No último artigo desta série, tinha prometido falar sobre o planejamento de uma festa infantil, o que não impede de ser utilizado em outros tipos de eventos similares.
Festa infantil sempre é um momento importante para o familiares e principalmente para a criança, dependendo da idade. Independente da festa, os organizadores, normalmente os pais, de que festa ocorra de forma tranquila e que não deixe faltar nada para os convidados, bastando que para isso seja feito o projeto da festa ou um simples planejamento.
O primeiro passo a ser feito é definir o escopo da festa, contendo informações sobre a quantidade de convidados, o custo da festa e outras informações que sejam relevantes. Neste momento é importante lembra que o custo encontra-se diretamente relacionado a quantidade de pessoas.
É preciso definir a data da festa, e um suposto número de convidado, o local da festa, se os doces e salgados vão ser feitos pelos familiares ou uma empresa especializada, fornecimento da bebida entre outro itens que fazem parte do planejamento. Concluído o planejamento hora de iniciar os trabalhos. Então vamos começar pelos convidados.
Definido a lista de convidados hora de enviar os convites, lembrando que cada um pode levar acompanhantes. Se for necessário podemos pedir uma confirmação para a lista ou limitando por convites individuais. Após confirmado os convidados, é importante verificar com o planejado, fazendo os ajustes necessários ao nosso planejamento, como o local da festa e quantidade de alimentos e bebidas.
Ao confirmar os convidados, lembre de reservar o local da festa, em caso de ser realizado fora de sua casa, bem como o que encontra-se incluso como cadeiras, mesas ,banheiro e suporte para os garçons trabalharem. Não se esqueça dos freezeres para as bebidas e da limpeza do ambiente no dia seguinte da festa no dia seguinte.
Uma sugestão que deixo para o leitor é utilizar um cronograma contendo os marcos do planejamento, evitando que seja esquecido alguma etapa. Lembre de incluir o pessoal que vai fazer a parte de entrededimento como animadores e palhaços, afinal é uma festa infantil, contratação dos serviços necessários como mesa, cadeiras, piscina de bolinhas e tudo mais que tinha sido planejado. Inclua também a entrega e recolhimento deste itens. Estas informações são importantes para evitar surpresa como se preocupar quem vai cuidar de uma piscina de bola localizado na rua após a festa. O ideal é deixar estas informações no contrato ou por escrito pelo menos.
Outro ponto importante é o acompanhamento financeiro. Uma prática comum é dividir a festa entre alguns membros da família. O correto seria fazer o rateio durante a fase de planejamento, de forma que cada parte interessada saiba sua participação financeira e quando será utilizado. Também é recomendado que seja criado um fluxo de caixa. Não se esqueça de realizar a prestação de contas periodicamente e de realizar os ajustes no planejamento, sempre que necessário.
Para finalizar este artigo, gostaria de falar sobre um ponto que considero importante e dentro do mundo dos projetos definitivamente o que leva muitos projetos a cometerem falhas que a comunicação. Quando falo em comunicação, primeiro devemos identificar todas as pessoas que estão direto ou indiretamente relacionados com a festa de aniversário, incluindo desde os parentes mais próximos até porteiros. Vamos imaginar que estamos aguardando a entrega dos salgadinhos para a festa e o rapaz da entrega chega no exato momento que foi necessário se ausentar. Como a empregada não estava sabendo acabou não recebendo a encomenda, ocasionando assim um atraso no planejamento e quem sabe deixar alguns convidados sem o que comer dependendo do horário. Este exemplo, que a principio pode parecer um tanto como fantasioso, ocorreu uma festa de aniversário que fui convidado. Recomendo também criar uma lista contendo todos os telefones necessários, desde as empresas que vão fornecer cadeira, comida e bebida até familiares e pessoas que estão envolvidos, facilitando assim entrar em contato sempre que necessário.
Espero que com estas dicas possa te ajudar no planejamento de suas festas ou eventos. Até a próxima.
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