Recentemente estava refletindo sobre o tempo gasto do meu dia com atividades relacionadas a trabalho e fique me questionando se realmente seria necessário todo este esforço, chegando a conclusão que estou conseguindo gerenciar de maneira satisfatória e que pretendo aperfeiçoar em 2009.
Antes de continuar, gostaria de explicar que tenho que dividir o tempo para as seguintes atividades: Gerenciamento de Projetos onde trabalho, Consultoria para empresas na área de gestão, Palestras, Projetos Pessoais entre outras atividades incluindo um MBA.
Então, como consigo organizar o tempo para conseguir cumprir? Veja abaixo algumas sugestões:
Aprenda a dizer não - Sei que para muitos isso é muito difícil, apesar de não parecer essa característica é bastante comum nas pessoas. Quando surgir alguma atividade para ser feita, pense de forma clara se você consegue cumprir dentro do tempo solicitado, não esquecendo as demais tarefa. Caso comprometa comunique que não é possível e se for realmente necessário planeje como vai fazer e realoque as demais atividades. Lembre-se, nunca prometa aquilo que você não vai conseguir fazer.
Priorize - Sempre que faço o planejamento das atividades levo em consideração quais são as atividades mais importante, seja por prazo ou por qualquer outro motivo. Estas atividades procuro alocar logo no início da semana. Dependendo da atividade, procuro também reservar um horário do dia compatível com o tipo de atividade, por exemplo, se tenho uma atividade que envolve muito raciocínio, reservo a noite e se for o caso me isolo para por concluir dentro do prazo.
Método - Existem atualmente algumas centenas de metodologias para gestão de tempo. No meu caso não adotei nenhum, mas estudei o que é útil e necessário em alguns modelos e acabei criando um modelo adequado ao meu ritmo de trabalho. Conheço pessoas que utilizam um modelo, como o GTD, e conseguem adaptar a sua rotina.
Planeje - Tire uma hora da sua semana para fazer um planejamento das atividades. Normalmente reservo o domingo ou o sábado para isso. Primeiro aloco as atividades que possuem hora agendada. Depois relaciono em listas as atividades seguindo o modelo de gestão de tempo que desenvolvi. Crio lista com atividades que devem ser realizadas nas próximas semana, fazendo a devida referencia ao prazos, e o que fica para os próximos meses. O limite do planejamento fica livre. Procuro trabalhar com prazos não superiores a 30 dias, e não deixando de registras as atividades para o período futuro.
Revise - A única certeza que temos de todo planejamento e de que vai mudar. Por isso é importante revisar o andamento do planejado, fazendo com que seja ajustado de acordo com a evolução do planejamento. Esteja também preparado para os riscos que podem acontecer como o reagendamento de uma reunião ou cancelamento de uma atividade que comprometa o seu planejamento.
Seja mono tarefa - Vivemos em um mundo dominado por máquinas capazes de fazer várias coisas ao mesmo, como e-mail, instant messenger entre outros, mas lembre-se que somos mono tarefa, ou seja, só fazemos uma coisa de cada vez. Estudos mostram que perdemos 20 minutos quando mudamos o foco de nossa atividade para que o cérebro retorne ao ponto que estava. Dependendo do que estou fazendo, chego a ficar off-line e retiro o telefone do gancho. Com isso você ganha agilidade no trabalho.
Registre suas atividades – Uma boa técnica para acompanhar seu desempenho é a utilização de um timesheet, que nada mais é do que uma planilha contendo anotações dos tempos gastos com as atividade. Este procedimento pode ser manual utilizado-se de um caderno de anotação, ou informatizado com o uso de uma planilha de calculo ou até mesmo um programa especifico para esta finalidade.
Estas dicas costumo utilizar na minha rotina de trabalho para conciliar as atividades. Antes de encerrar vou deixar mais algumas dicas:
Planeje dentro de sua realidade - Ao definir suas atividades, um erro bastante comum é criar uma agenda lotada de compromissos, criando assim uma ilusão de que estamos redendo. Lembre-se quantidade não é qualidade e caso realmente sua agenda esteja lotada de compromissos, acredito que é a hora de rever suas atribuições
Reserve sua hora - Dentro da correria, acabamos esquecendo a atividade mais importante, VOCÊ. Reserve uma hora para ficar com a família, assistir um filme, passear no parque. Tire uma hora para você e lembre de reservar na agenda, da mesma forma que fária com um compromisso profissional.
Seja objetivo - Analise as atividades que você esta fazendo e veja se realmente precisam ser feitas. Se elas não tiverem um objetivo definido, ou seja, você faz apenas por fazer, não faça. Pode parecer brincadeira, mas perdemos nosso tempo montando um relatorio ou fazendo uma atividade sem nenhuma finalidade, então não faça.
e a minha melhor dica, as vezes as melhores atividades surgem do nada, sem nenhum tipo de planejamento. São momentos que por algum motivo realizamos algo fora da rotina, como por exemplo, um café com amigos após visita a um cliente que acabou antes do programado, uma ligação de quem você gosta no meio da tarde com um convite para um jantar logo mais, ou seja, não seja tão rígido com as sua atividades planejadas, sempre deixe espaço para os imprevistos.
Assim eu tento controlar um pouco das atividades que tenho durante a minha semana.
Espero que tenha gostado e até a próxima.
