Faculdade Ages - Palestra sobre Gestão de Projetos

No dia 24/09 tive a oportunidade de falar sobre Gestão de Projetos para os alunos da Faculdade Ages, localizada na cidade de Paripiranga na Bahia, durante a I Semana de Negócios.

Presente os alunos de administração e contabilidade, e empresários, abordei sobre a utilização das técnicas de Gestão de Projetos para as micro e pequenas empresas alcançarem seus resultados, alinhado ao planejamento estratégico.

Alguns dos assuntos abordados na apresentação estarei apresentando aqui no site. Aguardem.

Abraços e até a próxima.

Documentos Versionados com o BrOffice

Sempre gostei do BrOffice, mesmo quando ainda era chamado de Staroffice. Acredito que seja uma das melhores suites offices do momento, isso sem levar em consideração o fato de ser gratuito.

Por ser uma ferramenta cheia de recursos, começo uma série de artigos mostrando como podem auxiliar um gerente de projetos em suas atividades. Vamos começar pelo versionamento do documento e de que forma podemos registrar as mudanças nos documentos do projeto.

Primeiro vamos criar a versão inicial do documento da forma que estamos habituado a fazer. Veja a imagem abaixo.

Após a conclusão da versão inicial do seu documento, chegou o momento de fechar a primeira versão do documento. Este procedimento pode ser realizado a qualquer momento, mas é fortemente recomendado que seja realizado apenas na aprovação do documento pelo patrocinador.

Selecione no menu Arquivo -> Versões... Caso o documento não esteja salvo, será pedido para que seja realizado este procedimento antes de continuar. Ao aparecer a tela abaixo, selecione a opção "Salvar nova versão".

Insira os comentários sobre o motivo do fechamento da versão na caixa de dialogo que aparece na sequencia e clique no botão OK.
Ao abrir a opção de versões, será mostrado as revisões que o documento sofreu até o momento. Veja a seguir.

Selecione a versão que deseja e clique nos botões ao lado, onde é possível abrir em outra janela o documento como ele foi gravado naquele momento, ou até comparar com a versão que encontra-se aberta do documento. Também é possível excluir uma revisão do documento.

Espero que tenha gostado e até a próxiam

Gestão do Porfólio

Com o crescimentos dos projetos nas empresas torna-se necessário um gerenciamnetos dos projetos existentes nas empresas, nascendo assim a gerência do portfólio dos projetos.

Mas afinal, para que serve a gestão do portfólio? Veja a seguir como isso pode ajudar nos projetos das empresas.

Filtra os projetos propostos e em desenvolvimento

Da mesma forma que a empresa gerencia seu portfólio de produtos e serviços, a gestão dos projetos vai criar um catalogo contendo informações sobre os projetos em andamento.

Também é responsável por criar critérios para validar com o alinhamento estratégicos da empresa.

Após a conclusão do projeto pode arquivar as lições aprendidas para serem utilizadas em outros projetos.

Cabe a gerência de portfólio acompanhar a evolução dos projetos, propondo ajuste para alcançar seus objetivos. Pode também cancelar um projeto caso se torne inviáveis junto aos objetivos da empresa.

Outro papel da gestão do portfólio é ajudar os gestores de projeto, como por exemplo:

• Tomada de decisão
• Priorização de investimentos
• Alocação de recursos
• Determinar as habilidades e perfis dos recursos e determinar onde devem ser alocados
• Entendimento dos compromissos contratuais
• Visualização dos projetos em desenvolvimento

Espero ter ajudado a compreender o trabalho de gerente de portfólio.

Abraços e até a próxima.

Criando metas para pequenos e médios empreendedores

“Se não sabe onde quer chegar qualquer caminho server.” O primeiro passo para um sucesso de um empreendedor é saber definir as metas que se deseja atingir para o seu empreendimento, bem como o caminho necessário. Existem alguns passos para auxiliar nestas atividades.

Definição da Meta – consiste em saber onde o empreendimento deseja chegar. Deve ter um valor mensurável, como por exemplo um projeto de expansão de vendas de uma empresa, onde ficou decidido que o marketshare de um produto deve ter um aumento de 20% na rede de supermercados e 30% no varejo sem aumentar mais do que 15% dos custos de venda.

Custos – Após definir nossos objetivos, devemos avaliar os recursos e custos. Neste momento começa o nosso planejamento. No nosso exemplo para atingir nossa meta, deve ser contratado 2 vendedores e terceirizar a logística de entrega. Em relação a produção do produto será necessário rodar parte do turno noturno para atingir a quantidade de estoque necessário. Coloque todas essas informações uma planilha.

Plano de Ação – Nosso próximo passo será criar um plano de ação das atividades que serão desempenhadas para que nossa meta seja atingida. Um modelo seria utilizar o 5W2H que contém as informações O que?, Quanto?, Quando?, Quem?, Como?, Onde?. Com essas informações temos as atividades, quando ela será executada e por quem, entre outras informações. Um exemplo seria: Realizar o treinamento dos novos vendedores sendo realizado pelo coordenador de vendas até o final de mês. Lembre-se que todas as ações devem ser listadas.

Acompanhamento – Determine marcos durante o seu planejamento para que seja realizado o acompanhamento do seu plano de ação. Os acompanhamentos devem acontecer dentro de uma periodicidade de modo que seja possível realizar ações preventivas, corrigindo assim os desvios e trazendo para o planejado. Pode ser necessário fazer alterações no planejamento para refletir a nova realidade. No nosso exemplo podemos descobrir que os 15% de aumento dos custos não foram suficientes e precisamos subir para 25%.

Avaliação – Hora de avaliar se o sua meta foi atingida e consequentemente o sucesso do planejamento. Não leve os números de forma tão precisos, deixando uma margem de erro para mais e para menos.

Para cada empreendimento elabora um planejamento estratégico seguindo as orientações acimas, aumentando assim o sucesso de seu trabalho.

Abrços e até a próxima.