Cálculo do Valor Agregado

Uma das técnicas para monitoramento e acompanhamento de projetos é a utilização de valor agregado, que com algumas poucas informações podemos avaliar a situação do projeto.

Já tinha publicado aqui um exemplo que utiliza valor agregado para calcular o custo final de um projeto de construção de uma casa, bem com as estimativas de prazos. Confira aqui.

A cálculo do valor agregado é feito basicamente com as informações financeiras de custos planejados e realizados, conforme mostrado na imagem abaixo.

Para facilitar os cálculos, criei uma planilha para auxiliar e estou compartilhando com os leitores do blog.

Caso tenha interesse nesse arquivo, basta solicitar pelo e-mail brenomachado.aju@gmail.com que envio a última versão. Pretendo também criar uma lista de e-mails para enviar a versão atualizada, sempre tiver alguma melhoria.

Caso tenha alguma contribuição, a vontade para colaborar.

Abraços e até a próxima.

Disciplina no Gerenciamento de Projetos

Estava lendo no Blog Voices on Project Management do PMI um artigo sobre disciplina no gerenciamento de projetos e gostaria de compartilhar aqui.

Procure seguir os itens abaixo e garanta o sucesso na gestão de seus projetos:

• Planeje as atividades das próximas semanas de trabalho, de 1 a 2 a frente.
• Verifique as atividades do dia anterior
• Realizar revisões diárias de o que você fez ou deixou de cumprir
• Acompanhe através de seus apontamentos
• Evite perder tempo, tais como conversas não relacionadas
• Prática de permanecer dentro do prazo estipulado para as reuniões, tarefas e atividades
• Mantenha-se responsável por suas próprias entregas usando um documento de Daily Tracker
• Comunique-se com as partes interessadas e patrocinadores regularmente, independentemente dos resultados

Sucesso nos projetos.

Abraços e até a próxima.

Tags nos e-mails

Todo gerente de projetos sabe que comunicação é um dos principais fatores de sucesso ou fracasso de um projeto. E com o crescimento da comunicação utilizado ferramentas eletrônicas, principalmente o e-mail e o constante aumento da quantidade de mensagens indesejadas e entre outras, podem prejudicar seu desempenho.

Uma solução simples que pode ajuda-lo é a adoção de tags nos assuntos das mensagens. Uma tag nada mais é do que uma marcação seguindo uma padronização. Essa técnica já amplamente difundida.

O primeiro passo é identificar seus princpais marcadores. Vamos supor que nosso projeto precisa destacar as mensagens de algumas áreas ou etapas do projeto, como por examplo no caso de um projeto para lançamento de um novo produto, podemos ter:

• Marketing
  
• Design
  
• Comercial
  
• Logistica
  
• entre outros
  

O próximo passo e criar um simbologia que permite criar um identificador personalizado para nossas mensagens. Normalmente é utilizado os colchetes [ e ] para isso. Desta forma poderiamos ter [Marketing], [Design] e por ai vai. Lembre que os espaços antes e após os fazem diferença na tag, principalmente quando for automatizar sua catalogação.

Após a definição, e preciso ser documentado no Plano de Comunicação do projeto, devendo ser divulgado aos membros da equipe, aumentando assim sua eficiência.

Para organizar sua caixa de entrada, procure criar filtro no seu programa de e-mail, movendo as mensagens para caixas especificas sobre o assunto relacionado.

Antes de finalizar lembro que mais que exista um processo definido e automatizado, erros podem acontecer. Por isso faça uma verificação periódica para garantir que nenhuma mensagem tenha sido perdida.

Abraços, sucesso nos projetos e até a próxima.

Documentos Versionados com o BrOffice

Sempre gostei do BrOffice, mesmo quando ainda era chamado de Staroffice. Acredito que seja uma das melhores suites offices do momento, isso sem levar em consideração o fato de ser gratuito.

Por ser uma ferramenta cheia de recursos, começo uma série de artigos mostrando como podem auxiliar um gerente de projetos em suas atividades. Vamos começar pelo versionamento do documento e de que forma podemos registrar as mudanças nos documentos do projeto.

Primeiro vamos criar a versão inicial do documento da forma que estamos habituado a fazer. Veja a imagem abaixo.

Após a conclusão da versão inicial do seu documento, chegou o momento de fechar a primeira versão do documento. Este procedimento pode ser realizado a qualquer momento, mas é fortemente recomendado que seja realizado apenas na aprovação do documento pelo patrocinador.

Selecione no menu Arquivo -> Versões... Caso o documento não esteja salvo, será pedido para que seja realizado este procedimento antes de continuar. Ao aparecer a tela abaixo, selecione a opção "Salvar nova versão".

Insira os comentários sobre o motivo do fechamento da versão na caixa de dialogo que aparece na sequencia e clique no botão OK.
Ao abrir a opção de versões, será mostrado as revisões que o documento sofreu até o momento. Veja a seguir.

Selecione a versão que deseja e clique nos botões ao lado, onde é possível abrir em outra janela o documento como ele foi gravado naquele momento, ou até comparar com a versão que encontra-se aberta do documento. Também é possível excluir uma revisão do documento.

Espero que tenha gostado e até a próxiam

BrOffice e Gerencia de Projetos

Para que não conhece, deixo a dica como um substituto ao Microsoft Office a ferramenta BrOffice. Em um breve resumo, é uma suite que contém:

• Editor de Texto compatível com o Word
• Planilha de Cálculo compatível com o Excel
• Apresentação compatível com o Power Point
• Desenho vetorizdo
• Gerenciador de Banco de Dados que utiliza driver JDBC ou ODBC integrado com os demais módulos
• entre outros

Mantido pelos colaboradores do BrOffice.org no Brasil, sendo que o mesmo é baseado no OpenOffice.org. A equipe brasileira mantém um conjunto de documentos chamado de Escritório Aberto para que as empresas, profissionais liberais ou pessoas físicas possam utilizar como início de seus trabalhos.

Encontrei dentro do Escritório Aberto alguns documentos que podem ser utilizados por gerentes de projetos para o planejamento e acompanhamento de seus projetos, alguns chegando a substituir algumas ferramentas de cronograma como MS-Projeto, de forma básica. Veja algumas delas abaixo.

Cronograma

Ferramenta simples, mas permite o controle de horário e feriados durante o planejamento das atividades

Diagrama de Gantt

Um pouco mais elaborado, permitindo a visualização do Gráfico de Gantt, utilização de cores de acordo com o percentual de execução entre outros recursos.

Gerenciador de Projetos Gantt

Outra ferramenta que pode ser utilizado em diversos tipos de projetos desde uma reforma no escritório até o desenvolvimento de softwares ou implantação de planta industrial. 

As imagens são do próprio site do BrOffice.org, mas já tive a oportunidade de utilizar alguns destes documentos para pequenos projetos, atendendo sem nenhum tipo de restrição e por ser um documento aberto, pode ser modificado para atender de forma especifica sua necessidade.

Confira as demais clicando aqui.

Abraços e até a próxima.

Sete Falácias

Recebi este artigo da minha amiga Jusimara,  que foi escrito por Harold Kerzner (Ph.D, MS, Engenharia;MBA) é Diretor Executivo no International Instute for Learning, Inc., e Professor de Gerenciamento de Sistemas no Baldwin-Wallace Colloge. Especialista em nas áreas de gerenciamento de projetos, gerenciamento total da qualidade e planejamento estratégico e que gostaria de compartilhar com você leitor

SETE FALÁCIAS

Que atrasam a Maturidade do Gerenciamento de Projetos

“Diz-se que freqüentemente que tomar a decisão de fazer alguma coisa é muito mais fácil do que fazer aquilo acontecer de fato.Isso é especialmente verdadeiro no gerenciamento de projetos.Se é fácil para os executivos tomarem a decisão de tornarem-se maduros, ao mesmos tomadores de decisão falta o conhecimento sobre como fazer isso acontecer, pelo menos de forma simples.O resultado com freqüência é o caos, resultando tanto no alongamento do processo de maturidade, quanto na decisão de renunciar à esperança de que aquilo irá acontecer num futuro próximo.Lições aprendidas a partir de outras empresas podem certamente tornar a vida mais fácil, especialmente se o erros não forem repetidos”.

                                                                                                                  Kerzner, Harold

Muitas vezes as empresas embarcam numa jornada a fim de implementar o gerenciamento de projetos e descobrem que o caminho que elas pensavam ser livre e direto é mesmo cheio de obstáculos e falácias.Sem compreender suficientemente os obstáculos que normalmente surgirão no percurso e muito menos como ultrapassá-los, uma organização corre o risco de jamais alcançar um alto nível de maturidade no gerenciamento de projetos. Por outro lado, seus concorrentes podem precisar de apenas uns poucos anos para implementar uma estratégia de amplo impacto organizacional que torne as entregas dos projetos previsíveis e consistentes.

Um obstáculo crucial a maturidade de projetos é que as atividades de implementação são freqüentemente lideradas por pessoas que já conquistaram autoridade dentro da organização, muitas vezes devido ao seu longo tempo de trabalho dedicado a organização. Essa pessoa geralmente tem uma compreensão superficial sobre área de gerenciamento de projetos como um todo e não se dispõe a assistir programas de treinamento, nem mesmo os mais curtos, a fim de auferir um entendimento mais detalhado sobre o que é necessário para tornar bem sucedida a maturidade e implementação do gerenciamento de projetos. Um segundo grande obstáculo é que essas mesmas pessoas, com freqüência, tomam decisões para implementação baseadas em seus interesses pessoais ou em pautas escusas. Ambos os tipos de obstáculos dificultam a correta implementação do gerenciamento de projetos.

As falácias ou erros de interpretação que afetam a maturidade no gerenciamento de projetos não necessariamente inviabilizam a sua implementação. Ao invés disso, essas crenças que nos engana, alonga o tempo de implementação e gera frustrações significativas às categorias de gerenciamento de projetos.Neste artigo são apresentados de comentados os sete erros/falácias mais comuns em gerenciamento de projetos que atrapalham sua maturidade.

Erro N° 1: Nosso objetivo final é implementar  o gerenciamento de projetos.

            Objetivo errado!

      O objetivo supremo deve ser o desenvolvimento de sistemas e processos de gerenciamento de projetos que resultem de modo previsível e consistente em um fluxo contínuo de projetos bem sucedidos.

     Uma implementação bem sucedida se dá no menor tempo possível e não causa interrupções no fluxo de trabalho existente. Qualquer um pode comprar um software e implementar um gerenciamento de projeto gradativamente. Mas daí, não resultarão, necessariamente, em sistemas e processos efetivos de gerenciamento de projetos, e concluir um ou dois projetos com êxito não quer dizer que somente projetos bem sucedidos virão na seqüência.Mais ainda: adquirir o melhor software de gerenciamento de projetos do mundo não pode e não irá substituir a necessidade de pessoas que devam trabalhar em equipe num ambiente de gerenciamento de projetos.Um software de gerenciamento de projeto não é:  

• Uma panacéia ou uma solução rápida para temas de gerenciamento de projetos.
• Uma alternativa para o lado pessoal do gerenciamento de projetos.
• Uma substituição para os conhecimentos, habilidades e experiências necessárias para gerenciar projetos.
• Um substituto da tomada pessoal e julgamento de decisões.
• Uma substituição para a atenção gerencial, quando necessária.

Estabelecer o objetivo certo é essencial para atingir a maturidade do gerenciamento de projetos no menor tempo possível.

Erro N° 2: Precisamos estabelecer um número mínimo de formulários, templates, normas, checklists para cada momento.

Critérios errados!

          A maturidade do gerenciamento de projetos somente pode ser avaliada  estabelecendo-se níveis de maturidade baseados em tempo e empregando-se instrumentos de avaliação para cada medição.Ainda que seja verdade que os formulários, normas/procedimentos, template e checklists sejam necessários, maximizar suas quantidades ou colocá-los em operação não garante maturidade no gerenciamento de projetos acreditam que a maturidade no gerenciamento de projetos pode ser acelerada se o foco estiver no desenvolvimento de uma metodologia de amplo espectro organizacional na qual cada um acredite e dê suporte. As metodologias deveriam ser desenhadas/projetadas para aperfeiçoar o fluxo de trabalho, ou seja, o modo como as empresas conduzem seus projetos.Por exemplo, quando um projeto é concluído, o time deveria ser instigado a elaborar um relatório para extrair as lições aprendidas e as melhores práticas. A sessão para elaborar o relatório freqüentemente revela formas de minimizar ou combinar processos para melhorar a eficiência e a efetividade sem aumentar os custos.

Erro N° 3: Precisamos comprar um software de gerenciamento de projetos a fim de acelerar  o processo de maturidade

Abordagem errada!

        Adquirir um software somente com a finalidade de ter um software de gerenciamento de projetos é uma má idéia. Com muita freqüência os tomadores de decisão compram um software com base nos acessórios que o acompanham, acreditando que um grande pacote de software de gerenciamento de projetos pode acelerar a maturidade.

       Pode ser que um pacote de US 200.000 seja benéfico para uma empresa que esteja construindo plantar para uma companhia de energia nuclear, mas qual percentual do projeto demanda características tão elaboradas? Gerentes de projetos admitem com facilidade que usam menos de 20% da capacidade de seus softwares de gerenciamento de projetos. Parece que eles o vêem muito mais como ferramentas para cronograma do que uma forma  pró-ativa de gerenciar um projeto. Considere o exemplo seguinte que representa a média anual de uma empresa médio porte.

• Número de reunião por projeto:60
• Número de pessoas participantes de cada reunião:10
• Duração de cada reunião:1,5 horas
• Custo do homem –hora: US $125
• Número de projeto por ano: 20

       Utilizando essa informação, calculamos que uma organização gasta uma média de US$ 2.25 milhões para que as pessoas participem de reuniões de equipe durante um ano!Bem o que você acharia se comprarmos um pacote se software que ajudasse a reduzir o número de reuniões de projeto em 10%? Poderíamos economizar US$ 225.000 por ano para a empresa!

Os objetivos da escolha de um software para gerenciamento de projetos devem ser baseados nos benefícios que ele vai proporcionar ao projeto da empresa, tais como reduções de custo pela eficiência, efetividade, padronização e consistência.Um pacote de software de US$ 500 pode reduzir custos de projeto mais eficiente o que um de US$ 200.000 com mais freqüência do que se imagina. A maturidade no gerenciamento de projetos somente vai ser apoiada pela aquisição do software se as pessoas  que o escolheram focarem no volume de dinheiro que será economizado empregando o software e não pelas funcionalidades listadas na embalagem.

Erro N° 4: Precisamos implementar o gerenciamento de projetos em pequenos passos através de pequenos projetos inovadores, de modo que todos possam acompanhar.

Método errado!

        Isso funciona se o prazo não for uma restrição. A melhor forma de vencer isso é utilizar os métodos de gerenciamento de projetos para um grande e importante projeto de organização, um projeto que seja visto como inovador.Quando um projeto grande é gerenciado com sucesso ele vira referência para outros menores, ou seja, implica em dizer que os processos utilizados nele deverão funcionar para dos demais projetos, enquanto que o  de inverso não necessariamente passa essa credibilidade de verdadeiro. Se a implantação desses métodos for feita a partir de pequenos projetos de inovação/melhoria, algumas pessoas irão argumentar contra o uso dos mesmos métodos/processos para gerenciar projetos de grande porte e vão encontrar inúmeros exemplos porque isso não funciona.

Empregar esses métodos num grande e importante projeto para a organização geralmente fazem deles serem acompanhados de menos resistência ao uso pelos demais projetos, especialmente se a execução do projeto acontecer visivelmente de forma incremental.

Erro N° 5: Precisamos acompanhar e divulgar os resultados dos projetos inovadores.

Maneira de incentivar errada!

      Expor os resultados de um projeto bem sucedido beneficia somente aquele projeto.Explicar como as práticas de gerenciamento de projetos  resultaram num projeto bem sucedido beneficia toda a organização, pois as pessoas compreendem como a maturidade em gerenciamento de projetos pode auxiliar no sucesso de diversos projetos.

Erro: N° 6: Precisamos de apoio do executivo-sênior

Quase verdadeiro!

      Precisamos de um apoio visível do executivo. As pessoas diferenciam facilmente o apoio genuíno e verdadeiro daquele que apenas existe para manter a aparência.Os executivos devem fazer o que falam, realizar reuniões para demonstrar seu apoio  ao gerenciamento do projeto e participar de várias reuniões com o time de projetos.Devem também manter uma política de portas abertas para os problemas que ocorrem durante a implementação do gerenciamento de projetos.

Erro: N° 7: Precisamos de um direcionamento em gerenciamento de projetos para, então, nossos funcionários se tornarem Project Management  Professionals (PMPs).

     Mais uma vez, quase verdadeiro!

              O que precisamos mesmo é de permanente capacitação em gerenciamento de projetos.Tornar-se um PMP é somente um ponto de partida. Há vida após o guia PMBOK®. Proporcionar treinamento contínuo em gerenciamento de projetos para grande parte das equipes de organização é o método mais rápido de acelerar a maturidade em gerenciamento de projetos.

              Considerações finais

              Obviamente não é preciso dizer que é há muito mais falácias do que as que foram discutidas neste artigo, prontas para criarem barreiras na implementação de boas práticas de gerenciamento de projetos e retardarem sua maturidade. O mais importante é que sua organização implemente o gerenciamento de projetos através de planos bem pensados e que conte com a aceitação e o amplo apoio organizacional.

             Todas as falácias discutidas neste artigo de alguma forma geram atrasos desnecessários à implementação de melhorias nos métodos de gerenciamento de projetos. Identificar e superar uma falácia, ou seja, uma interpretação equivocada, pode agilizar em muito a sua organização a encontrar um caminho para a maturidade em gerenciamento de projetos.

Abraços e até a próxima

Livros para Gerente de Projetos

Hoje vou deixar algumas sugestões para leitura de quem esta pensando em iniciar nesta área de gerência de projeto ou preparação para o PMP.

O primeiro é o Project Managment Body of Kwonledge - PMBOK. Este livre possui as técnicas que devem ser utilizadas para a Gestão de Projetos, independente de sua natureza. Encontra-se na 3ª Edição, mas estamos aguardando a chegada da 4ª Edição e suas mudanças. Com esta edição também vai ser alterado o processo de avaliação PMP.

Outro livro que recomendo é o Manual Prático do Plano de Projeto de Ricardo Viana Vargas. A grande dificuldade quando estamos começando nesta área é encontrar modelos dos documentos que iremos utilizar. O próprio autor permite a utilizada dos documento, que vem em um CD, inclusive permitindo alterar, adaptando assim para a sua realidade.

A autora Rica Mulcahy possui diversas publicações voltadas para prepara do PMP.  É um material bastante conceituado entre os gerentes de projetos, MBA e cursos preparatórios.

Caso você tenha algum sugestão de livro, mande um e-mail para brenomachado.aju@gmail.com para que seja publicado aqui.

Até a próxima

Por que fazer um projeto?

Costumo dizer que grande parte das ações que temos no nosso dia podem e devem ser encarados como um projeto. Muitos pensam que projeto é sempre algo grandioso a ser feito, o que não é verdade. Sempre temos boas ideias mas na hora de colocar em prática acabamos nos deparando com uma quantidade grande de obstáculos, dificultando assim sua realização e chegando a desistência da ideia.

Aproveitando diversos e-mails que tenho recebido perguntando como fazer um projeto para determinada ideia ou objetivo que deseja atingir, resolvi criar um tipo de banco de projeto para atividades cotidianos, aproveitando para mostrar que projeto pode ser desde uma simples festa até a construção de bomba atômica (esta última não mostrarei como projetar, obviamente).

Mas afinal, porque é preciso fazer um projeto para que possa dar certo? Primeiro, criar um projeto não quer dizer que sua ideia vai ter 100% de chance de dar certo, mas serve como um exercício para compreender melhor o que você deseja, onde quer chegar, como você vai chegar e quanto vai custar. Dentro do cenário montado do projeto, podemos fazer os ajustes necessários, afinal esta no papel ainda, ou até mesmo abandonar o projeto por torna-se inviável, reduzindo assim as perdas que teríamos caso a ideias fosse colocadas em prática.

Você costuma fazer este exercício quando coloca em prática suas ideias? Se a sua resposta for não, você não precisa ficar desapontado, pois faz parte da grande maioria da população. E agora você deve estar se perguntando, como faço o projeto? Não existe uma formula para isto, nem receita de bolo. Existem algumas técnicas que estarei mostrando nos próximos posts desta série para você possa utilizar.

Outra pergunta, o que posso transformar em projeto? Praticamente tudo que tenha um período definido (começo, meio e fim) e que resulte em um produto ou serviço único (depois explico melhor este resultado único). Dentro deste conceito, podemos exemplificar com uma festa de aniversário, um churrasco com amigo, passeio por trilhas, uma dieta, procura de um emprego, abertura de um negócio, revitalização de um produto entre tantas outras coisas.

O projeto normalmente encontra-se dividido da seguinte forma:

• Iniciação: Momento de concepção da ideia. Normalmente possui alguns registros (anotações ou documentos) onde explica o que é o projeto.

• Planejamento: Elaboração do projeto propriamente dito. Normalmente resulta em documento contendo as informações do projeto, plano de ação,cronograma, custo e uma analise de viabilidade, se for o caso. Pode ser composto por outros documento dependendo do tipo de projeto.

• Execução: Neste momento, o projeto é executado, fazendo o devido acompanhamento e ajuste necessários.

• Encerramento: Após o projeto ter sido finalizado, é a hora da prestação de contas e fazer os últimos ajustes nos documentos para que sejam arquivados servindo como referência para os próximos projeto similares.

Todo projeto já nasce no seu DNA com a certeza de vai dar errado, e cabe ao gerente de projeto fazer com que dê certo, segundo Ricardo Viana Vargas.

No próximo post da série falarei sobre como organizar uma festa de criança. Caso tenha alguma sugestão de projeto, envie para brenomachado.aju@gmail.com e até a próxima.

Escrevendo um projeto

Conheço diversas pessoas que tiveram ótimas ideias mas pecaram simplesmente por iniciar as atividades sem saber exatamente o que deveria e como ser feito. Essa característica é mais comum do que podemos imaginas nas pessoas. O primeiro passo quando temos uma grande ideia é registrar e para isto podemos fazer de diversas formas. A mais comum é elaborando um documento de visão (estarei falando dele em outro artigo) e o projeto propriamente dito.

O documento do projeto deve conter as informações necessárias para a identificação, necessidade e metas que queremos atingir, pessoas que estarão envolvidas com o projeto, recursos necessários, prazos de entregas dos marcos, seus custos entre outas informações pertinentes ao projeto.

Quando iniciei este blog, tinha em mente diversos projeto e entre eles criar um banco de documentos para a elaboração e gestão de projetos, e hoje estou disponibilizando o primeiro documento.

O documento do projeto, deve ser elaborado no momento de planejamento, devendo ser aprovado e versionado sempre que for modificado, guardando assim seu histórico. Existem várias formas de se manter um versionamento dos documentos.

Outro fator que pode impactar seu projeto é identificar as partes interessadas do projeto. Normalmente identificamos apenas as pessoas que atuam de forma direta ao projeto, esquecendo as que atual de forma indireta. Um exemplo seria na abertura de um comércio e não colocamos no nosso planejamento os Bombeiros. Mas afinal, o que eles tem a ver com o nosso projeto. Meu negócio não tem nada a ver com eles, mas é necessário uma inspeção por parte deles para que seu negócio possa iniciar as atividades e caso não esteja em conformidade pode atrasar o seu projeto ou até mesmo inviabilizar.

Tenha também cuidado com os custos do projeto. Analise de viabilidade e custos definitivamente não é o forte de muitas pessoas e acabam subestimando o valor do projeto, faltando assim recursos financeiros para a execução do projeto.

Desejo sucesso na elaboração de seu projeto e estou disponibilizando um modelo de documento do projeto. Existem diversas formas de escrever este documento, podendo ser adaptado de acordo com a sua necessidade. Em breve estarei disponibilizando outros modelos.

Visualize o documento: Modelo de Projeto

Deixe seu comentário sobre a forma que você escreve seus projeto e até a próxima.

Virtualização de Documentos

A primeira vez que tive contato com o termo GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos (maiores informações aqui) foi por volta do ano 2000 em algumas revistas especializadas da época. Se formos recordar os equipamentos que tínhamos naquela época, vamos nos deparar com o seguinte cenário: Computadores pessoais ainda com preço elevado e alto custo de armazenamento (disco rígido), tornando assim inviável sua utilização nas empresas.

Com as facilidade de aquisição das máquinas (computadores, scanners entre outros) e o aumento da capacidade de processamento, juntamente com diminuição do custo de armazenamento (Mb/R$) possibilitou o crescimento deste segmento de software no mercado brasileiro. Atualmente possuem diversas soluções para os diferentes segmentos do mercado.

A virtualização de documentos pode ser utilizada, por exemplo, para:

• Arquivar os documentos dos funcionários da empresa

• Arquivar os documentos de um escritório de contabilidade

• Processos judiciais de um Tribunal

• Processos Administrativos

• Solicitações internas

• Notas de reuniões ou projetos

• entre muitos outros

Após a virtualização dos documentos, começam a aparecer as vantagens, como:

• Facilidade de busca dos documentos, incluindo busca dentro do conteúdo do arquivo

• Redução do espaço físico para armazenamento dos documentos não virtuais

• Qualidade para as pessoas que manipulam os documentos (redução de poeira e doenças)

• Redução do risco de perda do documento

• O documento não se deteriora com o tempo (principalmente extratos bancários e fax)

• e não para por ai.

Os Juizados Especiais da Justiça Federal da 5ª Região possui todo o tramite dos processos virtualizados no Sistema Creta. A justiça Federal realizou o seguinte estudo sobre os processos virtuais (estou apresentando os dados referente apenas aos documentos, não fazendo referencia ao tramite virtual).

Quantidade de Processos	600000
Quantidade de Documentos	9,7 milhões
Tamanho da Base	1,8Tb
Economia em Papel	R$ 8,4 milhões (360 toneladas de papel)

Ao virtualizar os documentos, devemos tomar cuidado com a nossa infra estrutura para armazenamento e manutenção das informações. Veja abaixo alguns cuidados:

• Backup – Sei que você já deve estar cansado de escutar esta palavra. Então elabore um procedimento de backup periódico para garantir que suas informações não fiquem muito tempo desprotegido. Um ponto de falha do backup normalmente é falha na mídia, então faça testes recuperando as informações em outra máquina para garantir que funcionou. Guarde seu backup em local seguro (cofre a prova de fogo) ou até mesmo fora da empresa.

• Segurança da Máquina – Proteja sua máquina e rede dos famosos e indesejáveis vírus, que pode comprometer todas as suas informações. O ideal é que os documentos fiquem em um servidor isolado e em local seguro. Também recomendo o uso de um no-break para evitar problemas com a rede elétrica.

• Segurança Física – Não adianta fazer backup, proteger a máquina se ela fica em um local de fácil acesso na empresa. Procure um lugar mais protegido, porém sem prejudicar a ventilação necessária da máquina, afinal não queremos que durante um sinistro sua máquina contendo todas as suas preciosas informações seja levada pelo sócio.

Espero que tenha gostado e até a próxima.

O que fazer com os riscos do projeto

Quando iniciamos o planejamento de um projeto, devemos verificar os riscos que podem comprometer a evolução do projeto e até mesmo torna-lo inviável. Um erro muito comum é subestimar os risco que envolvem o projeto, normalmente por acreditar que não irá acontecer conosco.

Ao elaborar o “Plano de Gerenciamento de Risco”, devemos levar em consideração:

• Probabilidade: qual a chance do risco acontecer? Devemos identificar o risco e criar uma escala. Eu utilizo o tabela abaixo para mapear a probabilidade do risco. 

  

• Impacto: O que pode acontecer ao meu projeto se esse risco acontecer? Assim como a probabilidade devemos identificar e criar uma escala. Veja a tabela abaixo que utilizo para mapear o impacto do risco.

Após o levantamento inicial podemos definir uma escala para este risco. Veja a tabela abaixo que utilizo.

Desta forma podemos identificar mais facilmente quais os riscos que devemos priorizar. Lembre que os riscos podem acontecer em uma determinada fase, minimizando assim o esforço no decorrer do projeto. Para isso podemos criar uma tabela contendo os riscos identificados e as fases do projeto e assim fazer um mapeamento.

Tão importante quanto mapear os riscos é saber o que fazer com eles. Então podemos classificar os riscos da seguinte forma:

• Aceitação passiva: estamos preparado para o risco e não podemos fazer nada, é o exemplo de uma enchente na região onde estamos trabalhando.

• Aceitação ativa: estamos preparados para o risco e prontos para agir, normalmente através de planos preventivos e de contingência, é o exemplo de um atraso na entrega de uma determinada aquisição do projeto.

• Transferir: conhecemos os risco e não queremos assumir caso aconteça, é o exemplo de uma aquisição que deve ter um transporte marítimo com o risco de afundar, então podemos fazer um seguro. Caso aconteça, não teremos um prejuízo financeiro, apenas no cronograma.

• Evitar: normalmente o risco possui um grande impacto no projeto e com uma probabilidade muito alto, que pode inviabilizar o projeto, desta forma devemos evitar este caminho, sendo necessário replanejar o projeto e seu for o caso cancelar.

Antes de finalizar este artigo, lembre que devemos ter para cada risco um plano preventivo, onde iremos planejar o que devemos fazer para o risco não aconteça e um plano de contingência, contendo as informação de como proceder para minimizar o risco no projeto, caso ele venha a acontecer.

Espero que tenha gosta, e até a próxima.

Lições Aprendidas

Sempre que estamos envolvidos em um projeto nos preocupamos que todas as etapas sejam executadas de forma que as ações necessárias sejam cumpridas dentro do prazo, e acabamos esquecendo um detalhe muito importante, as lições aprendidas com o projeto.

Quando estamos concluindo o projeto, normalmente as pessoas envolvidas já estão se desligando da equipe, ou envolvidas realizando os ajustes necessários para a conclusão dentro do prazo estabelecido.

Mas porque é importante uma reunião para as lições aprendidas e o que fazer com elas? Como já expliquei em outros artigos, um projeto pode ser para atividades do cotidiano, como um passeio na serra, uma festa de amigos, um evento na empresa entre outros. Desta forma acabamos aprendendo com a evolução do projeto. Este aprendizado pode ser para o que foi útil ao projeto, bem como as dificuldades encontradas.

Logo após o encerramento do projeto, é importante reunir as principais pessoas que participaram do projeto e realizar um Brainstorming sobre o projeto, registrando todas as informações que sejam consideradas importantes, seja em um documento padronizado ou em uma simples memória de reunião. Esta informação deve ser guardada de forma a criar um banco de informações para referências em projetos similares futuros venham a ser realizados.

Vamos exemplificar a importância de registrar as lições aprendidas do projeto.

Projeto Férias de Final de Ano
Todos sonham com as férias de final de ano para conhecer ou retornar para um cantinho aconchegante do mundo. O planejamento começa meses antes da viagem, no nosso caso, 6 meses antes vamos começar a pesquisar nas agência de viagem nossas opções de destino. Não vou entrar muito em detalhes do projeto, procurando focar apenas os pontos principais.

Para a nossa viagem temos que nos preocupar com uma série de detalhes, como contas a pagar durante o período, segurança de nossa casa, alimentação de bicho de estimações, malas, roupas, enfim, muitos detalhes. Por mais que seja planejado alguma coisa acaba sendo esquecido.

Vou resumir em alguns exemplos nossa viagem. Primeiro caso é uma recomendação de nosso vizinho que já tinha visitado cidades parecidas com o nosso destino e sugeriu o tipo de programação que deveríamos fazer. Devemos registrar essa informação caso tenha sido boa para a nossa viagem para que nas próximas viagens similares possamos utilizar. Vamos agora a dois exemplos para que não sejam esquecidos nos próximos projetos. Na pressa de viajar, esquecemos o carregador de nossa câmera fotográfica e tivemos que comprar outro durante a viagem ou reduzir a quantidade de fotos registradas economizando a bateria. Outro exemplo é descobrir que esquecemos de suspender a entrega do jornal durante esse período.

As lições aprendidas devem ser registradas e guardadas em local seguro e fácil acesso, pois serve de referencia para outros projetos.

E você, registra as lições aprendidas de seus projetos?

Espero que tenha gostado e até a próxima.

Usando Mind Map para construir WBS

Uma Estrutura Analítica de Projetos (EAP), ou do inglês, Work breakdown structure (WBS) é uma ferramenta para decomposição do trabalho em partes manejáveis e tem como objetivo identificar os elementos terminais, servindo como base para a maior parte do planejamento do projeto.

A EAP pode ser utilizada para todos os tipos de projetos, tendo as seguinte características:

• Deve possuir as tarefas e não as ações
  
• Não deve exceder 100 elementos terminais. Se necessário quebre em subprojetos.
  
• Não deve exceder de 3 a 4 níveis de profundidade.
  
• Um pacote de trabalho deve ter entre 8 e 80 horas de duração. 

Durante o processo de elaboração da WBS é importante captar o projeto como um todo, normalmente utilizando reuniões de Brainstorming, e registrando em memórias ou atas de reunião. A utilização de mapa mental, ou do inglês, Mind Map complementa essa tarefa e por ser um técnica visual que pode ser feita tanto utilizando a caneta e o papel, bem como programas para computadores. 

A grande vantagem é que a técnica permite visualizar as idéias de forma que o cérebro compreende com maior facilidade. Isso porque ela permite a utilização de figuras e desenhos, textos curtos (normalmente uma palavra por nó) e a utilização de coloridos e "nuvens" para agrupar as idéias. Veja abaixo um mapa mental para um projeto chamado "Cidadão Solidário".

Após a elaboração do mapa mental e reunido os pacotes de trabalhos do projeto, podemos finalmente fazer a nossa EAP, conforma a figura abaixo.

Em breve estarei escrevendo mais sobre mapa mental, não apenas na área de gerência de projeto.

Espero que tenha gostado e até a próxima.

Planejamento Estratégico - Parte 2/3

Na continuação de nosso artigo vamos ver algumas técnicas que podemos utilizar para auxiliar em nosso planejamento.

• Analise SWOT
  
• Analise Competitiva - Porter
• Matriz BCG
  

Analise SWOT

História

Dentre essas técnicas vamos fazer uma analise mais aprofundada na Analise SWOT. Não se sabe exatamente quando e por quem ela foi criada. Segundo HINDLE & LAWRENCE (1994) a análise SWOT foi criada por dois professores da Harvard Business School: Kenneth Andrews e Roland Christensen. Por outro lado, TARAPANOFF (2001:209) indica que a idéia da análise SWOT já era utilizada há mais de três mil anos quando cita em uma epígrafe um conselho de Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes, reconheça as fraquezas, agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU, 500 a.C.) Apesar de bastante divulgada e citada por autores, é difícil encontrar uma literatura que aborde diretamente esse tema.

Utilizando a Analise SWOT

Esta analise consiste em dividir o cenário a ser estuda em ambiente externo (oportunidades e ameaças) e interno (forças e fraquezas). Esse cenário é representado pela matriz SWOT, conforme a figura abaixo.

As forças e fraquezas se relacionam entre se e determinam a situação atual do projeto ou negócio, quase sempre, fatores internos, enquanto que as oportunidades e ameaças são antecipação do futuro e estão relacionados a fatores externos.

O ambiente interno é resultado de planejamentos estratégicos de atuação definidos pelos gestores , sendo assim, quando for percebido um ponto forte, ele deve ser ressaltado ao máximo e quando for percebido um ponto fraco, deve-se agir para controla-lo, ou minimizar seus efeitos.

No ambiente externo é totalmente fora do controle de seus gestores, mesmo assim é importante conhecer e monitorar com frequencia de forma a aproveitar as oportunidades e evitar as ameaças, o que nem sempre é possível, porém pode ser feito um planejamento para minimizar seus efeitos.

A Matriz SWOT deve ser utilizada entre o diagnóstico e a formulação estratégica propriamente dita.

Feito essa analise, estamos prontos para darmos inicio ao planejamento estratégico. Confira este artigo para que você possa entender um pouco sobre plano de ação.

Espero que tenha gostado e até a próxima parte deste artigo.

Documentação em dia

Um dos grandes desafios, principalmente em projetos de TI, é manter a documentação em dia. Em alguns projetos, até tomarmos os cuidados necessários para a elaboração dos documentos, por mais simples que possam ser. O grande problema consiste nas atualizações que os documentos precisam sofrer durante o período de evolução do projeto, muitas vezes pressionados por prazos ou orçamento.

O que acabamos fazendo é realizar as mudanças no projeto e deixarmos para atualizar a documentação no momento seguinte, o que acaba não acontecendo e quando vemos já estamos realizando novas mudanças chegando em um momento onde não se consegue mais atualizar.

Sei o quanto é difícil manter atualizada, ainda mais quando temos mudanças onde gastaremos mais tempo para versionar e atualizar a documentação do que para realiza-la.

Deixo abaixo algumas sugestões:

• Reserve horários em seus projetos apenas para cuidar da documentação.
  
• Atualize sua documentação antes de realiza as mudanças necessárias no projeto.
  
• Valide sempre com as partes interessadas a documentação produzida, diminuindo assim retrabalho desnecessário.
  

Uma documentação em dia, além de facilitar o andamento e encerramento do projeto com sucesso, nos permite uma posterior continuidade, se necessário.

Espero que tenham gostado e convido a deixarem nos comentários como você mantém sua documentação em dia. Até a próxima.

Transforme suas idéias em Projetos de Sucesso

Muitas pessoas acabam deixando as oportunidades passarem simplesmente por falta de um projeto e partindo direto para a ação de fazer. Quando pensamos em projeto nos vem logo na mente algo grande e complexo, o que não é verdade.

Se formos definir projeto teríamos:

• Resulta em um produto ou serviço


• Possui um tempo definido, ou seja, um início e termino


• e, É único

Partindo do conceito acima podemos verificar que boa parte, senão praticamente todas, as nossas idéias podemos transformar em projetos.

Devemos ter cuidado para utilizar apenas o que necessário ao projeto, procurando criar um dinamismo ao processo.

Apenas para exemplifica podemos citar uma idéia de promoção de vendas para o dia dos pais. Podemos notar que a idéia se enquadra no conceito acima de projeto. Sei que alguns podem questionar que não é único pois se repete todo ano, porém o planejamento de um ano não é o mesmo para o outro.

Desta forma iríamos precisar dos seguintes itens para compor nosso projeto

• Termo de abertura


• Escopo do Projeto


• Limites do Projeto


• Escopo do Produto


• Partes Interessadas


• Analise de Viabilidade


• Plano de Ação


• Cronograma


• Custos


• Analise de Risco


• Aquisições


• Critério de Aceitação


• Integração

Dependendo de seu projeto, podemos incluir outros documento como a Analise de Mercadológica, Analise Financeira e o Plano de Negocio.

Feito o planejamento, é necessário um acompanhamento periódico do projeto lembrando sempre de registrar. Ao terminar o projeto devemos realizar um reunião de lições aprendidas, registrando os acertos e os erros (afinal ninguém é perfeito) para referência nos próximos projetos.

Espero que tenham gostado e até a próxima.

Modelos de documentos

Estarei adicionando em breve modelos de documentos para o gerenciamento de projeto. Utilize os comentários para dizer quais documentos você gostaria de ter aqui.

Abraços e até o próximo post.

Dicionário

Neste artigo vou abordar um tema simples, porém ignorado por muitos que estão começando a escrever projetos.

Independente do tamanho dos projetos que estou envolvido, procuro sempre padronizar os termos utilizados nos projetos criando um dicionário de termos. Mas para que criarmos um documento contendo o óbvio? Simples. O óbvio para alguns dos envolvidos pode não ser tão óbvio assim, e quando um dos envolvidos não compreende o real sentido dos termos utilizados no projeto, acaba gerando um ruído desnecessário, provocando quase sempre uma perda de tempo, quando não financeiro.

Recentemente participei de um projeto onde tínhamos participantes em diversos estados utilizando diferentes termos para o mesmo significado ou o mesmo termo fazendo referencia a diferentes itens e com a utilização do dicionário conseguimos praticamente todo ruído desnecessário que poderíamos provocar.

Esse simples documento deve ser feito preferencialmente com a participação dos envolvidos, procurando sempre chegar a um consenso e apresentado sempre que necessário, além claro de fazer parte da documentação do projeto.

Não existe uma regra para criar um dicionário de termo, mas devemos procurar incluir os principais termos que podem provocar algum ruído durante as reuniões de projeto.

Espero que tenham gostado do artigo. Um abraço e até o próximo.Categorias do Technorati Dicionário, Gestão de Projetos, Documentação