Dicas para Comunicação em Projetos

Comunicar é preciso. Certamente este é dos pontos mais importantes, não apenas para os projetos, mas para a nossa própria vida. Grande parte do tempo gasto por um gerente de projeto não é utilizado em planejamento, acompanhamento de projeto, projeção dos prazos e custo, mas sim para comunicação, pelo menos deveria ser.

Pelo fato de muitos gerentes de projetos, principalmente em empresas de softwares, costumam vir do corpo técnico da empresa, não possuem as habilidades necessárias para esta rotina e acabam provocando uma comunicação ineficiente ou com ruído, não sendo facilmente compreendida por todas as partes interessadas.

Normalmente quando montamos nosso plano de comunicação, focamos nos métodos tradicionais como a utilização de e-mail, reuniões, envios de relatórios, mas esquecendo da comunicação mais tradicional, que envolve em manter todos devidamente informado sobre o andamento do projeto e não apenas parte do projeto, que é o que acaba acontecendo.

Outro fator que pode comprometer a comunicação são as atividades que acontecem enquanto o nosso projeto evolui, como a liberação de documentos, planejamento de novas fases entre muitos outros. Acredito que para o sucesso do trabalho da equipe, é importante que todos os envolvidos na equipe saibam o que esta acontecendo, valorizando assim o trabalho dos envolvidos.

Afinal, o que normalmente tenho procurado comunicar a minha equipe. Primeiro gostaria de salientar que estou falando de um projeto onde devemos ter aproximadamente 30 pessoas alocadas em diferentes setores, agora imagine em projeto com uma quantidade maior ainda de envolvidos. Bem procuro comunicar reuniões ou ações que temos junto ao cliente, diminuindo assim conversas paralelas (ou telefone sem fio) que podem criar um ruído negativo para o projeto. Sempre o que projeto é citado em evento ou notícia para que todos saibam e valorizem o projeto, entre muitas outras atividades. Também comunico início e termino de fases de projetos, bem como algumas atividades que estão finalizando ou começando.

Para estas atividades podemos utilizar diversas ferramentas, sendo que procuro utilizar as que possam deixar histórico, para que novos integrantes do projeto também possam ler as notícias mais antigas.

Dentre essas ferramentas posso citar:

• Sistema de Notícias – Diversas ferramentas web disponibilizam este recurso, que pode ser integrado a intranet da empresa. Gosto de utilizar estas ferramentas, principalmente por permitir que seja controlado seu acesso, liberando apenas para os integrantes da equipe, ou para todos da empresa.
• Blogger – Outra ferramenta que pode ser utilizado é um sistema de Blogger onde são publicados as informações do projeto, apesar de não permitir restringir as informações apenas para os membros de uma equipe
• Twitter – Ferramenta de Rede Social que permite ao gerente de projeto manter sua equipe informado praticamente em tempo real sobre o que esta acontecendo com o projeto. Recomendo criar um perfil protegido afastando assim curiosos.

O ideal para um projeto é que seja utilizado mais de uma ferramenta, como o Sistema de Notícias para publicações mais extensas e Twitter para ações que estão acontecendo no momento.

Estas foram apenas alguns exemplos de ferramentas que podemos utilizar. Procure conhecer estas e outras e sucesso na utilização em seu projeto.

Abraços e até a próxima.