Uma solução simples que pode ajuda-lo é a adoção de tags nos assuntos das mensagens. Uma tag nada mais é do que uma marcação seguindo uma padronização. Essa técnica já amplamente difundida.
O primeiro passo é identificar seus princpais marcadores. Vamos supor que nosso projeto precisa destacar as mensagens de algumas áreas ou etapas do projeto, como por examplo no caso de um projeto para lançamento de um novo produto, podemos ter:
- Marketing
- Design
- Comercial
- Logistica
- entre outros
O próximo passo e criar um simbologia que permite criar um identificador personalizado para nossas mensagens. Normalmente é utilizado os colchetes [ e ] para isso. Desta forma poderiamos ter [Marketing], [Design] e por ai vai. Lembre que os espaços antes e após os fazem diferença na tag, principalmente quando for automatizar sua catalogação.
Após a definição, e preciso ser documentado no Plano de Comunicação do projeto, devendo ser divulgado aos membros da equipe, aumentando assim sua eficiência.
Para organizar sua caixa de entrada, procure criar filtro no seu programa de e-mail, movendo as mensagens para caixas especificas sobre o assunto relacionado.
Antes de finalizar lembro que mais que exista um processo definido e automatizado, erros podem acontecer. Por isso faça uma verificação periódica para garantir que nenhuma mensagem tenha sido perdida.
Abraços, sucesso nos projetos e até a próxima.
