Virtualização de Documentos

A primeira vez que tive contato com o termo GED – Gerenciador Eletrônico de Documentos (maiores informações aqui) foi por volta do ano 2000 em algumas revistas especializadas da época. Se formos recordar os equipamentos que tínhamos naquela época, vamos nos deparar com o seguinte cenário: Computadores pessoais ainda com preço elevado e alto custo de armazenamento (disco rígido), tornando assim inviável sua utilização nas empresas.

Com as facilidade de aquisição das máquinas (computadores, scanners entre outros) e o aumento da capacidade de processamento, juntamente com diminuição do custo de armazenamento (Mb/R$) possibilitou o crescimento deste segmento de software no mercado brasileiro. Atualmente possuem diversas soluções para os diferentes segmentos do mercado.

A virtualização de documentos pode ser utilizada, por exemplo, para:

• Arquivar os documentos dos funcionários da empresa

• Arquivar os documentos de um escritório de contabilidade

• Processos judiciais de um Tribunal

• Processos Administrativos

• Solicitações internas

• Notas de reuniões ou projetos

• entre muitos outros

Após a virtualização dos documentos, começam a aparecer as vantagens, como:

• Facilidade de busca dos documentos, incluindo busca dentro do conteúdo do arquivo

• Redução do espaço físico para armazenamento dos documentos não virtuais

• Qualidade para as pessoas que manipulam os documentos (redução de poeira e doenças)

• Redução do risco de perda do documento

• O documento não se deteriora com o tempo (principalmente extratos bancários e fax)

• e não para por ai.

Os Juizados Especiais da Justiça Federal da 5ª Região possui todo o tramite dos processos virtualizados no Sistema Creta. A justiça Federal realizou o seguinte estudo sobre os processos virtuais (estou apresentando os dados referente apenas aos documentos, não fazendo referencia ao tramite virtual).

Quantidade de Processos	600000
Quantidade de Documentos	9,7 milhões
Tamanho da Base	1,8Tb
Economia em Papel	R$ 8,4 milhões (360 toneladas de papel)

Ao virtualizar os documentos, devemos tomar cuidado com a nossa infra estrutura para armazenamento e manutenção das informações. Veja abaixo alguns cuidados:

• Backup – Sei que você já deve estar cansado de escutar esta palavra. Então elabore um procedimento de backup periódico para garantir que suas informações não fiquem muito tempo desprotegido. Um ponto de falha do backup normalmente é falha na mídia, então faça testes recuperando as informações em outra máquina para garantir que funcionou. Guarde seu backup em local seguro (cofre a prova de fogo) ou até mesmo fora da empresa.

• Segurança da Máquina – Proteja sua máquina e rede dos famosos e indesejáveis vírus, que pode comprometer todas as suas informações. O ideal é que os documentos fiquem em um servidor isolado e em local seguro. Também recomendo o uso de um no-break para evitar problemas com a rede elétrica.

• Segurança Física – Não adianta fazer backup, proteger a máquina se ela fica em um local de fácil acesso na empresa. Procure um lugar mais protegido, porém sem prejudicar a ventilação necessária da máquina, afinal não queremos que durante um sinistro sua máquina contendo todas as suas preciosas informações seja levada pelo sócio.

Espero que tenha gostado e até a próxima.