serviço, além de atrasar outros que ainda estavam na fila.

Essa história que contei, muito de vocês também podem estar se vendo em situações parecidas, pois não foi um fato isolado, e sim parte do cotidiano de muitos trabalhadores.

Antes de começar uma atividade planeje o que vai fazer, como fazer e o que vai precisar. O tempo que você vai gastar para fazer deve ser o resultado deste planejamento acima, inclusive no caso de não ser possível realizar neste intervalo, podendo assim fazer os ajustes necessários. Caso seja possível, utilize um cronometro com intervalos definidos para ir acompanhando o progresso do trabalho. Outra sugestão para manter o foco no tempo é a utilização de um time conhecido como egg time.

Planeje antes de executar e realize suas atividades dentro do prazo. Fazendo isso você vai perceber que o dia vai render e junto uma sensação de bem estar, pelo dever cumprido.

Você possui alguma história parecida ou quer compartilhar como você planeja suas ativdades, fique a vontade para deixar nos comentários abaixo.

Abraços e até a próxima.

Indicadores - Chave de Sucesso?

Apesar de ser da década de 90, percebo que há pouco foi descoberto os indicadores, ou BSC, pelo empresários ou gestores. Já publiquei aqui no blog um artigo sobre esse assunto, veja aqui.

Um conjunto de bons indicadores servem como um termometro para auxiliar a atingir suas metas, definidas no planejamento estratégico, ou no seu plano de negócio ou projeto. Mas o que podemos chamar de bons indicadores?

Vamos imaginar que o dono de uma pizzaria resolveu adotar a técnica de indicadores para o crescimento de seu empreendimento. Apesar de ser pequeno, o empreendedor definiu a missáo, visão e seus valores, além de traçar algumas metas mensuráveis e com prazos determinados.

Apesar de ter um conhecimento básico sobre as técnicas de gestão, ficou conhecendo as vantagens de trabalhar com indicadores e resolveu utilizar em sua pizzaria. Começou definindo o que precisaria medir, como quantidade de clientes atendidos, quantidade de pizzas vendidas e valor total da vendas no dia. Até ai os indicadores estão perfeitos, simples e fáceis de serem medidos.

Com o passar do tempo, ele percebeu que os indicadores não estavam ajudando como ele pensou, e até tomou algumas decisões de forma errada, devido aos números que estava obtendo.

Onde foi que ele errou? Será que realmente a utilização de inidcadores serve para qualquer tipo de empreendimento? A resposta é bem clara, SIM.

Se o nosso empreendedor tivesse indicadores mais alinhados ao seu planejamento estratégico, com certeza seriam mais úteis.

Vamos ajudar então nosso amigo a definir alguns indicadores mais apropriados para obter a ajuda que ele tanto precisa. Como ele já tinha definido alguns indicadores no passado, podemos utilizar essa massa histórica para trabalhar os novos indicadores. Podemos criar os seguinntes indicadores

• Valor médio de pizzas por cliente
  
• Valor médio pago por cliente
  
• Valor médio pago por pizza
  
• Média de cliente em um período
  
• Média de pizzas em um período
  
• entre muitos indicadores que podemos pensar
  

Percebam que aqui começamos a ter indicadores derivados de outros indicadores básicos, e agora podemos ter informações mais úteis.

Para alinhar ao nosso planejamento estratégico, devemos fazer os indicadores trabalharem agora como termômetro. Se tenho um valor que meus clientes consomem em média R$ 43,00 e 1,3 pizzas como isso pode me ajudar?

Ai entra a estratégia, se tenho uma meta definida, então eu sei que cada cliente precisaria consumir 1,5 pizzas e que o valor médio deveria ser R$ 48,00, agora sei onde preciso atacar para atingir meu objetivo.

Indicadores também ajudam no caso de ter criado metas, que já estou conseguindo obter, mas que ainda não é perceptivel.

Ah! Antes que esqueça, faturamento final não é uma meta, mas sim um resultado esperado de um conjunto de ações e metas. É como dizer que uma pessoa precisa ganhar o jogo de xadrez, mas se ele não souber as estratégias do jogo, de nada adianta.

Você utilizar indicadores em seus projetos e empreendimentos? Compartilhe com os demais leitores suas experiências, deixando seus comentários.

Abraços e até a próxima.

Feliz Ano Velho! 2011 vai ser diferente?

Feliz 2011!

Ano novo, vida nova. E suas metas para este novo ano que esta começando já estam prontas? Melhor, esse ano vai consegui cumprir?

O que tenho percebido é a adoção de técnicas de gestão para que cada vez mais as metas seja realizadas, e com sucesso. Existem diversas técnicas, mas quase todas possuem um ponto em comum, que se resume a:

1. Planejar
   
2. Fazer
   
3. Controlar
   
4. Ajustar
   

Na administração estas palavras são amplamente conhecidas como PDCA - Plan / Do / Control / Action e consiste basicamente em um ciclo de ações dentro de um período de tempo curto onde planejamos, executamos e podemos corrigir pequenos desvios. Durante esse período podemos adicionar ou remover ações e até mesmo metas. É preciso ter em mente que um planejamento não é estatíco e possui vida.

Como criar metas de forma que podemos controlar dentro do ciclo do PDCA. Primeiro é preciso saber quais suas metas, exemplo:

• Entrar na academia
  
• Trocar de carro
  
• Começar um mestrado
  

Definido as metas, agora é preciso que elas atendam algumas regrinhas básicas para que possa ser realizadas. São elas:

1. Ser claro e especifica
   
2. Ser mensurável - Tem que ser fácil de medir e acompanhar.
   
3. Ser alcançável - uma meta impossível atrapalhar o resultado e pode comprometer as demais
   
4. Ter prazo definido - Se não fizer isso tem grande chance de ficar para o próximo ano
   

Espero que em 2011, juntamente com essas dicas, você obtenha muito sucesso.

Abraços e até a próxima.

Dica do GP - Contratos

Um bom gerente de projetos deve saber que o contrato firmado para a realização do projeto é o principal instrumento que vai nortear a condução de seu trabalho.

Nele esta estipulado o orçamento disponível, tipos de recursos, prazos e principalmente a forma de fluxo de caixa que será empregado. Após conhecer os ativos organizacionais da empresa e o escopo do seu projeto, todo gerente de projeto deve conhecer o contrato.

Importante salientar que não basta apenas ler o contrato, mas conhecer as diversas modalidade de contratos existentes e suas implicações legais.

Falando em implicação legal, dependendo do país onde esse contrato foi firmado, confira sua validade legal, tanto no país de origem como no destino, evitando supresas. Alguns lugares como Países da Africa, apesar de assinarem contratos, é uma pratica local não cumpri-los.

Sucesso no projeto e até a próxima.

Dica para o GP - Ativos Organizacionais

Muitos Gerentes de Projetos não sabem ao certo porque foram escolhidos para esta atividade e ficam perdidos nas atividades diárias da gestão do projeto.

Uma das primeiras coisas que o novo gerente precisa se preocupar é com os ativos organizacionais da empresa onde o projeto se encontra. É preciso ter em mente que a autoridade do gerente é descrita no termo de abertura do projeto e que acima dele encontra-se a organização.

Os ativos organizacionais são os procedimentos e cultura da empresa. Esses procedimentos normalmente estão relacionados ao padrão de qualidade.

Mas o que tem de especial nestes procedimentos e por que o gerente do projeto precisa conhecer? Simples, vamos a alguns exemplos. Suponha que seu projeto necessite realizar aquisição de material de escritório. Normalmente as empresas possuem procedimentos e fornecedores capacitado. Importante lembrar que não é apenas a aquisição, mas envolve pagamentos. Também podemos citar, contratações, treinamentos, pagamentos, viagens e entre outros procedimentos que a empresa já deve possuir.

Conhecer os procedimentos existentes na empresa, além de auxiliar nas tarefas diárias, diminui o estress que pode ocasionar entre a organização e o projeto. Imagine você realizar uma aquisição e descobrir que o pagamento não poderá ser realizado por não ter seguido um simples procedimento organizacional.

Abraços e até a próxima.

Diferenças Culturais nos Projetos

Ao gerênciar projetos de grande porte que envolvam pessoas de diversas cidades, estados e até mesmo países é preciso levar em consideração diferenças culturais que existem.

Pode parecer estranho, pois quando tocamos neste assunto, imaginamos que dentro de regiões próximas como estados vizinhos não aconteça diferenças culturais que podem comprometer o projeto.

Antes de contratar a equipe verifique como funciona o mercado de trabalho local, não esquecendo das faixas salariais e de benefícios oferecidos. Importante tambem observar se existe prática de pagamento antecipado, como o ticket refeição.

Lembre-se da importância de manter uma equipe motivada.

Abraços e até a próxima.

Planejando o acompanhamento do projeto

Planejar é antecipar os problemas e riscos que podem comprometer o seu projeto, estabelecendo prazos e custos..

É comum projetos, que tiveram um bom grau de planejamento, falhar porque foi simplesmente esquecido de planejar o acompanhamento do projeto. Ao montar um cronograma, os gerentes de projetos se preocupam em sequenciar as atividade, que irão resultar nos deliveries e acabam esquecendo dos pontos de garantia da eficiência da gestão.

Lembre-se que devemos incluir as atividades referentes a própria gestão, como reuniões, baseline das documentações, e as datas onde o projeto deve ser acomapanhado, gerando os reports para as partes interessadas, no próprio cronograma, junto com as demais atividades. Pode ser uma atividade obvia e burocrática, mas sem termos essa definição, não podemos mensurar se será efetivo.

Ao planejar o acompanhamento do projeto, é preciso tomar o cuidado de adequar a periodicidade. Para um projeto de média a longa duração os acompanhamentos podem ser semanais ou quinzenais, não devendo ser superior a metade dos tempos das atividades. Para projetos menores, deve ser utilizado o bom senso para criar um acompanhamento que não prejudique suas entregas.

Aproveite o acompanhamento do projeto para avaliar sua evolução, tomando medidas prevêntivas ou corretivas, alianhando ao seu planejamento. Caso seja necessário, realize os ajustes também nos prazos e orçamentos, refletindo a nova realidade.

Lembre que toda alteração no planejamento do projeto deve ser aprovado pelo patrocinador.

Abraços e até a próxima.

Folgas do Projeto no MS-Project

Planejar um projeto vai muito além de colocar atividades sequenciadas dentro de um cronograma com seus respectivos recursos. Consiste em analisar e criar cenários procurando uma melhor estratégia para o projeto. Um dos recursos que temos é o calculo da folga entre atividades, onde podemos identificar momentos ociosos dos recursos, permitindo assim até uma melhor realocação.

No MS-Project temos este recurso, apesar de ser desconhecido de muitos. Vamos criar um projeto exemplo, conforme mostrado abaixo.

Diante deste cenário proposto, podemos obter a folga do projeto adicionando uma coluna. Para que não sabe, clique sobre o título da coluna onde deseja-se adicionar e clique com o botão direito e em seguida escolha a opção a inserir coluna. Escolha a coluna Margem de Atraso Permitida. Será incluindo esta coluna contendo informações sobre a folga entre as atividades do projeto. Veja o exemplo a seguir.

Lembrando que as atividades com folga zero é onde devemos garantir que sejam realizadas dentro do prazo estabelecido, não comprometendo a finalização do projeto. Normalmente fazem parte do caminho critico.  As demais atividades possuem uma folga que permite que o seu atraso não interfira com o projeto.

Outra informação que precisamos é a Folga Total do projeto, ou seja, o quanto uma atividade pode atrasar sem comprometer as demais atividades. Seguindo o procedimento anterior, adicione o campo Margem de Atraso Total. Veja o exemplo a seguir.

Sem estas informações um gerente de projeto não sabe onde deve concentrar seu esforço para garantir que as atividades sejam concluídas dentro do prazo estabelecido e consequentemente não atrase a entrega do projeto.

Abraços e até a próxima.

Tags nos e-mails

Todo gerente de projetos sabe que comunicação é um dos principais fatores de sucesso ou fracasso de um projeto. E com o crescimento da comunicação utilizado ferramentas eletrônicas, principalmente o e-mail e o constante aumento da quantidade de mensagens indesejadas e entre outras, podem prejudicar seu desempenho.

Uma solução simples que pode ajuda-lo é a adoção de tags nos assuntos das mensagens. Uma tag nada mais é do que uma marcação seguindo uma padronização. Essa técnica já amplamente difundida.

O primeiro passo é identificar seus princpais marcadores. Vamos supor que nosso projeto precisa destacar as mensagens de algumas áreas ou etapas do projeto, como por examplo no caso de um projeto para lançamento de um novo produto, podemos ter:

• Marketing
  
• Design
  
• Comercial
  
• Logistica
  
• entre outros
  

O próximo passo e criar um simbologia que permite criar um identificador personalizado para nossas mensagens. Normalmente é utilizado os colchetes [ e ] para isso. Desta forma poderiamos ter [Marketing], [Design] e por ai vai. Lembre que os espaços antes e após os fazem diferença na tag, principalmente quando for automatizar sua catalogação.

Após a definição, e preciso ser documentado no Plano de Comunicação do projeto, devendo ser divulgado aos membros da equipe, aumentando assim sua eficiência.

Para organizar sua caixa de entrada, procure criar filtro no seu programa de e-mail, movendo as mensagens para caixas especificas sobre o assunto relacionado.

Antes de finalizar lembro que mais que exista um processo definido e automatizado, erros podem acontecer. Por isso faça uma verificação periódica para garantir que nenhuma mensagem tenha sido perdida.

Abraços, sucesso nos projetos e até a próxima.

Documentos Versionados com o BrOffice

Sempre gostei do BrOffice, mesmo quando ainda era chamado de Staroffice. Acredito que seja uma das melhores suites offices do momento, isso sem levar em consideração o fato de ser gratuito.

Por ser uma ferramenta cheia de recursos, começo uma série de artigos mostrando como podem auxiliar um gerente de projetos em suas atividades. Vamos começar pelo versionamento do documento e de que forma podemos registrar as mudanças nos documentos do projeto.

Primeiro vamos criar a versão inicial do documento da forma que estamos habituado a fazer. Veja a imagem abaixo.

Após a conclusão da versão inicial do seu documento, chegou o momento de fechar a primeira versão do documento. Este procedimento pode ser realizado a qualquer momento, mas é fortemente recomendado que seja realizado apenas na aprovação do documento pelo patrocinador.

Selecione no menu Arquivo -> Versões... Caso o documento não esteja salvo, será pedido para que seja realizado este procedimento antes de continuar. Ao aparecer a tela abaixo, selecione a opção "Salvar nova versão".

Insira os comentários sobre o motivo do fechamento da versão na caixa de dialogo que aparece na sequencia e clique no botão OK.
Ao abrir a opção de versões, será mostrado as revisões que o documento sofreu até o momento. Veja a seguir.

Selecione a versão que deseja e clique nos botões ao lado, onde é possível abrir em outra janela o documento como ele foi gravado naquele momento, ou até comparar com a versão que encontra-se aberta do documento. Também é possível excluir uma revisão do documento.

Espero que tenha gostado e até a próxiam

Gestão do Porfólio

Com o crescimentos dos projetos nas empresas torna-se necessário um gerenciamnetos dos projetos existentes nas empresas, nascendo assim a gerência do portfólio dos projetos.

Mas afinal, para que serve a gestão do portfólio? Veja a seguir como isso pode ajudar nos projetos das empresas.

Filtra os projetos propostos e em desenvolvimento

Da mesma forma que a empresa gerencia seu portfólio de produtos e serviços, a gestão dos projetos vai criar um catalogo contendo informações sobre os projetos em andamento.

Também é responsável por criar critérios para validar com o alinhamento estratégicos da empresa.

Após a conclusão do projeto pode arquivar as lições aprendidas para serem utilizadas em outros projetos.

Cabe a gerência de portfólio acompanhar a evolução dos projetos, propondo ajuste para alcançar seus objetivos. Pode também cancelar um projeto caso se torne inviáveis junto aos objetivos da empresa.

Outro papel da gestão do portfólio é ajudar os gestores de projeto, como por exemplo:

• Tomada de decisão
• Priorização de investimentos
• Alocação de recursos
• Determinar as habilidades e perfis dos recursos e determinar onde devem ser alocados
• Entendimento dos compromissos contratuais
• Visualização dos projetos em desenvolvimento

Espero ter ajudado a compreender o trabalho de gerente de portfólio.

Abraços e até a próxima.

Criando metas para pequenos e médios empreendedores

“Se não sabe onde quer chegar qualquer caminho server.” O primeiro passo para um sucesso de um empreendedor é saber definir as metas que se deseja atingir para o seu empreendimento, bem como o caminho necessário. Existem alguns passos para auxiliar nestas atividades.

Definição da Meta – consiste em saber onde o empreendimento deseja chegar. Deve ter um valor mensurável, como por exemplo um projeto de expansão de vendas de uma empresa, onde ficou decidido que o marketshare de um produto deve ter um aumento de 20% na rede de supermercados e 30% no varejo sem aumentar mais do que 15% dos custos de venda.

Custos – Após definir nossos objetivos, devemos avaliar os recursos e custos. Neste momento começa o nosso planejamento. No nosso exemplo para atingir nossa meta, deve ser contratado 2 vendedores e terceirizar a logística de entrega. Em relação a produção do produto será necessário rodar parte do turno noturno para atingir a quantidade de estoque necessário. Coloque todas essas informações uma planilha.

Plano de Ação – Nosso próximo passo será criar um plano de ação das atividades que serão desempenhadas para que nossa meta seja atingida. Um modelo seria utilizar o 5W2H que contém as informações O que?, Quanto?, Quando?, Quem?, Como?, Onde?. Com essas informações temos as atividades, quando ela será executada e por quem, entre outras informações. Um exemplo seria: Realizar o treinamento dos novos vendedores sendo realizado pelo coordenador de vendas até o final de mês. Lembre-se que todas as ações devem ser listadas.

Acompanhamento – Determine marcos durante o seu planejamento para que seja realizado o acompanhamento do seu plano de ação. Os acompanhamentos devem acontecer dentro de uma periodicidade de modo que seja possível realizar ações preventivas, corrigindo assim os desvios e trazendo para o planejado. Pode ser necessário fazer alterações no planejamento para refletir a nova realidade. No nosso exemplo podemos descobrir que os 15% de aumento dos custos não foram suficientes e precisamos subir para 25%.

Avaliação – Hora de avaliar se o sua meta foi atingida e consequentemente o sucesso do planejamento. Não leve os números de forma tão precisos, deixando uma margem de erro para mais e para menos.

Para cada empreendimento elabora um planejamento estratégico seguindo as orientações acimas, aumentando assim o sucesso de seu trabalho.

Abrços e até a próxima.