Quem não se comunica se trumbica!

Um dos grande problemas que existe na administração moderna, seja a nível de negócio ou de projeto, é a comunicação entre as partes interessadas. O Velho Guerreiro já dizia que quem não se comunica se trumbica.

Em recente estudo realizado pelo PMI Rio em 2007, 64% das organizações informaram que o principal problema consiste em comunicar. Em 2005 apenas 37% das empresas consideram a comunicação no momento do planejamento, subindo para 67% em 2007.

Para o mundo moderno a informação é o grande diferencial que envolve o sucesso ou fracasso, seja de seu projeto ou negócio. Não basta apenas dispor da informação, mas a velocidade com que recebemos é fundamental nos dias de hoje, porém devemos tomar o cuidado para que o excesso de informação não dificulte o nosso trabalho.

Afinal, o que devemos comunicar e como fazer isso. O primeiro passo é criar um plano de comunicação que deve conter:

1. O que: É importante definir o que queremos comunicar. Caso não consiga descrever é porque provavelmente não é preciso. Um exemplo de comunicação poderia ser: Alteração no escopo do projeto.
   
2. Como: Iremos agora explica como essa comunicação pode deve ser realizada. Ela pode ser através de e-mail, reunião, lembrando de registrar em ata ou memória, comunicados internos dentre muitas formas. Para o nosso exemplo poderia ser: A comunicação deve ser realizada em reunião com as partes interessadas.
   
3. Responsável: Toda comunicação deve ter uma pessoa responsável por esta ação. Poderíamos citar no nosso exemplo:Gerente de Projeto.
   
4. Para Quem: E conseqüentemente possui uma pessoa ou grupo interessado em receber a informação. Exemplo: Alta direção, Gestor do Projeto.
   
5. Periodicidade: Aqui iremos definir o que ira estimular a comunicação. Este pode ser diário, quinzenal, mensal, anual, em uma data definida ou como para o nosso exemplo: Sempre que necessário, uma vez que o evento vai ser ocasionado sempre que for modificado o escopo do projeto.
   

O plano de comunicação uma vez definido deve ser monitorado periodicamente de forma a garantir que esta sendo executado e melhorado, caso seja necessário. Para um melhor gerenciamento da comunicação, organize em pastas, seja físicas no armário ou no seu programa de correio eletrônico. Tão importante quanto comunicar em tempo hábil é conseguir localizar essa informação em nossos arquivos. Não esqueça também de manter cópia dos seus principais documentos, evitando sua perda. No caso de documentos eletrônicos mantenha um processo de backup e recuperação definido e sendo executado diariamente. A perda de uma informação pode comprometer seu negócio.

Para que a comunicação possa ser considerada bem considerada e atingir seu objetivo, é necessário que fique registrada. Evite utilizar comunicações informais, como telefonemas, que apesar de ser intrusivo a pessoa pode não estar totalmente disponível para se concentrar no assunto.

Desejo sucesso nos seus projeto e fique atendo para que suas mensagens cheguem a todos que possam interessar.

Espero que tenha gostado e convido que deixe nos comentários as técnicas de comunicação que você utiliza. Até a próxima.