Ferramentas de Comunicação

O ambiente corporativo procura mecanismos para bloquear o acesso a sites ou ferramentas que podem diminuir a produtividade de suas equipes de trabalho, como o Orkut, Youtube, Twitter, MSN entre outros. Sei que alguns lugares, realmente precisam implantar essas medidas por questão de segurança, porém muitas empresas bloqueiam simplesmente devido ao mal uso destas ferramentas, onde os colaboradores passam a maior parte do tempo em bate papo ou sites sociais, deixando de fazer suas atividades ou não prestando atenção, podendo levar ao erro.

Recentemente vi o quanto estas ferramentas podem ser importante para a comunicação entre as equipes e talvez até com o relacionamento com os clientes e fornecedores. Tive uma atividade em que a equipe de desenvolvimento estava em um estado e eu em outro, onde a velocidade com que a comunicação deveria acontecer era a chave para o sucesso do trabalho. Para esta atividade utilizei de um telefone com acesso a e-mail e ao GTalk para poder ficar com contato em tempo integral com a equipe, onde cheguei a mais de 8 horas de atividades com o GTalk em apenas um dia e uma boa quantidade de e-mails trocados. Depois fiquei pensando em como teria conseguido trabalhar se tivesse apenas um telefone ou até mesmo o e-mail, onde conclui que não teria conseguido finalizar o trabalho dentro do tempo.

A utilização de ferramentas como o MSN, GTalk, Skype ou até mesmo o Jabber dentro das empresas podem contribuir de forma bastante significativa para comunicação entre as pessoas. O fato de não ser invasivo como o telefone, agrada na forma de trabalhar, onde posso enviar uma mensagem sem precisar atrapalhar o raciocínio de quem esta do outro lado, o que provavelmente aconteceria com o telefone. Outro exemplo poder ser um pequeno ou médio comerciante que fica em contato com sua empresa durante o dia, sem a necessidade de permanecer na empresa. O uso destas ferramentas também ajudam na redução das despesas com telefone, pois se utilizam basicamente dos pacotes de dados.

Algumas dicas para ajudar na utilização da ferramenta, sem que ela atrapalhe seu trabalho:

• Separe sua vida pessoal da profissional - O ideal é que você tenha uma conta para usar dentro da empresa, apenas contendo as pessoas que realmente precisam entrar em contato com você e outra para o bate papo com seus amigos. Caso não queria ter duas contas, pode informar para as pessoas que esta em horário de trabalho e que entra em contato em um momento mais apropriado;
• Apesar de ser uma ferramentas de comunicação, deixe fechado sempre que precisar se concentrar em alguma atividade, evitando assim interrupções desnecessárias;
• Procure colocar uma identificação profissional durante o uso da ferramenta, pois gatinho87 ou gatamanhosa não ficam legal para a sua apresentação. O mesmo vale para as frases de pensamentos, pois podem ofender ou ser mal interpretado.
• A utilização em dispositivos móveis permitem que você possa ser contactado em qualquer, ou entrar em contato com os membros da equipe, não importando onde você esteja

Com simples ações, podemos transformar estas ferramentas em poderosos recursos para auxiliar nossas tarefas. O mesmo podemos fazer com o uso de sites como Twitter, YouTube e até mesmo Blogs, para a comunicação entre os membros da equipe.

Lembrem-se que manter uma equipe informada do que esta acontecendo dentro da empresa pode ser uma chave para o sucesso do seu negócio.

Abraços e até a próxima.