Planeje suas ações

Se tiver oito dias para cortar uma árvore, passarei sete dias amolando o machado para faze-lo no oitavo dia. (Abraham Lincoln)

Sei que na sociedade moderna consideramos o tempo como um dos nossos principais inimigos. Vivemos em um ritmo acelerado de atividades onde temos que fazer cada vez mais em menos tempo, partimos de imediato para a ação esquecendo o principal, planejar.

Por diversas vezes escutei Ricardo Viana Vargas dizer que o empresário brasileiro não tem tempo para perder com planejamento, mas tem dinheiro para refazer.

Podemos perceber que junto com o dinheiro iremos perder também o nosso, e de outras pessoas, tempo. Dependendo do que estejamos fazendo podemos comprometer o projeto e quem sabe até torna-lo inviável.

Antes de iniciar nossas atividades devemos:

1. Entender - Primeiro é importante compreender o que precisamos fazer. Considero esse o primeiro passo a ser feito. O que acontece é que começamos a fazer e durante a execução acabamos esbarrando em situações que não compreendemos e acabamos perdendo nosso precioso tempo compreendendo, o que pode ocasionar um retrabalho.
   
2. Dividir - Uma caminhada por mais longa que seja, é sempre um passo após o outro. Da mesma forma nossas atividades devem ser divididas em etapas que possamos executar de forma sequenciada. Este processo é importante para que possamos avaliar a evolução de nosso trabalho.
   
3. Verificar - Muitas das vezes iniciamos nosso trabalho e depois percebemos que não dispomos do material necessário ou dos riscos que podem acontecer durante a execução. Mais uma vez perdemos nosso precioso tempo.
   
4. Acompanhar - Uma vez iniciado, acabamos fechando o foco na atividade e não percebemos como estamos evoluindo. Este é o momento em que muitos problemas acabam acontecendo. Se for necessário, interrompa sua atividade e volte para o primeiro item desta lista.
   

Sei que pode questionar que iremos gastar mais tempo com o planejamento, mas devemos ter em mente que iremos diminuir o nosso retrabalho, riscos e imprevistos.

Para exemplificar:

Imagine você fazendo um receita de bolo onde você descobre depois que misturou todos os ingredientes, que sua batedeira não esta funcionando. Percebemos a perda financeira e de tempo. Se tivessemos verificado suas necessidades poderia ter adiado a receita ou providenciado outra batedeira

Planejar suas ações, por mais simples que possa parecer, é o primeiro passo para que seja realizado com sucesso.

Espero que tenha gostado e deixe nos comentários como você planeja suas ações. Até a próxima.

Documentação em dia

Um dos grandes desafios, principalmente em projetos de TI, é manter a documentação em dia. Em alguns projetos, até tomarmos os cuidados necessários para a elaboração dos documentos, por mais simples que possam ser. O grande problema consiste nas atualizações que os documentos precisam sofrer durante o período de evolução do projeto, muitas vezes pressionados por prazos ou orçamento.

O que acabamos fazendo é realizar as mudanças no projeto e deixarmos para atualizar a documentação no momento seguinte, o que acaba não acontecendo e quando vemos já estamos realizando novas mudanças chegando em um momento onde não se consegue mais atualizar.

Sei o quanto é difícil manter atualizada, ainda mais quando temos mudanças onde gastaremos mais tempo para versionar e atualizar a documentação do que para realiza-la.

Deixo abaixo algumas sugestões:

• Reserve horários em seus projetos apenas para cuidar da documentação.
  
• Atualize sua documentação antes de realiza as mudanças necessárias no projeto.
  
• Valide sempre com as partes interessadas a documentação produzida, diminuindo assim retrabalho desnecessário.
  

Uma documentação em dia, além de facilitar o andamento e encerramento do projeto com sucesso, nos permite uma posterior continuidade, se necessário.

Espero que tenham gostado e convido a deixarem nos comentários como você mantém sua documentação em dia. Até a próxima.

PMP

O PMP é uma credencial internacional que garante a experiência em gerência de projetos. Possui mais 180.000 PMP´s no mundo.

A certificação estabelece a diretriz: “Do It, Do It Right, Do It Right Now”.

Desde 1985 o PMI mantém um programa de certificação rigoroso que visa avançar a profissão do Gerente de Projeto e reconhecer os profissionais qualificados na área de gerenciamento de projetos.

Ser um profissional certificado PMP possui os seguintes benefícios:

• Certificação (PMP) reconhecida internacionalmente
  
• Incremento do valor agregado através do desenvolvimento do profissional
  
• Estabelecimento de diferencial competitivo tanto para o indivíduo quanto para sua organização
  
• Aceleração do progresso profissional
  
• Reconhecimento do Mercado
  
• Formação de rede de contatos e interesses afins, viabilizando oportunidades de negócio e trabalho
  

Em breve colocarei maiores detalhes sobre o processo para a certificação.

Visite o site do PMI para maiores informações - www.pmi.org

Definições

Estou disponibilizando um marcado denominado de Definição, onde você pode encontrar informações sobre os termos e referencias utilizados na área de gerência de projetos.

Na barra localizada ao lado, você poderá chamar esta informações onde manterei atualizado contendo link para todas as definições disponibilizadas aqui.

• PMI
  
• PMBOK
• PMP
  

Em breve estarei incluindo mais termos. Caso você tenha sugestão, deixe nos comentários ou envie um e-mail para brenomachado.aju@gmail.com

PMBOK

O PMBOK é um guia onde se descreve a somatória de conhecimento e as melhores práticas dentro da área de conhecimento de gerencia de projeto.

Todo conhecimento reunido neste guia é comprovada e não se restringe somente a práticas tradicionais, mas também inovadoras e avançadas. Ele é um material genérico que serve para todas as áreas de conhecimento, ou seja, tanto para construção de edifício ou processo de fabricação industrial como para a produção de software. Um objetivo do PMBOK é a padronização de termos utilizados em gerência de projetos.

Visite o site do PMI para maiores informações - www.pmi.org

PMI

O Project Management Instituite é uma instituição sem fins lucrativos , dedicado ao progresso das atividades de Gestão de Projetos.

Criado em 1969, hoje conta com cerca de 120.000 membros em 140 países com 300 capítulos e 35 SIG´s, tem como objetivo a definição e divulgação das melhores práticas em gestão de projetos.

Os capítulos do PMI são regionais e funcionam como receptores e distribuidores de informações e integram seus membros a nível mundial. No Brasil existem 13 capítulos: São Paulo, Rio de Janeiro, Minas Gerais, Distrito Federal, Paraná, Rio Grande do Sul, Bahia, Pernambuco, Amazonas, Santa Catarina, Espírito Santos, Ceará e Goiás.
Visite o site do PMI para maiores informações - www.pmi.org

Transforme suas idéias em Projetos de Sucesso

Muitas pessoas acabam deixando as oportunidades passarem simplesmente por falta de um projeto e partindo direto para a ação de fazer. Quando pensamos em projeto nos vem logo na mente algo grande e complexo, o que não é verdade.

Se formos definir projeto teríamos:

• Resulta em um produto ou serviço


• Possui um tempo definido, ou seja, um início e termino


• e, É único

Partindo do conceito acima podemos verificar que boa parte, senão praticamente todas, as nossas idéias podemos transformar em projetos.

Devemos ter cuidado para utilizar apenas o que necessário ao projeto, procurando criar um dinamismo ao processo.

Apenas para exemplifica podemos citar uma idéia de promoção de vendas para o dia dos pais. Podemos notar que a idéia se enquadra no conceito acima de projeto. Sei que alguns podem questionar que não é único pois se repete todo ano, porém o planejamento de um ano não é o mesmo para o outro.

Desta forma iríamos precisar dos seguintes itens para compor nosso projeto

• Termo de abertura


• Escopo do Projeto


• Limites do Projeto


• Escopo do Produto


• Partes Interessadas


• Analise de Viabilidade


• Plano de Ação


• Cronograma


• Custos


• Analise de Risco


• Aquisições


• Critério de Aceitação


• Integração

Dependendo de seu projeto, podemos incluir outros documento como a Analise de Mercadológica, Analise Financeira e o Plano de Negocio.

Feito o planejamento, é necessário um acompanhamento periódico do projeto lembrando sempre de registrar. Ao terminar o projeto devemos realizar um reunião de lições aprendidas, registrando os acertos e os erros (afinal ninguém é perfeito) para referência nos próximos projetos.

Espero que tenham gostado e até a próxima.

Modelos de documentos

Estarei adicionando em breve modelos de documentos para o gerenciamento de projeto. Utilize os comentários para dizer quais documentos você gostaria de ter aqui.

Abraços e até o próximo post.

Dicionário

Neste artigo vou abordar um tema simples, porém ignorado por muitos que estão começando a escrever projetos.

Independente do tamanho dos projetos que estou envolvido, procuro sempre padronizar os termos utilizados nos projetos criando um dicionário de termos. Mas para que criarmos um documento contendo o óbvio? Simples. O óbvio para alguns dos envolvidos pode não ser tão óbvio assim, e quando um dos envolvidos não compreende o real sentido dos termos utilizados no projeto, acaba gerando um ruído desnecessário, provocando quase sempre uma perda de tempo, quando não financeiro.

Recentemente participei de um projeto onde tínhamos participantes em diversos estados utilizando diferentes termos para o mesmo significado ou o mesmo termo fazendo referencia a diferentes itens e com a utilização do dicionário conseguimos praticamente todo ruído desnecessário que poderíamos provocar.

Esse simples documento deve ser feito preferencialmente com a participação dos envolvidos, procurando sempre chegar a um consenso e apresentado sempre que necessário, além claro de fazer parte da documentação do projeto.

Não existe uma regra para criar um dicionário de termo, mas devemos procurar incluir os principais termos que podem provocar algum ruído durante as reuniões de projeto.

Espero que tenham gostado do artigo. Um abraço e até o próximo.Categorias do Technorati Dicionário, Gestão de Projetos, Documentação

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