Tags nos e-mails

Todo gerente de projetos sabe que comunicação é um dos principais fatores de sucesso ou fracasso de um projeto. E com o crescimento da comunicação utilizado ferramentas eletrônicas, principalmente o e-mail e o constante aumento da quantidade de mensagens indesejadas e entre outras, podem prejudicar seu desempenho.

Uma solução simples que pode ajuda-lo é a adoção de tags nos assuntos das mensagens. Uma tag nada mais é do que uma marcação seguindo uma padronização. Essa técnica já amplamente difundida.

O primeiro passo é identificar seus princpais marcadores. Vamos supor que nosso projeto precisa destacar as mensagens de algumas áreas ou etapas do projeto, como por examplo no caso de um projeto para lançamento de um novo produto, podemos ter:

• Marketing
  
• Design
  
• Comercial
  
• Logistica
  
• entre outros
  

O próximo passo e criar um simbologia que permite criar um identificador personalizado para nossas mensagens. Normalmente é utilizado os colchetes [ e ] para isso. Desta forma poderiamos ter [Marketing], [Design] e por ai vai. Lembre que os espaços antes e após os fazem diferença na tag, principalmente quando for automatizar sua catalogação.

Após a definição, e preciso ser documentado no Plano de Comunicação do projeto, devendo ser divulgado aos membros da equipe, aumentando assim sua eficiência.

Para organizar sua caixa de entrada, procure criar filtro no seu programa de e-mail, movendo as mensagens para caixas especificas sobre o assunto relacionado.

Antes de finalizar lembro que mais que exista um processo definido e automatizado, erros podem acontecer. Por isso faça uma verificação periódica para garantir que nenhuma mensagem tenha sido perdida.

Abraços, sucesso nos projetos e até a próxima.

Faculdade Ages - Palestra sobre Gestão de Projetos

No dia 24/09 tive a oportunidade de falar sobre Gestão de Projetos para os alunos da Faculdade Ages, localizada na cidade de Paripiranga na Bahia, durante a I Semana de Negócios.

Presente os alunos de administração e contabilidade, e empresários, abordei sobre a utilização das técnicas de Gestão de Projetos para as micro e pequenas empresas alcançarem seus resultados, alinhado ao planejamento estratégico.

Alguns dos assuntos abordados na apresentação estarei apresentando aqui no site. Aguardem.

Abraços e até a próxima.

Documentos Versionados com o BrOffice

Sempre gostei do BrOffice, mesmo quando ainda era chamado de Staroffice. Acredito que seja uma das melhores suites offices do momento, isso sem levar em consideração o fato de ser gratuito.

Por ser uma ferramenta cheia de recursos, começo uma série de artigos mostrando como podem auxiliar um gerente de projetos em suas atividades. Vamos começar pelo versionamento do documento e de que forma podemos registrar as mudanças nos documentos do projeto.

Primeiro vamos criar a versão inicial do documento da forma que estamos habituado a fazer. Veja a imagem abaixo.

Após a conclusão da versão inicial do seu documento, chegou o momento de fechar a primeira versão do documento. Este procedimento pode ser realizado a qualquer momento, mas é fortemente recomendado que seja realizado apenas na aprovação do documento pelo patrocinador.

Selecione no menu Arquivo -> Versões... Caso o documento não esteja salvo, será pedido para que seja realizado este procedimento antes de continuar. Ao aparecer a tela abaixo, selecione a opção "Salvar nova versão".

Insira os comentários sobre o motivo do fechamento da versão na caixa de dialogo que aparece na sequencia e clique no botão OK.
Ao abrir a opção de versões, será mostrado as revisões que o documento sofreu até o momento. Veja a seguir.

Selecione a versão que deseja e clique nos botões ao lado, onde é possível abrir em outra janela o documento como ele foi gravado naquele momento, ou até comparar com a versão que encontra-se aberta do documento. Também é possível excluir uma revisão do documento.

Espero que tenha gostado e até a próxiam

Gestão do Porfólio

Com o crescimentos dos projetos nas empresas torna-se necessário um gerenciamnetos dos projetos existentes nas empresas, nascendo assim a gerência do portfólio dos projetos.

Mas afinal, para que serve a gestão do portfólio? Veja a seguir como isso pode ajudar nos projetos das empresas.

Filtra os projetos propostos e em desenvolvimento

Da mesma forma que a empresa gerencia seu portfólio de produtos e serviços, a gestão dos projetos vai criar um catalogo contendo informações sobre os projetos em andamento.

Também é responsável por criar critérios para validar com o alinhamento estratégicos da empresa.

Após a conclusão do projeto pode arquivar as lições aprendidas para serem utilizadas em outros projetos.

Cabe a gerência de portfólio acompanhar a evolução dos projetos, propondo ajuste para alcançar seus objetivos. Pode também cancelar um projeto caso se torne inviáveis junto aos objetivos da empresa.

Outro papel da gestão do portfólio é ajudar os gestores de projeto, como por exemplo:

• Tomada de decisão
• Priorização de investimentos
• Alocação de recursos
• Determinar as habilidades e perfis dos recursos e determinar onde devem ser alocados
• Entendimento dos compromissos contratuais
• Visualização dos projetos em desenvolvimento

Espero ter ajudado a compreender o trabalho de gerente de portfólio.

Abraços e até a próxima.